MOSS 2007 整合運用 - Office System 2007 整合應用秘訣

發佈日期: 2007 年 11 月 16 日

作者:顧武雄 (現任高傑信公司技術顧問、Microsoft MVP、TechNet、Tech‧Ed 特約資深講師。)
    IT 開封府部落格:http://tw.myblog.yahoo.com/chivalrous_ku/
    e-mail:joviku@msn.com

出處:RUN!PC 雜誌 166 期

本文的內容並非單純介紹某一項 Office 2007 應用程式的使用,而是以 MOSS 2007 為用戶端 Office 2007 的協同作業平台,所建構出來的 Office System 運作環境,而達成像這樣的整合應用境界,便是當初 Office System 當初設計時的精神所在。

本頁內容

讓特定文件庫中的檔案發佈時遵循指定的工作流程設定
讓使用者在沒有安裝 Excel 的狀況下進行網站試算表的存取
Office 2007 與 MOSS 2007 發佈連結目標的管理
針對於一份 Office 文件如何有效率的進行協同編修
自動化收集使用者經由 E-mail 所填寫的網站清單資料
Outlook 與 MOSS 網站上的文件庫資料雙向同步
MOSS 2007 網站上的工作流程設定可以自動繪製流程圖嗎?
將 Excel 的資料匯入到 MOSS 2007 網站的清單中
結合 RSS 來做訊息訂閱的管理嗎
在 MOSS 2007 網站上有哪一些可以結合 Outlook 的 Web Part
結論

查訪過許多在資訊市場上的企業知識入口網站解決方案,皆發現它們有一項共同的特徵,那就是似乎都只是一個由一些軟體工程師所寫好的一個套裝應用程式,而並非一個知識管理平台。

曾經有人問我這兩者有何差異呢?回答是:「前者僅是一個獨立網站的應用程式,而後者則是具備有擴充性、延展性以及整合用戶端應用程式的能力」。以 MOSS 2007 來說,便是一個最具典型的知識管理平台,因為它除了可以讓企業的研發人員,藉由它所提供的 COM API,來自行開發所設計的應用程式與它進行整合之外,也讓所有 Office System 中的所有其它成員系統,可以與它進行緊密的整合應用管理。接下來就讓我們一同來了解一下,筆者所為大家所整理出來的幾個實務應用範例吧!

讓特定文件庫中的檔案發佈時遵循指定的工作流程設定

在導入了 SharePoint Server 2007 之後,各部門網站下均建立了許多專案小組的網站,對於這一些專案網站中的某一些重要的文件庫,各專案經理人都希望能夠做到版本的管理以及文件發佈前的工作流程審核。那麼,在 SharePoint Server 2007 網站中,該如何來設定這一部份的需求呢?

在 SharePoint Server 2007 中預設提供了四種工作流程範本分別是收集意見反應、收集簽章、核准以及處理核准,其中核准的工作流程範本便是最常見的應用了。無論如何對於文件審核的工作來說必須先設定好文件庫的 [版本設定],接著你只要在特定的文件庫或清單的設定中點選 [工作流程設定] 連結即可進入設定頁面,如圖 1 所示請在此頁面中選取 [核准] 的工作流程範本、設定唯一的工作流程名稱、勾選 [當新的項目建立時,啟動工作流程] 項目然後點選 [下一步] 繼續。

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圖 1 文件庫工作流程設定。

接下來在自訂工作流程的頁面中首先可以選擇流程要使用平行還是循序的方式來進行,以及是否要讓參與此工作流程審核的人員可以重新指派與在工作完成前要求變更。接著請點選[核准者]按鈕來設定核准人員的清單並且設定工作流程要求的內容說明,請注意!如果是採用循序的流程方式則必須注意使用者的先後順序,如果是採用平行的流程方式則可以設定工作流程的期限,而循序的方式則可以人員審核的天數期限。

接著如果希望某一些未參與工作流程審核的人員也能夠收到工作流程開始時的通知郵件,則可以點選[副本]按鈕來設定收件人清單。此外也可以在最後設定完成工作流程的其它條件,以及取消工作流程的條件與是否要在完成工作流程之後更新核准狀態。

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圖 2 文件的檢視與審核。

接下來只要對於該文件庫具備有核准權限的使用者,便可以在此文件庫的瀏覽中發現一般使用者上傳的文件,此時也唯有被工作流程設定中指派的使用者才有權限去進行核准。如圖 2 所示當我們使用 Word 2007 來開啟等待核准的文件時,便可以在文件的上方發現工作流程作業的警示,你可以點選 [編輯此工作] 的按鈕來設定進一步的審核作業,然而無論是核准或拒絕都可以設定相關回應的註解給發布文件的使用者知道。此外對於核准的方式如果沒有 Office 2007 來直接開啟檢視與審核,也可以直接在 SharePoint Server2007 網站中的該文件工作流程狀態中來檢視,如圖 3 所示除了可以檢視到目前所有使用者的核准狀態之外,也可以直接在此網頁中進行核准與拒絕的相關動作。

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圖 3 檢視目前的工作流程狀態。

讓使用者在沒有安裝 Excel 的狀況下進行網站試算表的存取

在完成了 MOSS 2007 的建置之後,除了可以使用它來管理 Office 的相關文件之外,是否能夠讓一般使用者進一步的將所設計好的各種 Excel 報表檔案發佈到 SharePoint 網站上?或是可以讓一些遠端的使用者或沒有安裝 Excel 應用程式的電腦來進行線上存取呢?

在 MOSS 2007 建置完成後的預設狀態下,提供了 InfoPath 服務與 Excel 兩項服務,主要目的在於讓企業中所有發佈至 SharePoint Server 2007 網站上的表單與試算表,可以讓使用者很輕易的透過IE瀏覽器就可以進行線上的存取,這相當方便出差在外的行動工作者進行快速的連結存取,因為只要經由任何一部可以上網的電腦就可以達到存取的目的。

針對 Excel 服務來說雖然在預設的狀態下是啟用的,但是所信任用來採用 Excel 服務存取的網站位置是沒有定義的,因此如果直接進行以網頁的方式進行瀏覽將會出現存取失敗的錯誤訊息。要解決這個問題首先請開啟 SharePoint 管理中心,接著在應用程式管理的頁面中點選位在 [Office SharePoint Server 共用服務] 的 [建立或設定此伺服器陣列的共用服務] 連結,接著點選 [預設的網站] 下拉選單中的 [開啟共用服務管理網站] 項目繼續。

接下來請在 [編輯 Excel Services 設定] 區域中點選 [信任的檔案位置] 連結,接下來你便可以在下一個頁面中點選 [新增信任的檔案位置],如圖4所示在編輯信任檔案位置的頁面中主要必須設定所要儲存 Excel 檔案的路徑,而這個路徑不一定是要 SharePoint 網站本身,也可以是其它 UNC 路徑或 HTTP 的路徑,至於網址的輸入方式可以直接輸入最上層的路徑(例如:http://moss)來全部套用,或是唯一設定特定的文件庫路徑也是可以的,如果要讓此設定全部套用在所指定網址下的路徑,那麼請記得勾選 [子項信任] 的項目即可。

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圖 4 編輯信任的檔案位置。

完成了以上伺服端的設定之後,接下來便可以來到用戶端的 Office 2007 上開啟一份 Excel 報表來進行發佈。請在 Excel 的下拉功能表中點選 [發佈] \ [Excel Services],接著 [檔案名稱] 的欄位中輸入 HTTP 的路徑 (例如 http://moss/sites/sales),並且也可以一併點選 [Excel Services 選項] 按鈕來勾選所要發佈的工作表,然後在確認選擇了文件庫的正確路徑之後點選儲存按鈕即可。

一旦成功發佈之後系統自動在 IE 瀏覽器上開啟的 Excel 報表,往後使用者如果要在 IE 瀏覽器上開啟此報表,只要在此文件庫的瀏覽頁面中針對該 Excel 檔案的下拉選單點選 [以網頁瀏覽器檢視] 即可。如圖5所示便是使用者經由 IE 瀏覽器,開啟檢視位在 MOSS 2007 網站上的 Excel 報表範例。

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圖 5 使用 IE7 檢視 Excel 報表。

Office 2007 與 MOSS 2007 發佈連結目標的管理

Microsoft 雖然一直強調 SharePointServer 2007 與 Office 應用程式是最佳協同作業的組合,但在過去有項功能似乎用起來不是很理想,那就是每當我們在 Word 或其它 Office 應用程式編輯好一份文件時,如果想要發佈至 SharePoint 網站上,還要自己記得所要連線的網址URL,否則就得先另外開啟 IE 瀏覽器來連線登入所要發佈的目的地網站才可以,但這一項問題在新版的設計中已經有所改善。

現在在文件管理部份,如果使用者在新增或開啟文件編輯時,不是先從 SharePoint 網站上來進行相關操作的話,確實會有這一方面使用上的困擾。不過這一個問題在 SharePointServer 2007 與 Office 2007 的結合之下已經解決了,並且還可以讓不同的對象在進行文件的發佈時,看到專屬的 SharePoint 相關 URL 的連線位址,例如業務部的同仁可以在每一次針對所新建立好的文件,透過發佈至文件管理伺服器或另存新檔的功能,找到所有預先定義好的每一個網址在「我的 SharePoint 網站」中,而對於其它部門的使用者來說則看到的可能又是其它不同專屬的網址清單。怎麼做到的呢?以下說明它的設定方法。

  1. 首先請開啟 SharePoint 管理中心網站,然後在開啟位在 [應用程式管理] 頁面中的預設 [共用服務管理] 的頁面之後,點選 [Office 用戶端應用程式的已發佈連結] 項目。

  2. 在此頁面中請點選[新增]連結,緊接著你便可以開始設定所要讓 SharePoint 的 Office 使用者,在進行文件發佈時所能夠看見的網址清單,在此你必須分別設定的欄位有 URL、描述、類型以及目標對象,其中描述便是到時後使用者所會看見的網址清單名稱,而類型所能夠選擇的項目包含了小組網站、入口網站、大型文件存放庫、Project 工作區、文件庫、資料連線庫以及投影片庫,至於目標對象則是可以設定所要套用的使用者類型,這一部份可以直接指定現有的使用者或群組,或是已經有在對象管理中設定好的對象清單 (沒有指定即表示所有使用者都會被套用)。如圖 6 所示便是一個典型的 Office 發佈連結的範例。

  3. 完成了以上設定不久之後,凡是所有被套用的對象都會在用戶端的 Office 進行文件發佈或另存新檔時,如圖7所示看見剛剛所有的網址清單出現在儲存位置窗格中的 [我的 SharePoint 網站] 的視窗內。

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圖 6 Office 發佈連結目標的管理。

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圖 7 發佈檔案。

針對於一份 Office 文件如何有效率的進行協同編修

以往對於一份文件內容的共同編修與討論,都是透過負責人以電子郵件夾帶附件的方式來進行發送,然後等到相關人等各自修改完畢之後再回覆給負責人來進行最後的整理,那麼,在新版的運作方式上又有怎樣的改善呢?

過去管理共同編修文件的方式的確較無效率,而且容易發生人為的疏忽而造成文件版本控管上的瑕疵,想要解決此問題首先必須確認目前的用戶端已經使用了 Office 2007 或 Office 2003 專業版而非前一版的舊版本,接著對於所要討論的 Office 文件請同樣開啟 Outlook 2007 或 Outlook 2003,然後一樣開啟一封新的郵件並且將該檔案加入附件,接著在完成了收件者的名單設定之後點選如圖 8 所示的 [附件選項] 按鈕(如果是 Outlook 2007 則必須在 [插入] 的頁面窗格中點選位在 [包括] 按鈕區域的箭頭),接下來請選擇[共用附件] 選項並且挑選建立工作區的位置,最後這一封信件便可以發送出去了。

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圖 8 透過 Outlook 發送共用附件。

等到所有人都收到了這一封信件時便可以點選內容中的文件工作區的超連結,而此文件工作區便是以附件的檔案名稱來做為命名的,此外所有收件人將自動成為這一個工作區的成員之一,在此每一位成員便可以直接點選目前網站中的第一份文件來作為 Office 共用工作區的複本,如此一來每一次開啟時便可以手動或設定為自動來更新複本的最新一次內容了,對於每一次自己修改完成的內容在儲存之後也將自動在網站上產生一個新的版本,再也不需要擔心版本管理上的問題了。如圖 9 所示則是針對此附件檔案所建立的 MOSS 2007 文件工作區。

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圖 9 MOSS 2007 文件工作區。

自動化收集使用者經由 E-mail 所填寫的網站清單資料

過去對於在 SharePoint Portal Server2003 上所使用的清單管理功能相當依賴,如今也已經將它升級為 MOSS 2007 了,並且部分用戶端的 Office 也已經升級到了 2007 的版本。現在我們可能面臨了一個有關於清單資料收集效率上的問題,那就是對於有許多需要使用者來共同填寫資料的清單項目,是否可以在透過 E-mail 傳送表單格式的方式,來讓使用者可以在所收到的 E-mail 內容中填寫好表單資料之後,系統自動將這一些資料寫入到 MOSS 網站上的指定清單呢?

答案是可以的,這部分可以透過 MOSS2007 搭配 Access 2007 的使用來完成。相關操作步驟請參閱以下範例說明。

  1. 首先請先連結到 MOSS 2007 網站上的清單組件中,接著點選位在 [設定] 下拉選單中的 [建立檢視],然後在下一個頁面中點選 [Access 檢視] 連結。

  2. 緊接著系統會要求我們建立一個 Access 的資料庫,然後你可以在建立 Access 檢視的視窗中選擇表單的類型,例如一次輸入一筆的表單類型。

  3. 完接下來你便可以在 [動作] 的下拉選單中點選 [以 Access 開啟],執行之後請以 [連結至 SharePoint 網站上的資料] 來開啟此清單。

  4. 接下來請在開啟 Access 2007 的資料表之後,點選上方的 [建立電子郵件] 按鈕。執行之後在點選 [下一步] 按鈕時會來到如圖 10 所示的頁面,在這裡你可以選擇要讓使用者透過 Email 填寫的表單格式,如果收件者電腦上沒有安裝 InfoPath 則請選擇 [HTML 表單] 項目即可。

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    圖 10 選擇填寫表單類型。

  5. 在下一步的頁面中你可以選擇該表單僅用來收集新的資料,還是也可以用來更新現有的清單資料。接著在下一步的頁面中,便需要設定在清單之中有哪一些欄位,要出現在 E-mail 的表單之中來讓使用者填寫。

  6. 在下一個頁面中請務必確認勾選 [自動處理回覆並新增資料至清單中] 的選項。接著在下一個頁面中可以選擇電子郵件收件人的輸入方式,可以是手動在 Outlook 中來一一輸入,或是選擇位在資料庫中的 E-mail 位址資料。

  7. 接著在下一個頁面中則需要輸入 E-mail 的主旨與內容說明,最後在下一個頁面中點選 [建立] 的按鈕之後,關閉 Access 2007 應用程式以免發生資料庫被鎖定的問題。

  8. 接下來請在開啟 Access 2007 的資料表之後,點選上方的 [建立電子郵件] 按鈕。執行之後在點選 [下一步] 按鈕時會來到如圖 10 所示的頁面,在這裡你可以選擇要讓使用者透過 Email 填寫的表單格式,如果收件者電腦上沒有安裝 InfoPath 則請選擇 [HTML 表單] 項目即可。

完成了建立之後如圖所示 11 此刻系統便會開啟 Outlook,來幫我們發送此電子表單到指定的收件人信箱中。在使用者完成此封郵件的回覆並且完成相關欄位的資料填寫之後,這一些資料除了讓發信人可以在 Outlook 的 [Access 資料收集回覆] 資料夾中看見之外,也將會一併寫入到 SharePoint 網站的相對清單欄位中。

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圖 11 以 E-mail 傳送電子表單。

Outlook 與 MOSS 網站上的文件庫資料雙向同步

之前在 SharePoint Server 2007 曾提到關於它與 Outlook 的整合,可以作為連接 SharePoint 網站的一個離線閱讀工具,那麼,它能同步的資料類型有哪一些?又它是否能夠進行雙向的資料同步呢?

針對 MOSS 2007 與 Outlook 的同步使用上,可以同步的項目包含了聯絡人、行事曆、工作、文件庫、以及各類的清單資料 (例如討論區)。至於第一次進行同步的操作方法很簡單,所示你只要在該網站組件的頁面中點選位在 [動作] 下拉選單中的 [連線至 Outlook] 即可,如此一來系統便會在你個人的電腦 Outlook 中,建立一個位在 SharePoint 清單之下的同步項目,此刻便可以在個別同步的項目中顯示到相關資料。

而在雙向的資料同步部分,你必須使用的是 Outlook 2007 才可以做的到此功能,不過請注意只能夠針對現有同步下來的資料進行更新的同步,如果是新增的文件檔案或是文件檔案的刪除則都是唯讀的。至於如果是使用 Outlook 2003 則連現有資料更新的部分都是無法進行的,唯一只支援單向的同步更新而已。如圖 12 所示便是筆者使用 Outlook 2007 與 MOSS 網站文件庫同步的範例,使用者除了直接可以編輯同步下來的文件之外,還可以直接在預覽視窗中檢視到文件的內容,這包含了 Word、Excel、PowerPoint 等等 Office 文件。

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圖 12 與 Outlook 2007 的資料更新。

MOSS 2007 網站上的工作流程設定可以自動繪製流程圖嗎?

MOSS 2007 的網站上無論是文件庫或是清單都可以設定工作流程功能,可是這一項功能都是以純文字的方式來進行流程設定,對於結果也似乎沒有以圖形化的方式來呈現整個工作流程狀態,是否有甚麼樣的方法,可以快速產生工作流程狀態的示意圖,以方便製作相關的會議簡報呢?

在 MOSS 2007 網站上凡是有設定工作流程的文件庫、表單庫或是清單,在整個流程狀態的追蹤管理中,都可以建立一個專屬的工作清單來進行儲存,而我們便可以針對這一些工作流程狀態的清單記錄,來自動產生相對的工作流程示意圖到 Visio 2007 中,然後進一步來進行修改成我們所需要的樣式。

接下來筆者以一個翻譯管理庫的工作流程清單來作為範例。在此清單的頁面中,請點選位在 [動作] 下拉選單中的 [建立 Visio 圖表] 選項繼續。

執行之後通常會先出現有關於信任網站的安全警告訊息,在點選 [是 (Y)] 按鈕之後將會開啟本機電腦中的 Visio 2007。如圖13所示在預設的狀態下基本的流程會自動繪製好,而我們可以進一步針對每一個流程圖形來添加圖形,或是新增其它的圖形類別資訊以及清單中現有的其它欄位

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圖 13 產生與繪製工作流程圖。

將 Excel 的資料匯入到 MOSS 2007 網站的清單中

在公司中有許多 Excel 的試算表檔案,希望能夠置放在 MOSS 2007 網站上讓使用者來檢視與修改,不過許多人需要的方式並非是以一般檔案上傳的方式來儲存在文庫中,而是希望直接以像清單功能的方式來呈現,那麼在 MOSS 2007 網站是如何實作?

關於這個問題的最佳解決之道是採用 MOSS 2007 所提供 Excel Services 的方式來達成。至於如果想要以清單的方式來管理也是可行的,接下來筆者以一個在小組網站上建立 Excel 匯入清單的範例來做說明。

首先請在小組網站的首頁上,點選位在 [網站動作] 下拉選單中的 [建立] 功能,然後在下一個頁面中的 [自訂清單] 區域中,點選 [匯入試算表] 連結。接下來系統將會開啟設定頁面,在此除了需設定清單的名稱之外,還必須點選 [瀏覽] 按鈕來選取 Excel 檔案的位置,然後點選 [匯入] 按鈕即可。

接下來系統將會自動從本機電腦中開啟指定的 Excel 檔案,並且會帶出一個 [匯入至 Windows SharePoint Services 清單] 的視窗,在這個視窗中首先請先將範圍類型變更成 [儲存格範圍],接著在點選 [選取範圍 ]欄位。最後你便可以將游標移動到試算表中來拖曳出所要涵蓋的範圍即可,完成之後點選 [匯入] 按鈕即可開始進行匯入作業。

如圖 14 所示即是完成匯入後的 MOSS 2007 網站清單的範例,值得注意的是如果你想要顯示每一行數值統計的結果,只要點選位在 [動作] 下拉選單中的 [總計] 選項即可產生,至於往後如果希望將這一類的網站清單匯出成檔案,則可以點選位在選單中的[匯出至試算表]功能即可。

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圖 14 完成匯入後的管理。

結合 RSS 來做訊息訂閱的管理嗎

在 SharePoint Server 2007 網站中提供了 RSS 的訂閱管理功能,而不需要像前一版一樣還必須預先安裝其它外掛的 RSS Syndica-tion 網頁組件,如今只要在網站上看到你有興趣的清單、清單項目或文件庫、文件,就可以如圖所示直接點選動作下拉選單中的 [檢視 RSS 摘要],如此一來這一項訂閱的項目就同步到 IE 7.0 瀏覽器以及 Outlook 2007 中的 [RSS 摘要] 資料夾中,如圖 15 所示在 Outlook 2007 中使用者可以永遠取得最新訂閱的 RSS 更新資訊,如果需要檢視只要點選內容中的 [檢視文章] 連結即可。

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圖 15 使用 Outlook 管理 RSS 訂閱。

在 MOSS 2007 網站上有哪一些可以結合 Outlook 的 Web Part

在 Outlook 2007 與 Exchange Server 2007 的使用環境中部署 SharePoint Server 2007,它本身有內建一些關於結合 Outlook 的網頁組件,以下說明它的設定與使用方法。

在 SharePoint Server 2007 的預設安裝中,已經提供了四個關於 Outlook 與 Exchange Server 結合的網頁組件,不過事實上它是去帶出 Outlook Web Access (OWA) 個人信箱網頁中的某一些重要資料夾資訊,這分別是收件匣、自訂的郵件資料夾、行事曆資料夾、我的聯絡人以及工作資料夾,一般來說我們會選擇性的將它使用在個人網站的頁面中。透過新增網頁組件的瀏覽視窗中,我們可以透過 Outlook Web Access 的篩選設定來檢視到所有關於個人的組件清單,其中結合OWA部分就有上述這五項的組件在裡頭,你可以將它一一拖曳到指定的組件區域之中,接下來讓我們來看看它的相關連線設定方法。

  1. 我的收件匣:必須設定 Exchange Server 的 OWA 網址欄位,例如:http://exchsrv/exchange,以及信箱名稱欄位 (電子郵件別名) 例如:Administrator 或 Adminis-trator@domain.com。

  2. 我的郵件資料夾:除了必須設定 OWA 網址之外,Exchange 資料夾名稱例如:inbox\業務部,這裡所指的業務部便是你在 Outlook 中所建立在收件匣之下的資料夾名稱,最後請同樣設定信箱名稱欄位資訊。

  3. 我的行事曆:除了必須設定 OWA 網址之外,首先必須設定行事曆名稱例如預設的 Calendar 名稱,最後請同樣設定信箱名稱欄位資訊。

  4. 我的工作:這部份僅需要設定 OWA 網址以及信箱名稱欄位資訊即可。

  5. 我的聯絡人:這部份僅需要設定OWA網址以及信箱名稱欄位資訊即可。完成了上述五項關於 Exchange Server OWA 網頁組件的正確設定之後,如圖 16 所示你便可以成功檢視到屬於你個人網站的 Outlook 資訊。

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圖 16 檢視個人 Outlook 資訊。

結論

看完了本文的介紹之後,相信你會發現眼前的 Office 2007 應用程式,已經不在像以往的 Office 一樣,僅僅只是單機作業的文書軟體而已,而是一個以 MOSS 2007 網站為資料中心的整合應用程式,然而像這樣的操作習慣,今日若不學習明日一樣需要面對,同樣的對於企業的 IT 人員來說,最困難的並非是 MOSS 2007 的部署規劃,而是導入後的使用者教育訓練,因為你必須讓這一些使用者,逐步熟悉各種有關於 Office 應用程式與 MOSS 2007 的整合應用操作。

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