管理郵件核准

 

適用版本:Exchange Online, Exchange Server 2013

在傳送郵件之前,由另一個人監督郵件有時很合理。您可以 Exchange 系統管理員的身分進行此設定。此程序稱為「仲裁」,而核准者稱為「仲裁者」。視哪些郵件需要核准而言,您可以使用以下兩種方法之一:

  • 變更通訊群組屬性

  • 建立郵件流程規則

本文將說明:

若要了解如何實作常見案例,請參閱常見的郵件核准案例

以下是兩種郵件核准方法的比較。

 

您要執行的工作 方法 第一個步驟

建立仲裁通訊群組,群組的所有郵件必須在此核准。

設定通訊群組的郵件核准。

移至 Exchange 系統管理中心 (EAC) > [收件者] > [群組],編輯通訊群組,然後選取 [郵件核准]。

需要核准符合特定條件或傳送給特定人員的郵件。

使用 [轉寄要核准的郵件] 動作建立傳輸規則。

您可以指定郵件條件,包括文字模式、寄件者和收件者。您的準則也可以包含例外狀況。

移至 EAC > [郵件流程] > [規則]。

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當某人傳送郵件給需要核准的人員或群組時,如果他們使用 Outlook Web Access,他們會接獲通知,表示其郵件可能延遲。

顯示訊息核准通知的訊息

仲裁者會收到一封電子郵件,要求核准或拒絕郵件。郵件的內文包含用以核准或拒絕郵件的按鈕,而附件包含要檢閱的原始郵件。

核准要求訊息,包括附件

仲裁者可以採取三個動作之一:

顯示核准訊息之選項的工作流程

  1. 一旦核准,郵件就會送給預定的原始收件者。原始寄件者不會收到通知。

  2. 如果遭到拒絕,就會傳送拒絕郵件給寄件者。仲裁者可以新增說明:

    拒絕通知,附有仲裁者的註解
  3. 如果核准者刪除或略過核准郵件,就會將過期郵件傳送給寄件者。這在 Exchange Online 中發生於兩天後,而在 Exchange Server 2013 中發生於五天後。(在 Exchange Server 2013 中,您可以變更此時間週期)。

等待核准的郵件會暫時儲存在稱為「仲裁信箱」的系統信箱中。在仲裁者決定要核准或拒絕此郵件、刪除核准郵件,或讓核准郵件到期之前,原始郵件都會保留在仲裁信箱中。

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通訊群組的核准者與擁有者之間的差異為何?

通訊群組的擁有者負責管理通訊群組成員資格,但是無法仲裁傳送給通訊群組的郵件。例如,IT 人員可能是「所有員工」通訊群組的擁有者,但只能將人力資源主管設定為仲裁者。

仲裁者或核准者將郵件傳送給通訊群組時,會發生什麼情況?

郵件會略過核准程序,直接傳送到群組。

只有部分的收件者需要核准時,會發生什麼情況?

只有部分的收件者需要核准時,您可以將郵件傳送給一組收件者。假設要將郵件傳送給 12 位收件者,其中一個是仲裁通訊群組。郵件就會自動分成兩份。其中一個郵件會立即傳遞給不需要核准的 11 位收件者,而第二個郵件會提交到仲裁通訊群組的核准程序。 如果要將郵件傳送給多個仲裁收件者,則會針對每個仲裁收件者自動建立個別的郵件副本,而每個副本都會經歷適當的核准程序。

如果我的通訊群組包含需要核准的仲裁收件者,要怎麼做?

通訊群組可以包含也需要核准的仲裁收件者。在此情況下,核准傳送到通訊群組的郵件後,便會針對屬於通訊群組成員的各個仲裁收件者分別進行核准。然而,核准傳送到仲裁通訊群組的郵件後,您也可以啟用通訊群組成員的自動核准。若要這麼做,請使用 Set-DistributionGroup Cmdlet 上的 BypassNestedModerationEnabled 參數。

如果我們有自己的 Exchange Server,此程序是否有所不同?

根據預設,每個 Exchange 組織使用一個仲裁信箱。如果您有自己的 Exchange Server 且需要更多仲裁信箱進行負載平衡,請依照管理及疑難排解郵件核准中的指示新增仲裁信箱。仲裁信箱是系統信箱,不需要 Exchange 授權。

注意事項注意事項:
如果您有Exchange 2007:Microsoft Exchange Server 2007 不支援仲裁收件者。如果傳送給仲裁通訊群組的郵件在 Exchange 2007 集線傳輸伺服器上展開,則郵件會略過仲裁並傳遞給通訊群組的所有成員。如果您的 Exchange 組織中有 Exchange 2007 集線傳輸伺服器,請務必將一個 Exchange Server 2013 信箱伺服器委派為仲裁通訊群組的擴充伺服器。這樣可確保所有傳送給通訊群組的郵件都經過仲裁。

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