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允許語音郵件使用者可將來電轉接

 

適用版本:Exchange Online, Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

上次修改主題的時間:2013-02-22

呼叫自動答錄服務規則功能首度推出Exchange 2010中。使用這項功能、 已啟用語音信箱的使用者可以控制處理其來電轉接的方式。呼叫接聽規則會套用至來電轉接的方式類似收件匣規則會套用至內送電子郵件。

呼叫接聽規則已建立及設定語音信箱啟用使用者使用Outlook或Outlook Web App。規則會與其他使用者的信箱中的語音設定一起儲存。總共的九個通話的自動答錄規則可以設定每個已啟用 UM 的信箱。這些規則是獨立的收件匣規則的使用者設定並不需要使用者的收件匣規則儲存配額的一部分。

根據預設,當使用者已啟用整合通訊 (UM) 和語音信箱、 沒有通話自動答錄規則設定。如果來電被接聽語音郵件系統提示來電者留下語音訊息或不會取得提示來電者,如果來電者也要能夠留下語音訊息給使用者。

如果使用者想要有剛接聽其來電轉接和語音訊息錄音的語音郵件系統,您不需要建立任何自動答錄服務規則。不過,如果您決定您想要設定條件或動作,您可以設定它們在Outlook Web App語音信箱] 頁面上使用 [呼叫接聽規則] 區段。使用 [呼叫自動答錄服務規則] 區段中建立、 編輯及刪除自動答錄規則。

兩個部分組成的自動答錄規則的通話: 條件和動作。您可以建立關聯一個或多個條件與單一呼叫自動答錄規則。如果符合所有規則的條件,將只處理自動答錄規則。您也可以關聯一個或多個動作與單一通話的自動答錄規則。這些動作決定選項將會處理自動答錄規則時向來電者提供。

自動答錄規則支援下列條件:

  • 來電的發話者

  • 當天的時間

  • 行事曆空閒/忙碌狀態

  • 是否開啟電子郵件的自動回覆功能

支援下列動作:

  • 尋找我

  • 將來電者轉接給他人

  • 留下語音訊息

如果使用者記錄的自動答錄規則的自訂問候語,他們必須包含一部分的自訂問候語設定自動答錄規則時的 [功能表] 選項。如果他們不整合通訊將不會產生可讓來電者知道他的選項功能表提示。播放的自訂問候語之後,伺服器會等待來電者的輸入。功能表選項不包含在問候語中,如果來電者將不會輸入的任何項目與伺服器會提示,詢問 「 您仍有? 」

條件是可套用至自動答錄規則的規則。藉由使用情況的組合,您可以建立多個答錄條件符合時將會觸發的規則。若要建立將套用至每個通話的預設規則,您可以建立不包含任何條件的規則。

當您設定自動答錄規則時,有三個條件可以使用,包括:

  • 來電者識別碼

  • 一天中的時間

  • 空閒/忙碌狀態

若要定義您想要符合條件時使用的動作。動作的兩種類型如下:

  • 尋找我

  • 來電轉接

新增找我動作

當來電者選取 [找我] 時,語音信箱系統會嘗試在最多兩個不同的電話號碼找到您,然後在其中一個電話號碼找到您時讓來電者接通。

  • 您可以指定要讀取的來電者的文字。例如,如果您輸入"緊急不僅"來通知您的來電者他們應該只選取此動作如果有討論與您的重要事項,語音郵件系統將之後"的緊急不僅按下按鍵 1"。

  • 您必須選取此動作會按來電者電話鍵盤上的號碼建立關聯的尋找我巨集指令。在上述範例中, 1電話機碼是號碼的來電者會按達到您在其中的電話號碼或您指定的數字。

  • 接下來,您必須指定語音郵件系統將撥號對應表的一或兩個電話號碼。如果您指定兩個電話號碼,如果您不是可在第一頁會撥打第二個數字。您指定每個電話號碼有關聯的持續時間。持續時間為期間的語音郵件系統將會嘗試之前將移至下一個序號的撥號對應表的電話號碼的時段。或者,如果您不能和連絡、 語音郵件系統將會回到 [選項] 功能表。

  • 當您輸入此資訊之後,按一下 [套用] 以儲存 [找我] 設定。

新增來電轉接動作

藉由設定來電轉接巨集指令,您提供來電者轉接至另一個人的電話號碼的選項。有數種選項可用時要轉接來電至另一個電話或連絡人。

  • 您可以指定要讀取的來電者的文字。例如,您可以輸入"重要不僅"來通知您的來電者他們應該如果擁有討論且必須對某人說話重要專家選擇這個選項。

  • 您必須將 [來電轉接] 動作與來電者將按下以選取此動作的電話鍵台數字相關聯。

  • 當您選擇的通話傳輸巨集指令時,您必須指定來電者轉接至人員或電話號碼。您可以選擇的電話號碼或選取連絡人將來電者按下電話鍵盤上的正確的索引鍵時呼叫。如果您指定為貴公司目錄中的連絡人,語音郵件系統將會嘗試來電轉接至該連絡人的分機號碼。

  • 除了指定要將來電者轉接過去的人或號碼以外,您還必須指定在電話鍵台上,來電者將按下以選取 [來電轉接] 動作的數字。

  • 當您輸入此資訊之後,按一下 [套用] 以儲存 [來電轉接] 設定。

建立並設定自動答錄規則之後,整合通訊將會:

  1. 決定使用者是否已建立任何自動答錄服務規則。如果沒有,UM 會適時提供來電者留下語音訊息的選項。

  2. 如果已設定一或多個通話自動答錄規則、 UM 會評估每個這些規則。將會處理符合其條件的第一個規則。

  3. 在評估完所有的規則後,如果 UM 找不到符合條件的規則,UM 會要求呼叫者留下語音訊息。

根據設定的自動答錄規則的方式,來電可能會導致呼叫傳輸。在這種情況下,傳輸目標電話號碼會受限於撥號規則和限制稱為的廠商相關聯的 UM 信箱原則。如需撥出及撥號規則和限制的詳細資訊,請參閱允許使用者撥

根據預設,呼叫自動答錄服務規則會自動啟用已啟用 UM 的使用者。不過,您可以停用 UM 信箱原則或使用者的信箱上的功能來停用呼叫接聽規則的使用者。如需如何啟用或停用呼叫接聽規則的詳細資訊,請參閱下列主題:

 
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