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管理 Exchange Online 中的非使用中信箱

Exchange Online
 

適用版本:Exchange Online, Office 365

上次修改主題的時間:2017-06-08

Exchange Online它可讓您要保留已刪除信箱的內容。此功能會呼叫不在作用中的信箱。 非使用中信箱可讓您保留先前的員工電子郵件之後他們離開貴組織。信箱成為非使用中的訴訟暫止狀態或對應的Office 365使用者帳戶會在刪除之前 ( Office 365 安全規範中心所建立) Office 365保留原則套用至信箱。不在作用中信箱的內容會保留它進行非使用中之前被指定信箱的保留期間。這可讓系統管理員、 法務人員及記錄管理員可以使用內容搜尋Office 365 安全規範中心來搜尋並匯出非使用中信箱的內容。非使用中信箱無法接收電子郵件及未出現在您的組織共用的通訊錄或其他清單。

重要事項重要事項:
我們已將 2017 年 7 月 1 日的期限延後,以建立新的「就地保留」來建立非使用中的信箱。但到今年年底或明年年初,您將無法在 Exchange Online 中建立新的「就地保留」。到時,只有「訴訟資料暫留」和 Office 365 保留原則可以用來建立非使用中的信箱。不過,仍會支援「就地保留」上現有的非使用中信箱,並且您可以繼續管理非使用信箱上的「就地保留」。這包括變更「就地保留」期間,以及透過移除「就地保留」永久刪除非使用中的信箱。

  • 若要停用信箱,它必須被指派Exchange Online (Plan 2) 授權使訴訟暫止狀態或Office 365保留原則可套用至信箱會在刪除之前。Exchange Online(Plan 2) 授權屬於Office 365 365 企業版 E3 和 E5 訂閱。如果信箱指派Exchange Online (計劃 1) 授權 (這是Office 365 365 企業版 E1 訂閱的一部分),您必須將使保留可套用至信箱會在刪除之前將其指派的個別Exchange Online封存授權。如需詳細資訊,請參閱Exchange Online 封存

  • 刪除對應的Office 365使用者帳戶之後將可以使用 [刪除的 Exchange Online 信箱相關聯的授權。然後您可以指派該授權至另一位使用者。

  • 如果訴訟暫止狀態或Office 365保留原則不套用到信箱會在刪除之前內容不會是信箱的保留或可供搜尋。不過,刪除排程、 30 天內可復原已刪除的信箱但信箱和其內容會永久刪除 30 天後如果它不復原。

  • 如需訴訟暫止狀態的詳細資訊,請參閱就地保留與訴訟暫止。如需在安全規範中心Office 365保留原則的詳細資訊,請參閱 < Overview of Office 365 中的保留原則

讓信箱不在作用中包含兩個步驟: 將信箱放置在訴訟暫止狀態或將Office 365保留原則套用到其中,然後刪除信箱或對應Office 365使用者帳戶。不在作用中信箱後,直到移除保留或保留原則將會保留其內容。

訴訟暫止狀態將信箱設定或套用Office 365保留原則會在刪除之前會保留信箱中的內容。這兩種類型的保留會保留所有信箱內容,包括已刪除的項目和已修改項目的原始版本。已刪除及修改過的項目會保留在非使用中的信箱在指定的期間內或直到您永久刪除非使用中信箱移除套用至非使用中信箱的保留或保留原則。

如果保留已處於信箱或Office 365保留原則已套用到信箱,則您只需要是步驟 2 所述刪除對應的Office 365使用者帳戶。

將信箱設定訴訟暫止狀態或將Office 365保留原則套用的逐步程序,請參閱:

注意事項注意事項:
如訴訟保留及Office 365保留原則,您可以建立無限期保留或在時間型保留。在無限期保留,不在作用中信箱的內容將永久,保留或直到移除保留或直到變更保留持續時間。保留或保留原則移除 (假設信箱已遭刪除超過 30 天) 後,將目標記為要永久刪除非使用中信箱和信箱的內容不再是保留或可供搜尋。時間型保留或Office 365保留原則,您會指定保留的期限。此持續時間是每個項目和信箱項目所接收或建立日期開始。保留信箱項目到期以及該項目移至或非使用中的信箱中的可復原的項目] 資料夾位於之後,此項目會永久刪除 (清除) 從非使用中信箱後刪除項目保留期間到期。

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信箱處於保留狀態或Office 365保留原則套用至其之後下, 一步是以刪除信箱。若要刪除信箱的最佳方式是要刪除Office 365 系統管理中心中對應的Office 365使用者帳戶。如需刪除Office 365使用者帳戶資訊,請參閱刪除或還原使用者

注意事項注意事項:
您也可以在Exchange Online PowerShell 中使用Remove-Mailbox指令程式刪除信箱。如需詳細資訊,請參閱刪除或還原 Exchange Online 中的使用者信箱

下列清單說明您可以執行的動作您讓信箱成為非使用中之後。因此,可以管理其取得組織中不在作用中信箱的清單,請在Exchange Online PowerShell 中執行下列命令。

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly

您可以使用 「 內容搜尋工具Office 365 安全規範中心中存取非使用中信箱的內容。當您搜尋非使用中的信箱時,您可以建立關鍵字搜尋查詢,搜尋特定的項目或您可以傳回非使用中信箱的完整內容。您可以預覽搜尋結果或將搜尋結果匯出至 Outlook 資料 (PST) 檔案或以個別的電子郵件訊息方式。搜尋信箱及匯出搜尋結果的逐步程序,請參閱下列主題:

進行不在作用中信箱之後,您可以變更訴訟暫止狀態或非使用中的信箱就地保留持續時間。如需逐步程序,請參閱變更 Exchange Online 中不在作用中信箱的保留期間

如果先前的員工會傳回您組織中,或將新的員工雇用採取 departed 員工的工作職責,您可以復原不在作用中信箱的內容。當您復原不在作用中的信箱時,信箱轉換成新的信箱、 保留的內容和非使用中的信箱資料夾結構,及信箱連結至新的使用者帳戶。 它會復原之後,非使用中的信箱不存在。逐步程序及詳細資訊發生問題時復原不在作用中的信箱,請參閱復原 Exchange Online 中的非使用中信箱

如果另一位員工採用在先前的員工、 工作職責或如果另一個人需要非使用中信箱之內容的存取,您可以還原 (或合併) 至現有的信箱不在作用中信箱的內容。當您還原非使用中信箱內容複製到另一個信箱。非使用中的信箱,則會保留與會維持不在作用中的信箱。 非使用中信箱仍可搜尋使用 eDiscovery、 其內容可以還原至另一個信箱或復原或刪除日後。如需逐步程序,請參閱還原 Exchange Online 中的非使用中信箱

如果您不再需要保留非使用中信箱的內容,您可以永久刪除非使用中信箱移除保留或移除Office 365保留原則套用至非使用中的信箱。如果信箱已遭刪除超過 30 天,信箱加以標示為永久刪除之後移除保留與信箱會變成無法修復。如果在過去 30 天內刪除信箱,則您仍可以復原信箱之後移除保留或保留原則。逐步程序移除保留或移除若要永久刪除非作用中信箱的Office 365保留原則,請參閱刪除非作用中的信箱在 Exchange Online

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