Excel下拉式選單設計 (三之一)

王作桓

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2013年3月

使用任何軟體的主要目的,在於「提昇工作效率」。Excel 也不例外,同樣完成一張報表,除了正確性、可讀性之外,「快速」才是區別是否有效率的主要因素。「一點通」的文章,定位在初學者的入門技巧介紹。筆者卻認為 Excel 中有些重要的觀念和應用技巧應該建立在初學階段才對,而不應該像坊間將 Microsoft Office 的課程規劃成為初階、中階、進階的三個進程,這種課程的區分法對想要善用 Office 軟體的學習者或企業來說,是弊多於利,而且事倍功半的。

在 Excel 如何能加快輸入資料的速度,低錯誤發生的機率呢?將準備用在報表中的基本料以選單的方式來呈現,也就是在儲存格中以「下拉式選單」的方式讓我們直接選用所需的資料以取代傳統的人工鍵入,對打字速度不快的或容易打錯字的使用者就是一個不錯的方法。

Excel 下拉式選單可以分為三種類型:單一選項選單、多重選項選單以及自動分類選單,本月份介紹的是「單一選項」的選單設計,爾後將會陸續介紹另外兩種選單的設計方法。

下圖為 Excel 報表中透過下拉式選單輸入資料的畫面(本例是以客戶編號為選單內容):

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單一選項的下拉式選單

  1. 在報表之外的另一張工作表中,建立如下圖之準備出現在選單中的客戶代碼基本資料。
  2. 選取 a1:a18 的範圍。
  3. 按一下[公式索引標籤/已定義之名稱群組/從選取範圍建立]。

在[以選取範圍建立名稱]對話方塊中,勾選「頂端列」,再按下[確定]鈕,完成範圍名稱的建立。

單一選項的下拉式選單

  1. 在報表之外的另一張工作表中,建立如下圖之準備出現在選單中的客戶代碼基本資料。
  2. 選取 a1:a18 的範圍。
  3. 按一下[公式索引標籤/已定義之名稱群組/從選取範圍建立]。
  4. 在[以選取範圍建立名稱]對話方塊中,勾選「頂端列」,再按下[確定]鈕,完成範圍名稱的建立。

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  5. 回到報表中,點選 B2 儲存格,按一下[資料索引標籤/資料工具群組/資料驗證/資料驗證]。

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  6. 選取[資料驗證]對話方塊中的[設定/儲存格內允許/清單],並在[來源]文字方塊中輸入「=客戶代號」等字樣,再按一下[確定]鈕。

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  7. 在 B2 儲存格右邊,即可看到一個下拉式選單的按鈕(方塊中間有一倒三角形標記)。
  8. 指向 B2 儲存格右下角的黑色小方塊,,當指標成為黑色十字形時,按住左鍵向下拖曳,即可將選單的功能複製到其他的儲格之中。

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  9. 按一下 B2 存存格右邊的按鈕,可以看到下拉式選單的內容,再選取您要的客戶編號即可。

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小秘訣:

  • 跨工作表的下拉式選單,必須使用範圍名稱,否則在使用驗證設計的過程中,是無法跨工作表來選取想要出現在選單當中的資料的。
  • 選單基本資料的欄位名稱要特別注意,不要和報表中的欄位名稱相同,以免無法使用該範圍名稱。(例如,報表中的欄位名稱叫作「客戶編號」,選單基本資料中的欄名就叫作「客戶代號」,不可也叫作「客戶編號」。
  • 在設計選單的過程中(如下圖),如果不記得範圍名稱,可以先將插人點置於[來源]文字方塊中,按一下[公式索引標籤/已定義之名稱群組/用於公式],再點選相關的範圍名稱(例如:客戶代號),Excel 便會自動在[來源]文字方塊中輸入「=客戶代號」等字樣。

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若要從儲存格中移除下拉式選單的功能,您可以這麼做:

  1. 點選 B2 儲存格,按一下[資料索引標籤/資料工具群組/資料驗證/資料驗證]。
  2. 在[資料驗證]對話方塊中,勾選[將所做的改變套用至所有具有相同設定的儲存格],再按一下[全部清除]和[確定]即可。

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