Excel下拉式選單設計 (三之三)

王作桓

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2013年3月

前兩篇文章中所介紹的「Excel 下拉式選單設計」,針對選項不多的情況都可以有效率的執行。但是,如果選單長達數百或數千項以上,反而會浪費更多的時間來找尋資料。此時,若能透過三層式的自動化選單,將客戶分成不同的產業別,再將客戶依產業別來分類;當選取第一層選單中的產業別時,在隔壁欄中就自動跳出該產業別的客戶名單;當選取某一客戶名稱時,在其右邊欄中,就自動出現該客戶的分公司名單,這樣一來就顯得有效率得多了。

在下列三圖中的例子中,我們希望選取下一圖「產業別」欄位中的”百貨”之後,自動在下二圖的「客戶名稱」欄中出現與百貨相關的選單,在選取選單中的”新光三越”之後,又在下三圖的「客戶分店名稱」欄位中自動展現其全省各分店的名稱。

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設計步驟如下:

  1. 在 A 欄中建立客戶產業別的名稱。
  2. 在 B 到 G 欄中將客戶名單依產業別中的分類方式分別建置完畢(請注意,B1~G1 中的文字標籤,應與 A2~A7 中的產業別名稱完全相同,以提昇後續的設定效率)。
  3. 在 H 欄中建立客戶”新光三越”的全省分店名稱。(H1 中的文字標籤要與 D6 中的文字標籤相同)。

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  4. 選取 A1~H16 的儲存格範圍,點按【公式/從選取範圍建立】。

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  5. 在【以選取範圍建立名稱】對話方塊中,勾選【頂端列】,再按下【確定】鈕。

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  6. 在 J3 儲存格中,點按【資料/資料驗證/資料驗證】。

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  7. 在【資料驗證】對話方塊中,【設定】標籤之下,點選【儲存格內允許/清單】。
  8. 插入點置於【來源】文字方塊中。點按【公式/用於公式】中的【產業別】,Exce l會自動輸入「=產業別」等字串,按下【確定】鈕。

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  9. 按住 J3 儲存格右下角的填滿控點,向下拖曳至 J7 儲存格,即可將清單的設定從 J1 複製到 J7。
  10. 點按 J3 儲存格右邊的下拉式選單按鈕,點選需要的產業別,例如"百貨",即可將此兩個字自動輸入到 J3 儲存格中。

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  11. 在 K3 儲存格中,點按【資料/資料驗證/資料驗證】。

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  12. 在【資料驗證】對話方塊中,【設定】標籤之下,點選【儲存格內允許/清單】。
  13. 插入點置於【來源】文字方塊中,輸入【=INDIRECT(J3)】,按下【確定】鈕。

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  14. 按住 K3 儲存格右下角的填滿控點,向下拖曳至 K7 儲存格,即可將清單的設定從 K1 複製到 K7。
  15. 點按 K3 儲存格右邊的下拉式選單按鈕,點選”新光三越",即可將此四個字自動輸入到 K3 儲存格中。

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  16. 在儲存格 L3 中使用歩驟 11,12 相同的方法,在【來源】文字方塊中,輸入【=INDIRECT(K3) 】,按下【確定】鈕。

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  17. 點按 L3 儲存格右邊的下拉式選單按鈕,點選”信義新天地",即可將此四個字自動輸入到 L3 儲存格中。

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小提示:

如果在 K3 儲存格中選擇"大潤發",再去點按 L3 儲存格右邊的選單按鈕時,將會無法開啟選單。那是因為範例中並未在 H 欄之後接著設定"大潤發"的分店名稱,因此 Excel 也就無法提供選單的內容來供選擇了,所以目前的範例,只能讓我們選取 J3 中的「百貨」以及 K3 中的「新光三越」才能看在 L3 中第三層選單的客戶分店名稱。

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在設定儲存格 L3 中的下拉式選單時,如果按下【確定】鈕之後,出現如下圖的錯誤訊息【來源目前評估為錯誤。您要繼續嗎?】,此時只要按下【】繼續完成設定即可。
發生的原因是因為:設定完 K3 儲存格的選單設計之後,您忘了先選取一個客戶名稱,以致於【=INDIRECT(K3)】在執行作,面對的時空白,所以才會有此訊息產生。

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