合併列印 Excel 資料庫成為 PDF 文件

王作桓

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2013年3月

Word合併列印是套表列印的好用工具之一,常用來針對Excel或Access資料庫作大量資料套的套表列印。如何能不使用VBA就能將Excel2010工作表中的薪水資料庫分筆套印至同檔中的另一張工作表的特定格式中,再將套表完成的內容以PFD格式傳送給員工?

如果不用VBA,想要在不同工作表之間完成大量資料的套印,而且套完每一位員工的資料,都要轉成PDF格式的檔案,而我們必須先要瞭解:要做到「全自動的大量套印和轉換」,單用函數幾乎是不太可能做到的。

但是,我們可以使用「下拉式選單+函數+轉存成PDF」三合一的手法,來達成「半自動的大量套印和轉換」目標。員工人數太多時,可能會覺得沒有效率,但就4、50人的公司而言,倒還可以一試。

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操作步驟

  1. 選取A:O欄的範圍,點按[公式]索引標籤\[定義名稱],輸入範圍名稱「薪水清冊」,再按下[確定]。

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  2. 選取A:O欄的範圍繼續建立範圍名稱,點按[公式]索引標籤\[從選取範圍建立],勾選[頂端列],再按下[確定]。

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  3. 設計下拉式選單,切換至「套印薪水單」工作表,點選C2儲存格。點按[資料]索引標籤\[資料驗證] \[資料驗證];在[資料驗證]對話方塊之下的[儲存格內允許]文字方塊中,選取「清單」;在[來源]文字方塊中輸入「=員工編號」 ,再按下[確定]。

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  4. 透過下拉式選單,即可在C2儲存格中選取所需要的員工編號。

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  5. 在E2儲存格中輸入公式「=INDEX(INDIRECT(D2),MATCH($C$2,INDIRECT($B$2),0))」,即可在E2中顯示找到的員工姓名「王大明」。

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  6. 將E2中的公式複製到其他要的儲格中,Excel將會自動完成所有的資料擷取,詳如下圖所示。

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  7. 點按[檔案]索引標籤\[儲存並傳送]\[建立PDF/XPS文件],再按下 [建立PDF/XPS文件]。

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  8. 選擇要儲存的位置,輸入檔案名稱「王大明.pdf」,按下[發佈]。

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  9. 下圖即為新產生的PDF文件內容。

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  10. 接著從[步驟4]的下拉式選單中,選擇不同的[員工編號],再執行[步驟7]和[步驟8],直到所有的員工編號都處理完畢為止。最後再將這些PDF枚件透過電子郵件發送給所有的員工即可。

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