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保護 Exchange Online 中的語音信箱

Exchange Online
 

上次修改主題的時間:2016-05-04

某些專用交換機 (PBX) 和 IP PBX 電話語音系統可讓來電者語音郵件將郵件標記為私人、 封鎖的郵件轉寄給其他人預定的收件者。整合式的語音信箱系統,在語音訊息可以存取多種方法,可讓多個可防止語音郵件標記為私人公開給不慎接聽程式挑戰。整合通訊 (UM) 可設定為保護組織的語音訊息。此功能稱為受保護的語音信箱。

受保護的語音訊息、 時收件者只有未封鎖從轉寄的郵件,但 UM 也可確保僅預定的收件者或收件者的郵件可以存取其內容。使用Outlook Web App或Outlook語音存取可以存取受保護的語音訊息。

目錄

Overview of Protected Voice Mail

Client support and end-user features

Protected voice mail structure

Composing a Protected Voice Mail message

UM mailbox policies

Text message notifications and Protected Voice Mail

使用與整合通訊 (UM) 的受保護的語音信箱功能。它可以在 UM 信箱原則,設定與所有受保護的語音信箱設定可以設定使用中的Exchange 2013Exchange 管理命令介面Exchange 系統管理中心 (EAC) 或指令程式。

將資訊版權管理 (IRM) 套用至語音訊息可以實作「受保護的語音信箱」。 當語音訊息受到 UM 保護時:

  • 使用者可以回覆受保護的語音訊息。

  • 收件者無法轉寄語音訊息。

  • 使用者無法儲存語音訊息的副本。

  • 使用者無法儲存或複製語音訊息的附加音訊。

  • 只有預定的一或多個收件者才能開啟語音訊息。

UM 可以保護自動答錄語音訊息和人際語音訊息 (使用 Outlook 語音存取傳送給使用者的語音訊息)。 但是,保護不會套用至下列類型的訊息:

  • 傳真訊息。

  • 無語音訊息。 例如,電子郵件訊息或會議邀請,即使是使用 Outlook 語音存取 (語音回覆) 建立也一樣。

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用來聆聽的受保護的語音郵件訊息的電子郵件用戶端軟體必須支援 IRM 和了解如何以讀取 UM 受保護的語音訊息。支援的電子郵件用戶端包括Outlook、 Outlook Web App,以及Outlook語音存取。下表包含電子郵件用戶端和是否受支援的清單。

 

電子郵件用戶端 描述

Outlook

Outlook 2010 和更新版本支援受保護的語音訊息。

Outlook Web App

Outlook Web App 支援「受保護的語音信箱」訊息。

Outlook 語音存取

Outlook 語音存取支援「受保護的語音信箱」。

Windows Mobile 或 Windows Phone

Windows Mobile 不支援「受保護的語音信箱」。 不過,Windows Phone 7 和 Windows Phone 8 支援「受保護的語音信箱」。

其他協力廠商電子郵件用戶端

不支援「受保護的語音信箱」。

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每個「受保護的語音信箱」訊息實際上包含兩個訊息。 第一個訊息是未加密的外部訊息。 它包含名為 message.rpmsg 的附件。此附件包含 IRM 保護的語音訊息和內容權限管理控制資料。 權限管理控制資料包含內容金鑰和權限資訊,權限資訊指定誰可以存取語音訊息和這些使用者如何才能存取訊息。

受保護的語音訊息會出現在使用者 [收件匣] 的 [語音信箱] 搜尋資料夾中。 使用者可以使用內嵌音訊播放程式來聽取語音訊息,如同聽取一般語音訊息,差別在於 [轉寄] 按鈕會停用,且訊息上方會出現附註,指出訊息受到保護,因而無法轉寄。

在不支援「受保護的語音信箱」的電子郵件用戶端,則會顯示外部訊息的內文。 用戶端軟體不支援「受保護的語音信箱」時,系統管理員可以使用 UM 信箱原則來加入文字。 您可以設定 UM 信箱原則,以自訂電子郵件訊息包含的預設文字。 例如,您可以使用自訂文字來設定 UM 信箱原則,例如 [您無法開啟此語音信箱訊息,因為它受到保護。 若要檢視或聽取此語音訊息,請登入信箱 https://mail.contoso.com,或撥 +1 (425) 555-1234 來撥入 Outlook Voice Access]

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有兩種情況可以建立受保護的語音訊息:

  • 自動答錄服務   當來電者撥給已啟用 UM 的使用者時,就執行自動答錄服務,但使用者無法接聽電話或直接轉寄至語音信箱。 在自動答錄服務案例中,當來電者錄製語音訊息之後,語音信箱系統會播放一連串語音提示。

    接著,來電者可以選擇其他訊息選項,包括按井字鍵 (#) 將語音訊息標示為私人。 如果來電者按下 # 字鍵,他們可以遵循 UM 提供的指示,將訊息標示為私人、從私人語音訊息中移除私人標記,或以 [高] 重要性來標示語音訊息。 下圖顯示來電者留下私人語音訊息給使用者時可用的功能表選項。

    注意事項注意事項:
    以自動答錄服務來電而言,UM 會使用訊息的預定收件者在 UM 信箱原則上的「受保護的語音信箱」設定,因為來電者未經過驗證。

    使用自動答錄服務建立受保護的語音信箱訊息

    使用自動答錄服務建立受保護的語音信箱
  • Outlook 語音存取   Outlook 語音存取可讓已啟用 UM 的使用者使用類比、數位或行動電話來撥打 Outlook 語音存取號碼,以存取他們的信箱。 已啟用 UM 的使用者有兩個 [整合通訊] 使用者介面可用: 電話使用者介面 (TUI) 及語音使用者介面 (VUI)。

    Outlook Voice Access 使用者可以在目錄中搜尋連絡人並傳送語音息給他們。 如果已啟用 UM 的收件者已啟用「受保護的語音信箱」,來電者可以在錄製訊息之後將訊息標示為私人。 另外,系統管理員也可以設定 UM 信箱原則,以確保 UM 可以保護已驗證的使用者傳送的所有語音訊息。

    注意事項注意事項:
    如果來電者經過驗證,則套用連結至來電者的 UM 信箱原則上的「受保護的語音信箱」設定,而不論語音訊息的預定收件者的 UM 信箱原則設定。

    使用語音使用者介面建立受保護的語音信箱訊息

    使用語音介面建立受保護的語音信箱

    使用電話使用者介面建立受保護的語音信箱訊息

    使用按鍵式輸入建立受保護的語音信箱

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您可以建立整合通訊信箱原則套用至一組已啟用 UM 之信箱的一組通用 PIN 原則設定、 撥號限制及受保護的語音信箱設定等的 UM 原則設定。若要深入了解 UM 信箱原則,請參閱管理 UM 信箱原則受保護的語音信箱程序

您可以在Exchange 管理命令介面使用 EAC 或Set-UMMailboxPolicy指令程式,設定受保護的語音信箱選項。下表列出可針對受保護的語音信箱設定的設定。

受保護的語音信箱設定

 

命令介面參數 EAC 中有可用的設定嗎? 描述

ProtectAuthenticatedVoiceMail

ProtectAuthenticatedVoiceMail參數指定已啟用 UM 的使用者使用 Outlook Voice Access 存取信箱時,是否可以傳送受保護的語音信箱訊息。 預設值是 None。 這表示在製作語音訊息時不套用保護,且來電者也沒有選項可將語音訊息標示為 [私人]。 如果值設為 Private,則只會保護來電者已標示為 [私人] 的訊息。 如果值設為 All,則會保護每一個語音訊息,無論來電者選擇的選項為何。

ProtectUnauthenticatedVoiceMail

ProtectUnauthenticatedVoiceMail 參數指定 Mailbox Server 在代替與 UM 信箱原則關聯的已啟用 UM 的使用者接聽電話時,是否建立受保護的語音訊息。 當訊息從 UM 自動語音應答傳送至已啟用 UM 的使用者時,也套用此設定。 預設值是 None。 這表示語音訊息不套用保護,且不提供選項給來電者將訊息標示為 [私人]。 如果值設為 Private,則只會保護來電者已標示為 [私人] 的訊息。 如果值設為 All,則會保護每一個語音訊息,而不論來電者是否已將訊息標示為私人。

ProtectedVoiceMailText

ProtectedVoiceMailText 參數指定「受保護的語音信箱」訊息的外部訊息內文中要包含的文字。 所有不支援「受保護的語音信箱」訊息的電子郵件用戶端應用程式中會顯示此文字。 請注意,當此內容設為 Null 或空白時,UM 一律會提供預設訊息。

RequireProtectedPlayOnPhone

RequireProtectedPlayOnPhone 參數指定是否強制與 UM 信箱原則關聯的使用者在電話上聽取受保護的語音訊息 (使用 [在電話上播放])。 預設值是 $false.。當值設為 $true 時,在 Outlook 或 Outlook Web App 中的「受保護的語音信箱」表單上,音訊媒體播放程式會顯示為停用。 請注意,永遠可存取語音訊息的預覽文字。 使用者無法使用任何媒體播放軟體來播放音訊檔,也無法使用內嵌媒體播放程式來傾聽語音訊息。

AllowVoiceResponseToOtherMessageTypes

AllowVoiceResponseToOtherMessageTypes 參數指定通過 Outlook 語音存取驗證來存取電子郵件的來電者,是否能夠製作語音回覆給電子郵件和會議邀請。

如需有關如何管理「受保護的語音信箱」設定的相關資訊,請參閱受保護的語音信箱程序Set-UMMailboxPolicy

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設定 UM 帳戶來傳送簡訊通知 (也稱為 SMS 通知) 至行動電話的使用者在收到語音訊息時,也會在簡訊內文中收到音訊轉譯 (語音信箱預覽) 文字。 不過,以受保護的語音訊息而言,這代表安全性問題,因為語音訊息的內容應該一律受到保護。

當 UM 建立受保護語音訊息的簡訊通知時,它會檢查語音訊息是否標示為 [私人]。 如果是的話,則不會在傳送至行動電話的簡訊中加入轉譯的音訊文字。 反而會在簡訊中包含下列文字: [使用 Outlook 語音存取來存取這則受保護的語音信箱訊息。]

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