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原文

使用 Excel Services 來共用活頁簿 (SharePoint Server 2013)

 

適用版本:SharePoint Server 2013 Enterprise

上次修改主題的時間:2016-12-16

摘要:Excel Services 可讓您使用 SharePoint Server 與他人分享 Excel 內容。您可共用整個活頁簿,或選擇只顯示活頁簿的一部分。

SharePoint Server 2013 的 Excel Services 可讓您在中央位置與他人分享整個或部分 Excel 活頁簿。當您將活頁簿發佈至 SharePoint Server 時,可從數個瀏覽器檢視選項 (例如工作表檢視和圖庫檢視) 中擇其一。您也可以選擇在特殊的 SharePoint 網頁組件 (稱為 Excel Web Access 網頁組件) 中顯示 Excel 內容。請閱讀本文以了解如何使用 Excel Services 來共用活頁簿。

本文內容

注意事項 附註:
因為 SharePoint 2013 在 Internet Information Services (IIS) 中以網站形式運作,所以管理員與使用者均依賴瀏覽器提供的協助工具功能。SharePoint 2013 支援所支援瀏覽器的協助工具功能。如需詳細資訊,請參閱下列資源:

在開始進行此工作之前,請先檢閱下列先決條件的相關資訊:

  • 您必須使用 Excel 和 SharePoint Server 2013。

  • Excel Services 必須設定為包含信任的資料連線庫和信任的文件庫。理想情況下,您將會設定商務智慧中心網站,可讓您用於資料連線和活頁簿。如需詳細資訊,請參閱<在 SharePoint Server 2013 中設定商務智慧中心>。

  • 您將會需要 SharePoint 管理員提供您有關如何為組織使用的資料庫設定資料驗證的資訊。這會影響您連接至不同資料來源的方式。

  • 在您計劃將活頁簿發佈到的 SharePoint 文件庫中,您必須至少獲指派「參與」權限。

  • 您應該已建立至少包含一個項目 (例如圖表、表格、樞紐分析圖報表、樞紐分析表報表或資料範圍) 的 Excel 活頁簿。

  • 如果您計劃要將含有資料模型的活頁簿發佈至 SharePoint Server,則必須設定 Excel Services 來支援資料模型。如需詳細資訊,請參閱<在 SharePoint Server 2013 中設定 Excel Services>。

  • 如果您打算要發佈的活頁簿包含Power View工作表,必須設定SQL Server Reporting Services SharePoint 整合模式中。如需詳細資訊,請參閱安裝 SQL Server BI Features with SharePoint 2013 (SQL Server 2012 SP1)

假設您已建立 Excel 活頁簿,其中包含要與他人分享的資訊。另外假設您想要在多個位置顯示該活頁簿中的部分內容。Excel Services 可讓您藉由執行下列簡單的程序來達到此目標:

  1. 在活頁簿中定義一或多個命名項目。這些項目可以是圖表、表格、樞紐分析圖報表、樞紐分析表報表、資料範圍等等。

  2. 選擇活頁簿的瀏覽器檢視選項。您可以從工作表檢視或圖庫檢視中擇其一。

  3. 將活頁簿發佈至 SharePoint 文件庫。理想情況下,您將會在商務智慧中心網站中使用「文件庫」之類的文件庫。

  4. (這是選用的步驟。) 在 Excel Web Access 網頁組件中顯示整個或部分 Excel 活頁簿。

下列各節說明如何使用 Excel Services,執行分享活頁簿的步驟。

若要使用 Excel Services 分享活頁簿,定義命名項目並非絕對必要的動作。不過,就最佳作法而言,建議您在 Excel 定義命名項目。這麼做可以避免日後的混淆,特別是當您想要在 SharePoint 網頁組件中顯示單一項目 (而不是在網頁組件中顯示整個活頁簿) 時更是如此。命名項目可以是圖表、表格、樞紐分析圖報表、樞紐分析表報表、交叉分析篩選器、時間表控制項、工作表,或甚至是工作表中某個範圍的資料。

當您建立項目 (例如樞紐分析圖報表、樞紐分析表報表、交叉分析篩選器、時間表控制項等等),每個項目在 Excel 中預設都有個名稱。例如,假設您在 Excel 的 Sheet1 建立樞紐分析表報表。根據預設,該樞紐分析表報表會標示為 PivotTable1。現在假設您新增樞紐分析圖至相同的工作表。其預設名稱會是 PivotChart1。如果您開啟 Sheet2 並且在該工作表上建立樞紐分析表報表,其預設名稱會是 PivotTable1。這樣會很容易分不清是指 Sheet1 上的 PivotTable1 還是是 Sheet2 上的 PivotTable1。使用唯一的名稱將這每個項目定義為命名項目,可以避免此類混淆。請使用下列程序,在 Excel 中定義命名項目。

在活頁簿中定義命名項目
  1. 在 Excel 活頁簿中,找出您要定義為命名項目的工作表、圖表、表格、資料範圍或其他元素。針對您要納入命名項目中的項目,選取這些項目所在的儲存格範圍。

    若要將整個工作表定義為命名項目,請選擇工作表中的空白儲存格,然後按 CTRL+A。

  2. 在 [公式] 索引標籤上的 [已定義之名稱] 群組中,選擇 [定義名稱] 以開啟 [新名稱] 對話方塊。

  3. 在 [名稱] 方塊中,輸入項目的名稱。選擇不會在活頁簿中重複出現的唯一名稱。

  4. 在 [範圍] 清單中,選擇 [活頁簿]。

  5. 使用 [參照到] 方塊,以確認或編輯選取的儲存格範圍。

  6. 按一下 [確定]。

  7. 針對您要定義為命名項目的每個項目,重複步驟 1-6。

當您使用 Excel Services 來分享活頁簿時,可以選擇活頁簿在瀏覽器視窗中的顯示方式。具體而言,您可以從下列瀏覽器檢視選項當中擇其一:

  • 工作表檢視。此選項會讓整個工作表顯示在瀏覽器視窗中,就如同顯示在 Excel 中。

    下圖顯示以工作表檢視呈現的範例儀表板。

    使用資料模型建立的範例儀表板

  • 圖庫檢視。此選項會讓某個項目 (例如樞紐分析圖報表或樞紐分析表報表) 特別顯示在瀏覽器視窗的中央部分。交叉分析篩選器、篩選器及時間表控制項會顯示在瀏覽器視窗的左側。其他項目 (例如其他樞紐分析圖報表或樞紐分析表報表),則會以縮圖影像形式顯示在瀏覽器視窗的右側。在圖庫檢視中,使用者可以選擇縮圖影像以變更要放置在瀏覽器視窗中央部分的項目。

    下圖顯示以圖庫檢視呈現的相同範例儀表板。

    圖庫檢視中顯示的範例儀表板

請使用下列其中一項程序指定活頁簿的瀏覽器檢視選項。

設定活頁簿以工作表檢視來顯示
  1. 在 Excel 的 [檔案] 索引標籤上,按一下 [瀏覽器檢視選項]。

  2. 在 [顯示] 索引標籤上,使用清單選取 [工作表],再選取您要顯示的工作表,然後按一下 [確定]。

  3. 儲存活頁簿,然後關閉 Excel。

設定活頁簿以圖庫檢視來顯示
  1. 在 Excel 的 [檔案] 索引標籤上,按一下 [瀏覽器檢視選項]。

  2. 在 [顯示] 索引標籤上,使用清單選取 [活頁簿中的項目]。

  3. 選取您要顯示的命名項目,然後按一下 [參數] 索引標籤。

  4. 如果活頁簿包含交叉分析篩選器或時間表控制項,按一下 [新增],選取您要顯示的交叉分析篩選器或時間表控制項,然後按一下 [確定]。

  5. 按一下 [確定] 以關閉 [瀏覽器檢視選項] 對話方塊。

  6. 然後,關閉 Excel。

指定活頁簿的瀏覽器檢視選項之後,下一步是將活頁簿發佈至 SharePoint Server。

發佈活頁簿,其實就是將其新增至 SharePoint 文件庫,例如商務智慧中心網站中的文件庫。您使用的位置必須已被指定為 Excel Services 的信任位置。如需詳細資訊,請參閱<在 SharePoint Server 2013 中管理 Excel Services>。

將活頁簿發佈至 SharePoint 文件庫
  1. 開啟網頁瀏覽器。

  2. 在網址列輸入 SharePoint Server 中某個文件庫的位址。例如,您可以使用類似 http://servername/sites/bicenter/documentshttp://servername/SharePointsitename/documentlibraryname 的 SharePoint 位址。

    注意事項 附註:
    若要在 Excel Services 中將位置指定為信任位置,請參閱<管理 Excel Services 信任檔案位置 (SharePoint Server 2013)>。
  3. 在您選取的文件庫中,按一下 [+ 新增文件],以開啟 [新增文件] 對話方塊。

  4. 選擇 [瀏覽],然後使用 [選擇要上傳的檔案] 對話方塊,以選取要發佈的活頁簿。然後選擇 [開啟]。

  5. 在 [新增文件] 對話方塊中,選擇 [確定]。此活頁簿會隨即新增至文件庫。

現在您已經將活頁簿發佈至 SharePoint 文件庫,可以在 Excel Web Access 網頁組件中顯示該活頁簿的內容。

SharePoint Server 2013 的 Excel Services 包含特殊的 SharePoint 網頁組件,稱為 Excel Web Access 網頁組件。此網頁組件可讓您在 SharePoint 網頁組件頁面上獨立的網頁組件中,分享整個或部分 Excel 活頁簿。您可以顯示已定義為命名項目的單一項目,也可以在該網頁組件顯示整個活頁簿。

下列程序說明如何新增 Excel Web Access 網頁組件至 SharePoint 頁面,然後在網頁組件中顯示內容。

新增 Excel Web Access 網頁組件至 SharePoint 網站
  1. 首先,開啟 SharePoint 頁面以進行編輯。

  2. 在頁面的某個區域,選擇 [新增網頁組件] 的超文字。

    頁面頂端附近會出現窗格,顯示可用的網頁組件類別與種類。

  3. 在 [類別] 窗格中,選擇 [商務資料]。然後在 [組件] 窗格中,選擇 [Excel Web Access] 。

  4. 選擇 [新增] 以新增網頁組件至頁面。保持頁面開啟以進行編輯。

下一步是連結活頁簿與 Excel Web Access 網頁組件。

在 Excel Web Access 網頁組件中顯示 Excel 內容
  1. 首先,開啟 SharePoint 頁面以進行編輯,其中已有個空白 Excel Web Access 網頁組件新增至頁面。

    在空白 Excel Web Access 網頁組件中,按一下 [選取活頁簿] 區段的 [按一下此處可開啟工具窗格] 的超文字。工具窗格隨即開啟。

  2. 在 [活頁簿] 文字方塊的 [活頁簿顯示] 區段中,指定活頁簿的網站位址 (URL)。如果您不知道 URL,請按一下 [瀏覽] 按鈕,瀏覽至已將活頁簿發佈至的文件庫,選取您要使用的活頁簿,然後按一下 [插入]。

  3. (這是選用的步驟。) 若要顯示單一項目,例如圖表、表格、樞紐分析圖報表或樞紐分析表報表,請在 [命名項目] 方塊中輸入項目的名稱。這樣只會讓該項目顯示在網頁組件中,而不會顯示整個活頁簿。

  4. 在工具窗格底端,按一下 [確定]。

活頁簿現在會顯示在網頁組件中。如果您想要的話,可以繼續指定 Excel Web Access 網頁組件的瀏覽和互動功能設定。

指定 Excel Web Access 網頁組件中顯示之活頁簿的瀏覽和互動功能設定
  1. 首先,開啟 SharePoint 頁面以進行編輯。在 Excel 網頁組件的右上角,選擇向下箭頭以開啟網頁組件功能表,然後選擇 [編輯網頁組件]。Excel 網頁組件工具窗格隨即開啟。

  2. 在 [工具列與標題列] 區段和 [導覽與互動功能] 區段中,選取您要啟用的屬性。如果您要停用屬性,則清除其核取方塊。

  3. 在工具窗格底端,選擇 [確定] 以套用變更並關閉工具窗格。

  4. 在 SharePoint 網站中,按一下 [停止編輯] 以儲存變更。

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/jj219751.aspx
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