本文為機器翻譯文章。如需檢視英文版,請選取 [原文] 核取方塊。您也可以將滑鼠指標移到文字上,即可在快顯視窗顯示英文原文。
譯文
原文

隱藏 Outlook 語音存取功能表

Exchange 2013
 

適用版本:Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

上次修改主題的時間:2013-04-23

Outlook語音存取的功能中整合通訊 (UM) 可以讓使用者取得電子郵件和語音信箱訊息並使用類比、 數位或行動電話管理其行事曆及個人連絡人。它們與他們的信箱使用其電話鍵盤或語音命令的互動方式,但必須在其電話上使用鍵盤來搜尋組織目錄中的使用者。

當已啟用 UM 的使用者撥打 Outlook 語音存取號碼,其可以登入透過電話其信箱並呈現一系列語音提示。這些語音提示協助他們瀏覽的語音信箱系統功能表,然後讓他們能夠存取其信箱。Outlook語音存取可讓使用者執行下列動作:

  • 擷取、接聽、回覆、建立及轉寄語音訊息或電子郵件。

  • 聆聽或變更行事曆資訊。

  • 變更個人選項 (如 PIN 碼),或是撥打或傳送語音訊息給個人連絡人。

當他們正在啟用 UM Outlook語音存取號碼指派給使用者。使用者可以尋找Outlook語音存取號碼來存取其信箱傳送給他們他們正在啟用 um 或登入他們的信箱使用Outlook Web App 中,移至選項時的歡迎訊息 >電話,並尋找 Outlook 語音存取號碼] 或 [ Outlook 語音存取] 區段中的數字。

在使用者輸入其分機號碼和 PIN 之後,語音郵件系統將會讓他們知道多少新語音信箱和電子郵件訊息擁有和其下的會議時。語音郵件系統具有播放此提示後,將使用者與使用者讀取主功能表 Outlook 語音存取可說下列其中一項:

  • 語音信箱

  • 電子郵件

  • Calendar

  • 個人選項

目錄

Reading and reviewing email

Managing calendar meetings and appointments

Managing personal options and contacts

使用者可以收聽,若要建立、 回覆和轉寄使用電話的未讀取的電子郵件訊息。例如,如果使用者預期重要電子郵件訊息,而不需要存取網際網路,他們可以使用行動電話撥接Outlook語音存取號碼。

若要使用語音來聆聽電子郵件,使用者必須撥打 Outlook 語音存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作:

  1. 說「電子郵件」以存取他們的電子郵件。

  2. 語音郵件系統將會唸出第一封未讀取之電子郵件的名稱、主旨、時間及優先順序。

  3. 然後使用者可以說下列其中一項:

    • 「下一個訊息」,以將該郵件標記為「已讀取」,並移至下一封電子郵件。

    • 「標記為未讀取」,保留該郵件的「未讀取」標記,並移至下一封電子郵件。

    • 「結束」,跳至郵件的結尾處。

    • 「刪除」,刪除郵件。

此程序如下圖所示。

聆聽電子郵件訊息 VUI

若要使用電話按鍵來聆聽電子郵件,使用者必須撥打 Outlook 語音存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作:

  1. 按 2 存取他們的電子郵件。

  2. 語音郵件系統將會唸出第一封未讀取之電子郵件的名稱、主旨、時間及優先順序。

  3. 然後使用者可以按下列其中一項:

    • # 字鍵,將郵件標記為「已讀取」,然後移至下一封電子郵件。

    • 9,仍然將郵件標示為「未讀取」,然後移至下一封郵件。

    • 33,跳至郵件的結尾處。

    • 7,刪除郵件。

此程序如下圖所示。

以按鍵介面聆聽電子郵件

回到頁首

若要聆聽電子郵件然後使用語音進行回覆,使用者必須執行下列動作:

  1. 說「電子郵件」。

  2. 重複說「下一封」,直到到達想要回覆的電子郵件為止。

  3. 聆聽電子郵件,或說「結束」移至郵件結尾處。

  4. 請說下列其中一項:

    • 「回覆」,回覆寄件者。

    • 「全部回覆」,回覆寄件者與所有其他收件者。

    • 「轉寄」,將郵件轉寄給其他使用者或群組。

  5. 記錄回覆與然後掛斷、 保持無訊息,或按任意鍵。若要接受回覆郵件並將它傳送、 說出 「 傳送它 」。

此程序如下圖所示。

以 VUI 回覆電子郵件

若要聆聽電子郵件然後使用電話按鍵進行回覆,使用者必須執行下列動作:

  1. 按 2。

  2. 重複按 #,直到到達想要回覆的電子郵件為止。

  3. 聆聽電子郵件,或按 33 移至郵件結尾處。

  4. 按下列其中一項:

    • 8,回覆寄件者。

    • 88,回覆寄件者與所有其他收件者。

    • 6,將郵件轉寄給其他使用者或群組。

  5. 記錄回覆,然後按 [#。若要接受回覆郵件並將它傳送、 按 1。

此程序如下圖所示。

以按鍵介面回覆電子郵件

回到頁首

若要聆聽電子郵件然後使用語音來移至下一封未讀取的郵件,使用者必須執行下列動作:

  1. 說「電子郵件」。

  2. 說"下一封未讀取。 」如果他們想要標示為未讀取郵件,說 「 未讀取的標記 」。

此程序如下圖所示。

閱讀下一封未讀取的電子郵件

若要聆聽電子郵件然後使用電話鍵盤來移至下一封未讀取的郵件,使用者必須執行下列動作:

  1. 按 2。

  2. 按 [# # 聆聽的下一個未閱讀的郵件。按 9 來標示郵件為未讀取。

此程序如下圖所示。

閱讀下一封未讀取的電子郵件

回到頁首

若要聆聽電子郵件然後使用語音將郵件標示為待處理,使用者必須執行下列動作:

  1. 說「電子郵件」。

  2. 直到達到他們想要標幟為待處理的電子郵件訊息便會重複替換說 」 下的郵件 」。標記為未讀取郵件 Say"未讀取標記 」。

  3. 聆聽電子郵件,或說「結束」移至郵件結尾處。

  4. 說「標幟」或「標示為待處理」,將郵件標示為待處理。

此程序如下圖所示。

標示待處理的電子郵件

若要聆聽電子郵件然後使用電話鍵台將郵件標示為待處理,使用者必須執行下列動作:

  1. 按 2。

  2. 按 # 便會重複替換直到達到他們想要標幟為待處理的電子郵件訊息。按 9 來標示郵件為未讀取。

  3. 聆聽電子郵件,或按 33 移至郵件結尾處。

  4. 按兩次 0 (零),存取更多選項。

  5. 按 44,將郵件標示為待處理。

此程序如下圖所示。

標示待處理的電子郵件

回到頁首

若要使用語音來聆聽電子郵件並隱藏對話,讓語音郵件系統不繼續唸出相同電子郵件對話中的其他電子郵件,使用者必須執行下列動作:

  1. 說「電子郵件」。

  2. 直到達到其所需要的電子郵件訊息便會重複替換說 」 下的郵件 」。標記為未讀取郵件 Say"未讀取標記 」。

  3. 聆聽電子郵件,或說「結束」移至郵件結尾處。

  4. 說 「 隱藏 」 或 「 隱藏交談"隱藏交談。將會讀取下一個電子郵件訊息從不同的交談。

此程序如下圖所示。

隱藏電子郵件交談

若要使用電話按鍵來聆聽電子郵件並隱藏對話,讓語音郵件系統不繼續唸出相同電子郵件對話中的其他電子郵件,使用者必須執行下列動作:

  1. 按 2。

  2. 按 # 便會重複替換直到達到他們想要隱藏電子郵件訊息。按 9 來標示郵件為未讀取。

  3. 聆聽電子郵件,或按 33 移至郵件結尾處。

  4. 若要隱藏交談按 99。將會讀取下一個電子郵件訊息從不同的交談。

此程序如下圖所示。

隱藏電子郵件交談
注意事項注意事項:
當交談隱藏的時則會隱藏僅針對目前工作階段。使用者若登出,然後再重新登入至其信箱、 語音郵件系統將會讀取相同交談中的電子郵件。

回到頁首

使用者可以透過電話聆聽、回覆、建立及轉寄其行事曆中的會議邀請和約會。

例如,使用者已上午 10:00 的會議不過,因為未預期的延遲,而使用者能落後 15 分鐘。使用者可以通知其他會議出席者的Outlook語音存取呼叫電話號碼、 登入他們的信箱,並再行事曆中的工作日存取會議的清單。語音郵件系統會讀取 10:00 A.M.會議的會議要求之後,使用者可以使用 「我將會晚到」 功能來通知所有與會者的使用者將會晚 15 分鐘。每個出席者會收到電子郵件通知他們的使用者將會晚 15 分鐘。使用者也有附加語音信箱訊息的選項。

在另一個範例中,使用者可能會有決定要排程在極短明整日會議的重要用戶端。使用者必須取消當天的所有其他會議中的最簡單的可行方式。使用 [清除我的行事曆] 功能,使用者可以快速和輕鬆清除其行事曆的一天。

若要使用語音來傳送「我將會晚到」訊息給與會者,該使用者必須撥打 Outlook 語音存取號碼、輸入他們的分機號碼和 PIN 碼,然後執行下列動作:

  1. 說「今天的行事曆」,存取他們的行事曆。

  2. 聆聽會議邀請,以尋找要傳送「我將會晚到」訊息的會議。

  3. 讀取會議邀請之後,說「我將會晚到」。

  4. 語音郵件系統要求,"如何落後 」?說"10 分鐘"。

  5. 語音郵件系統要求,"您要的訊息錄音嗎?"若是如此,說"Yes"記錄訊息,並再 say"傳送它。 」如果不使用,說 [否]。

此程序如下圖所示。

傳送「我將會晚到」

若要使用電話按鍵來傳送「我將會晚到」訊息給與會者,該使用者必須撥打 Outlook 語音存取號碼、輸入他們的分機號碼和 PIN 碼,然後執行下列動作:

  1. 按 3 存取他們的行事曆。

  2. 聆聽會議邀請,以尋找要傳送「我將會晚到」訊息的會議。

  3. 讀取該會議邀請之後,按 3。

  4. 語音郵件系統要求,"如何落後 」?在電話鍵台輸入 10。

傳送「我將會晚到」訊息

回到頁首

若要取消會議,使用者必須是會議召集人。若要取消使用其語音會議,會議召集人必須執行下列動作:

  1. 說「今天的行事曆」。

  2. 聆聽會議邀請,以尋找要取消的會議。

  3. 讀取該會議邀請之後,說「取消會議」。

  4. 說「是」確認取消會議。

  5. 會議召集人如果選擇傳送語音訊息,則可以說「是」、錄製訊息,然後說「傳送」。

此程序如下圖所示。

取消會議

若要取消會議,使用者必須是會議召集人。若要取消會議使用電話鍵盤,會議召集人必須執行下列動作:

  1. 按 3。

  2. 聆聽會議邀請,以尋找要取消的會議。

  3. 按 7 取消會議。

  4. 如果會議召集人選擇傳送語音訊息,則他們可以按下列其中一項:

    • #,停止錄製訊息。

    • 1,接受錄製的訊息。

此程序如下圖所示。

取消會議

回到頁首

若要使用語音來清除行事曆,使用者必須執行下列動作:

  1. 說「今天的行事曆」。

  2. 說「清除我的行事曆」。

  3. 輸入要清除的時間或天數。

  4. 語音郵件系統詢問是否要附加錄製的語音訊息。若是如此,說"Yes"記錄訊息,並再 say"傳送它。 」如果不使用,說 [否]。

此程序如下圖所示。

清除我的行事曆

若要使用電話按鍵來清除行事曆,使用者必須執行下列動作:

  1. 按 3。

  2. 按 00 移至 [更多選項] 選單。

  3. 按 77 清除他們的行事曆。

  4. 輸入要從行事曆清除的時數。

  5. 如果使用者選擇傳送語音訊息,則他們可以執行下列其中一項:

    • 按 #,不要傳送語音訊息。

    • 在系統提示時錄製語音訊息、按 # 停止錄製訊息,然後按 1 接受錄製的訊息。

此程序如下圖所示。

清除我的行事曆

回到頁首

若要使用語音來接受會議邀請,使用者必須執行下列動作:

  1. 說「電子郵件」以存取他們的電子郵件。

  2. 聆聽含有會議邀請的電子郵件。

  3. 說「接受」,接受會議邀請。

此程序如下圖所示。

接受會議邀請

若要使用電話按鍵來接受會議邀請,使用者必須執行下列動作:

  1. 按 2 存取他們的電子郵件。

  2. 聆聽含有會議邀請的電子郵件。

  3. 按 4 接受會議邀請。

此程序如下圖所示。

接受會議邀請

若要使用語音來回覆會議邀請,使用者必須執行下列動作:

  1. 說「今天的行事曆」。

  2. 聆聽會議邀請,以尋找要回覆的會議邀請。

  3. 說「更多選項」,開啟 [更多選項] 功能表。

  4. 說「回覆」,回覆會議召集人。

  5. 錄製訊息。

  6. 說「傳送」。

此程序如下圖所示。

回覆會議邀請

若要使用電話按鍵來回覆會議邀請,使用者必須執行下列動作:

  1. 按 3。

  2. 聆聽會議邀請,以尋找要回覆的會議邀請。

  3. 按 00 取得更多選項。

  4. 按 8 回覆會議召集人。

  5. 錄製訊息,然後按 #。

  6. 按 1 接受錄製的訊息並傳送該訊息。

此程序如下圖所示。

回覆會議邀請

回到頁首

使用者可以管理其個人選項及使用Outlook語音存取的連絡人。他們可以:

  • 撥打電話給個人連絡人。

  • 尋找並撥打電話給目錄中的使用者。

  • 透過電話設定個人選項 (例如變更他們的 PIN 碼)。

當使用者第一次設定他們的信箱時,他們必須先建立個人和來電者會聽到當使用者將無法接聽其電話的自動回覆問候語。如果例如使用者瞭解他們有遺忘開啟語音問候語,會授與來電者撥打如果有發生即時問題的替代號碼自動回覆,使用者可以存取其個人選項及記錄並開啟自動回覆問候語從任何電話使用Outlook語音存取。

如果使用者有一些與客戶相關的重要資訊需要與客戶經理連絡,該使用者可以撥打 Outlook 語音存取的專用號碼、透過電話按鍵使用目錄搜尋功能來尋找客戶經理,然後撥打電話。

注意事項注意事項:
使用者存取 [個人選項] 功能表時,必須使用電話按鍵。

若要使用語音來錄製個人問候語,使用者必須撥打 Outlook 語音存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作:

  1. 說「個人選項」以存取個人選項。

  2. 按 2 錄製問候語。

  3. 按 1 到記錄的個人問候語。如果使用者需要重新錄製的個人問候語,按 2。

  4. 按 # 停止錄製個人問候語。

  5. 按 1 接受個人問候語。

此程序如下圖所示。

錄製您的個人問候語

若要使用電話按鍵來錄製個人問候語,使用者必須撥打 Outlook 語音存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼,然後執行下列動作:

  1. 按 6 存取個人選項。

  2. 按 2 錄製問候語。

  3. 按 1 到記錄的個人問候語。如果使用者需要重新錄製的個人問候語,按 2。

  4. 按 # 停止錄製個人問候語。

  5. 按 1 接受個人問候語。

此程序如下圖所示。

錄製您的個人問候語
注意事項注意事項:
當使用者變更其電話問候語時,也可以選擇要開啟或關閉其電子郵件的自動回覆訊息。

回到頁首

若要使用語音來傳送語音訊息給其他啟用 UM 功能的使用者,使用者必須執行下列動作:

  1. 說「目錄」。

  2. 說要尋找的人員姓名。

  3. 從清單中選取正確的人員。

  4. 說「傳送訊息」,然後錄製語音訊息。

  5. 說「寄送」,寄送訊息。

此程序如下圖所示。

傳送語音訊息給某個使用者

若要使用電話按鍵來傳送語音訊息給其他啟用 UM 功能的使用者,使用者必須執行下列動作:

  1. 按 4 搜尋連絡人。

  2. 按 00 在目錄中尋找人員。

  3. 使用電話按鍵拼出要尋找的人員姓名。

  4. 從清單中選取正確的人員。

  5. 按 3 傳送語音訊息給該人員。

  6. 錄製語音訊息,然後按 # 停止錄製。

  7. 按 1 接受錄製的訊息並加以傳送。

此程序如下圖所示。

傳送語音訊息給某個使用者

若要使用語音來變更 PIN 碼,使用者必須執行下列動作:

  1. 說「個人選項」。

  2. 按 3 變更 PIN 碼。

  3. 輸入新的 PIN 碼,然後按 #。

  4. 按 # 確認新的 PIN 碼。

此程序如下圖所示。

變更 PIN

若要使用電話按鍵來變更 PIN 碼,使用者必須執行下列動作:

  1. 按 6 存取個人選項。

  2. 按 3 變更 PIN 碼。

  3. 輸入新的 PIN 碼,然後按 #。

  4. 按 # 確認新的 PIN 碼。

此程序如下圖所示。

變更 PIN

回到頁首

 
顯示: