建立和編輯欄位

  • 發行項

 

發行︰ 2016年11月

適用於： Dynamics CRM 2015

在 Microsoft Dynamics 365，欄位定義可用來在實體中儲存資料的個別資料項目。 欄位有時被開發人員稱為屬性。 您可以使用方案總管中的自訂工具來編輯允許自訂的系統欄位，或建立、編輯或刪除自訂實體。

本主題內容

建立和編輯欄位

欄位的類型

影像欄位

刪除欄位

設定欄位的受管理的屬性

建立和編輯欄位

在您建立自訂欄位之前，評估使用現有欄位是否符合您的需求。其他資訊：建立新的中繼資料或使用現有的中繼資料

您建立的任何自訂欄位的名稱部分是自訂首碼。 根據您使用之解決方案的解決方案發行者，設定這個自訂首碼。 如果您關心自訂首碼，請確定您使用未受管理的解決方案或自訂首碼為此實體所需的預設方案。 如需有關如何變更自訂首碼的資訊，請參閱解決方案發行者。

您可以使用多種方式存取應用程式中的欄位：

  • 您可以從方案總管展開實體，並選擇 [欄位] 節點。 從欄位清單中，選擇 [新增] 建立新欄位，或按兩下清單上任何的欄位進行編輯。

  • 展開實體並選擇 [表單] 節點。 在表單編輯器中開啟表單，並在 [欄位總管] 下方選擇 [新欄位] 建立新的欄位。 對於任何已經新增至表單的欄位，您可以按兩下欄位顯示 [欄位屬性]。 在 [詳細資料] 索引標籤上，選擇 [編輯]。

    • 另一種巡覽至表單編輯器的方式是使用任何實體記錄之命令列上的 [表單] 命令。

  • 如果您使用中繼資料瀏覽器工具，請使用 [實體中繼資料瀏覽器] 頁面檢視特定實體的詳細資料，然後選擇 [屬性] 按鈕。 如果欄位可編輯，則可以選擇 [編輯屬性] 按鈕編輯欄位。其他資訊：使用中繼資料瀏覽器

所有欄位都有下列屬性：

屬性

描述

顯示名稱

在包含此屬性之清單頁首中顯示為標籤的名稱。 這也是此欄位在表單中出現時的預設標籤，但是每個表單中的標籤文字可以單獨進行編輯。

名稱

這個欄位是根據您輸入的這個 [顯示名稱] 預先填入。 它包括解決方案發行者自訂首碼。 您可以稍後變更 [顯示名稱]，但是無法在儲存欄位之後變更 [名稱]。

欄位需求

共有三個選項：

  • 列席者

    這個欄位不需要資料儲存記錄。

  • 業務建議

    這個欄位不需要資料儲存記錄。 但是藍色星號會在欄位附近出現以表示它是很重要。

  • 業務需求

    如果這個欄位中沒有資料，這個記錄就無法儲存。

    讓欄位變成業務需求欄位時，請小心。 如果人員因為沒有正確資訊可輸入至必要欄位而無法儲存記錄，他們將會抗拒使用應用程式。 人員可能只是為了要儲存記錄和完成其工作，而輸入不正確的資料。

    當記錄中的資料會隨著人員進行處理而變更時，您可以使用商務規則或表單指令碼來變更需求等級。其他資訊：建立和編輯商務規則

可搜尋

當欄位為可搜尋時，會在 [進階尋找] 中出現，並且可在自訂檢視時供您使用。 當您不使用的實體中有欄位時，請使用這個屬性。 將此屬性設定為 [否] 會減少顯示給使用進階尋找的人員的選項數目。

欄位安全性

對於自訂欄位，請啟用此項以允許此欄位參與欄位層級安全性。

稽核

停用此項，讓這個欄位中的資料不會包含在稽核資料中。

描述

當欄位顯示在表單中時，設定顯示為工具提示的文字。其他資訊：影片：Microsoft Dynamics CRM 可自訂的工具提示

Type

選取記錄的類型。 視選取的類型而定，您會有不同的選項。其他資訊：欄位的類型

任何提供直接文字輸入的欄位都會有 [輸入法模式]。 輸入法 (IME) 會用於東亞語言，例如日文。 IME 可讓使用者使用標準 101 鍵鍵盤，輸入東亞書寫語言中使用的數千種不同字元。

建立或編輯實體欄位

當現有系統實體沒有符合需求的欄位時，建立新欄位以擷取資料。 建立新的欄位之後，務必將它們包含在實體的表單與檢視表中，才能從 Microsoft Dynamics 365 相關使用者介面使用它們。 您也可以將新欄位新增至具有下列限制的報表：

  • 受管理的解決方案中某些系統實體或自訂實體可能不允許您新增欄位。

  • 受管理的解決方案中某些系統欄位或自訂欄位可能不允許您進行編輯。

  • 預設解決方案是一種特殊的未受管理解決方案，會顯示任何受管理或未受管理解決方案中的所有解決方案元件。 您無法編輯受管理解決方案內容中的任何項目。 但是，當中的所有項物都會在您的預設解決方案中，因此您不需要這樣做。

  1. 請確保您在 Microsoft Dynamics CRM 中擁有系統管理員資訊安全角色或相等的權限。

  2. 移至 [設定] > [自訂]。

  3. 選擇 [自訂系統]。

  4. 在 [元件] 底下，展開 [實體]，然後展開您想要的實體。

  5. 選取 [欄位]。

    • 若要新增欄位，請選取動作工具列中的 [新增]，並輸入 [顯示名稱] 以產生 [名稱]。

      - 或 -

    • 若要編輯一個或多個欄位，請選取要修改的欄位 (使用 SHIFT 鍵)，然後選取動作工具列上的 [編輯]。 您可以變更下列欄位：

      • 針對 [欄位需求]，選取它是選擇性、建議或必要。

      • 在 [可搜尋] 中，選取是否要將此欄位包含在此實體之 [進階尋找] 顯示的欄位清單中，以及包含在快速尋找檢視表和查詢檢視表中自訂尋找欄時可用的欄位。

      • 對於 [欄位安全性]為此欄位啟用或停用此功能。

      • 對於 [稽核]，請為此欄位啟用或停用此功能。

    注意

    當您選取多個欄位編輯時，[編輯多個欄位] 對話方塊隨即顯示。 您可以編輯 [欄位需求]、[可搜尋] 和 [稽核]。

  6. 如果是新欄位，請在 [類型] 下，輸入指定之類型的必要資訊。 如果是現有欄位，則不可以修改類型，但是可以修改 欄位的類型 的設定。

  7. 選取欄位的 [欄位類型]、[格式] 及 [最大長度]。

  8. 選取此屬性的 [輸入法模式]。

    注意

    這會指定是否啟用輸入法 (IME) 的使用中狀態。 IME 可讓您輸入和編輯中文、日文和韓文字元。 IME 可以是使用中或非使用中狀態。 使用中狀態接受中文、日文或韓文字元。 非使用中狀態的行為與一般鍵盤類似，而且使用有限的一組字元。

  9. 如果是新欄位，務必新增欄位的 [描述]，以便為使用者提供如何使用新欄位的指示。

  10. 按一下或點選 [儲存後關閉]。

  11. 發行您的自訂。

    • 若要為一個實體發行變更，在 [元件] 底下，選取 [實體]，然後選取要變更的實體。 選取 [動作] 工具列上的 [發行]。

    • 若要發行對多個實體或元件所做的所有變更，請選取 [動作] 工具列上的 [發行所有自訂]。

注意

安裝解決方案或發行自訂可能會干擾正常系統作業。 建議您排程解決方案發行，這能夠將對使用者的干擾降至最低。

欄位的類型

下表包含 Microsoft Dynamics 365 中可用欄位類型的資訊。

欄位類型

描述

可用欄位資料類型

簡單欄位

包含不是根據公式的資料。

單行文字、選項組、兩個選項、影像、整數、浮點數、十進位數、貨幣、多行文字、日期及時間、查詢

導出欄位

包含的計算使用目前實體或相關上層實體的欄位。

單行文字、選項組、兩個選項、整數、十進位數、貨幣、日期及時間

彙總欄位

內含從一個特定記錄的相關記錄計算出的彙總值，或是在階層中計算出的值。

整數、十進位數、貨幣、日期及時間

下表包含欄位資料類型的資訊。

欄位資料類型

描述

單行文字

此欄位可以有最多 4000 個字元的文字。 您可以設定小於這個數目的最大長度。 這個欄位有數種變更文字表現形態的格式選項。 這些選項包括 [電子郵件]、[文字]、[文字區域]、[URL]、[股票看板代號] 和 [電話]。其他資訊：單行文字格式選項

多行文字

此欄位可以有最多 1,048,576 個字元的文字。 您可以設定小於這個數目的最大長度。 當您將此欄位新增至表單時，您可以指定欄位的大小。

選項組

這個欄位提供一組選項。 每個選項有數值和標籤。 新增至表單時，這個欄位會使用選取控制項，而且只能選取一個選項。 在 [進階尋找] 中顯示時，您可以使用挑選清單控制項選取多個要包含在搜尋準則中的選項。

您可以定義單一全域選項組，並設定多個選項組欄位來使用這一組選項。其他資訊：建立和編輯全域選項組

兩個選項

這個欄位提供兩個選項。 每個選項都有對應至 false 或 true 值的 0 或 1 的數值。 每個選項也都有標籤，讓 true 或 false 值可以表示為「是」與「否」、「熱」與「冷」、「開」與「關」或是您要顯示的任何成對標籤。

兩個選項欄位不提供欄位層級的格式選項。 但是當您新增這種欄位至表單時，您可以選擇將其顯示為選項按鈕、核取方塊或選取清單。

狀態

具有通常對應於使用中和非使用中狀態之選項的系統欄位。 某些系統屬性會有其他選項，但是所有自訂屬性都只有 [使用者中] 和 [非使用中] 狀態選項。其他資訊：預設狀態與狀態原因值

您也可以加入自訂狀態轉換來控制哪些狀態選項可供特定實體使用。其他資訊：定義狀態原因轉換

狀態原因

具有提供有關 [狀態] 欄位其他詳細資料之選項的系統欄位。 每個選項都會與其中一個可用的 [狀態] 選項相關聯。 您可以新增和編輯選項。其他資訊：預設狀態與狀態原因值

整數

這個欄位可以有值介於 -2,147,483,648 和 2,147,483,647 之間的整數。 您可以將最大值或最小值限制在這個範圍內。 這個欄位具有會根據欄位顯示方式變更的格式選項 [無]、[期間]、[時區] 和 [語言]。其他資訊：整數格式選項

浮點數

對於這個欄位可含有的介於 -100,000,000,000 和 100,000,000,000 之間的值，最多可以使用 5 個小數點的有效位數。 您可以指定有效位數，以及最小值與最大值。其他資訊：使用正確類型的數字

十進位數

對於這個欄位可含有的介於 -100,000,000,000 和 100,000,000,000 之間的值，最多可以使用 10 個小數點的有效位數。 您可以指定有效位數，以及最小值與最大值。其他資訊：使用正確類型的數字

貨幣

這個欄位可以有介於 -922,337,203,685,477 到 922,337,203,685,477 之間的貨幣值。 您可以設定有效位數，或選擇以特定貨幣或組織使用的單一標準有效位數做為有效位數的基準。其他資訊：使用貨幣欄位

日期及時間

這個欄位具有顯示 [只有日期] 或 [日期及時間] 的格式選項。

圖像

每個支援影像的實體都可以有一個影像欄位。 當實體具有影像欄位時，可以設定此欄位在應用程式中顯示記錄的影像。其他資訊：影像欄位，影片：Microsoft Dynamics CRM 影像資料類型

查詢

允許設定特定類型實體之單一記錄的參考的欄位。 某些系統查詢欄位的行為會不相同。其他資訊：查詢的不同類型

負責人

參考使用者或團隊、已被指派擁有實體記錄之使用者或小組的系統查詢欄位。

唯一識別碼

系統欄位會儲存每個記錄的全域唯一識別碼 (GUID) 值。

單行文字格式選項

下表提供單行文字欄位格式選項的相關資訊。

格式選項

描述

電子郵件

此文字提供 mailto 連結以開啟使用者的電子郵件應用程式。

文字

這個選項會顯示文字。

文字區域

這個格式選項可以用來顯示多行文字。 但是有 4000 個字元的限制，如果需要大量文字，[多行文字] 欄位是比較好的選擇。

網址

此文字提供開啟指定之頁面的超連結。 任何不是以有效通訊協定開頭的文字都會在前面加上 "http://"。

這個欄位只允許 HTTP、HTTPS、FTP、FTPS、ONENOTE 和 TEL 通訊協定。

股票看板代號

對於大部分語言，文字會啟用為開啟 MSN Money 網站的連結，以顯示依股票看板代號呈現之股票價格的詳細資料。

對於某些東亞語言，視窗將會開啟股票看板代號的 Bing 搜尋結果。

電話

在 Web 應用程式中，如果 Skype 或 Lync 用戶端已安裝在電腦上，則可以按一下啟用欄位來啟始使用任一個用戶端的通話。 電話語音提供者 選項位於 [系統設定] 的 [一般] 索引標籤的底部。

對於 平板電腦專用 Microsoft Dynamics CRM，Skype 是唯一可用的電話語音提供者。

其他資訊：影片：Microsoft Dynamics CRM - 電話號碼格式

重要

Lync 已經更名為「商務用 Skype」。 目前，您還是會看 Microsoft Dynamics CRM 中提到 "Lync"，但 CRM 實際上會搭配商務用 Skype 運作。

整數格式選項

下表提供整數欄位格式選項的相關資訊。

格式選項

描述

無​​

這個選項只是顯示數字。

期間

這個格式選項可以用來顯示期間選項的清單。 但儲存在資料庫中的資料永遠都是分鐘數。 欄位看起來像下拉式清單，並且提供像 [1 分鐘]、[15 分鐘]、[30 分鐘] 一直到 [3 天] 的建議選項。 使用者可以選取這些選項。 不過，人員也可以輸入分鐘數，這會解析成這一段時間。 例如，輸入 60，則解析為 1 小時。 或者，也可以輸入「1 小時」或「2 天」，將會解析以顯示該時間。

期間必須以下列格式來輸入：「x 分鐘」、「x 小時」或「x 天」。 時數和天數也可以使用小數點來輸入，例如「x.x 小時」或「x.x 天」。

時區

這個選項會顯示時區的選取清單，例如 [(GMT-12:00) 國際換日線以西] 和 [(GMT-08:00) 太平洋時間 (美國和加拿大)]。 這些時區的每一個都是儲存為數字。 例如，若為時區 [(GMT-08:00) 太平洋時間 (美國和加拿大)]，TimeZoneCode 則為 4。其他資訊：MSDN：TimeZoneCode 類別 (SDK 組件)

語言

這個選項會顯示提供給您的組織的語言清單。 值會顯示為語言名稱的下拉式清單，但是會使用 LCID 代碼將資料儲存為數字。語言碼是四位數或五位數的地區設定識別碼。 您可以在地區設定識別碼 (LCID) 表找到有效的地區設定識別碼值。

使用正確類型的數字

選擇要使用的正確類型數字欄位時，使用 [整數] 或 [貨幣] 類型的選項應該是相當簡單。 在使用 [浮點數] 或 [小數點] 數字之間做選擇時需要更多的考量。

小數點數字會完全依照原本指定的儲存在資料庫中。 浮點數會儲存極為接近的近似值。 當您可以有確切的值時，為何會選擇極為接近的近似值？ 答案是您會取得不同的系統效能。

如果您要提供需要非常精確計算的報表，或是您通常會使用查詢來尋找等於或不等於另一個值的值時，請使用小數點。

當您儲存的資料表示分數，或表示您通常使用大於或小於運算子查詢與另一個值比較的值時，請使用浮點數。 在大部分情況下，小數點和浮點數之間的差異不是很明顯。 除非您需要盡可能最精確的計算，否則浮點數應該很適合您使用。

使用貨幣欄位

貨幣欄位允許組織設定多種用於組織內部記錄的貨幣。 組織中有多種貨幣時，通常會想要能執行計算，使用其基準貨幣來提供值。 當您將貨幣欄位新增至沒有其他貨幣欄位的實體時，會新增兩個額外的欄位：

  • 稱為 [貨幣] 的查詢欄位，您可以設定為針對組織設定的任何使用中貨幣。 您可以在 [設定] > [商業管理] > [貨幣] 中，為組織設定多個使用中貨幣。 您可以在那裡指定貨幣以及與組織設定之基準貨幣的匯率。 如果您有多個使用中貨幣，您可以將貨幣欄位新增至表單，並允許人員指定應將哪一種貨幣套用至此記錄的貨幣值。 這會變更表單中貨幣欄位顯示的貨幣符號。

    個人也可以變更其個人選項，為其建立的記錄選取預設貨幣。

  • 稱為 [匯率] 的小數點欄位，這個欄位會提供與實體相關聯之選定貨幣相對於基準貨幣的匯率。 如果將這個欄位新增至表單，人們可以看到值，但無法加以編輯。 匯率會和貨幣一起儲存。

對於您新增的每個貨幣欄位，會新增另一個在名稱前面加上首碼 "_Base" 的貨幣欄位。 這個欄位會儲存您新增之貨幣欄位值的計算和基準貨幣。 同樣地，如果將這個欄位新增至表單，則無法加以編輯。

設定貨幣欄位時，您可以選擇有效位數值。 基本上有三個選項，如下表所示。

選項

描述

定價小數點有效位數

這是價格要使用的單一組織有效位數，位於 [設定] > [管理] > [系統設定] > [一般索引標籤]。

貨幣有效位數

這個選項會套用為記錄中貨幣定義的有效位數。

特定有效位數值 0 – 4

這些設定允許定義特定的一組有效位數。

查詢的不同類型

當您建立新的查詢欄位時，您是在目前使用的實體與定義給查詢的 [目標記錄類型] 之間建立新的多對一 (N:1) 實體關聯。 這個關聯有其他設定選項，在建立和編輯實體關聯中會說明這些選項。 但是所有的自訂查詢都只能允許單一目標記錄類型之單一記錄的參考。

不過，您應該要知道並非所有查詢的行為都是以這種方式表現。 系統查詢多種不同的類型，如下所示。

查詢類型

描述

簡易

允許特定實體的單一參考。 所有的自訂查詢都是這種類型。

客戶

允許客戶或連絡人記錄的單一參考。 這些查詢適用於Opportunity、Case、Quote、Order和Invoice實體。 如果您的客戶永遠是一種類型，這些實體也有您可以使用的不同Account和Contact查詢。 或者，也可以兩者都包含，而不使用Customer查詢。

負責人

允許團隊或使用者記錄的單一參考。 所有團隊或使用者擁有的實體都會有下列其中一項。

當事人清單

允許多個實體的多個參考。 這些查詢存在於 Email 實體的 [收件者:] 和 [副本:] 欄位中。 它們也用於 Phone 和 Appointment 實體。

相關

允許多個實體的單一參考。 這些查詢存在於活動中使用的相關欄位。

影像欄位

使用影像欄位來為應用程式中的每個記錄顯示單一影像。 每個實體可以有一個影像欄位。 您可以將影像欄位新增至自訂實體，但不是新增至系統實體。 下列系統實體具有影像欄位。 那些以星號標記的是預設啟用的項目。

Account *

Article

Campaign

案例

Competitor *

Connection

Contact *

Contract

Currency

Email Server Profile

Goal

Invoice

Lead *

Mailbox

Opportunity Product

Order

Organization

Product *

Publisher *

Queue

Resource *

Sales Literature

Territory

User*

即使實體具有影像欄位，在應用程式中顯示該影像需要額外的步驟。 在實體定義中，[主要影像] 欄位值會設為 [無] 或 [實體影像]。 選擇 [實體影像] 將影像顯示應用程式中。其他資訊：建立及編輯實體

當實體啟用影像顯示時，所有沒有影像的記錄都會顯示預留位置影像。 例如，Lead實體：

CRM 中潛在客戶實體表單的預留位置影像

使用者可以選擇預設影像，從其電腦中上傳圖片。 影像必須小於 5120 KB，而且必須是下列其中一個格式：

  • jpg

  • jpeg

  • gif

  • tif

  • tiff

  • bmp

  • png

上傳影像時，影像會轉換為 .jpg 格式，而且所有下載的影像也會使用這個格式。 如果上傳動畫 .gif，則只會儲存第一個畫面格。

上傳影像時，影像會調整為 144 像素 x 144 像素的最大大小。 人員應該在上傳之前調整大小或裁剪影像，讓影像使用這個大小正常顯示。 所有影像都是裁剪為方形。 如果影像兩邊都小於 144 個像素，取得影像會裁剪為較小一邊尺寸的方形。

刪除欄位

身為系統管理員資訊安全角色，您可以刪除不是受管理的解決方案一部分的任何自訂欄位。 當您刪除欄位時，儲存在欄位中的所有資料都會遺失。 從刪除的欄位復原資料唯一的方式是，從欄位刪除之前的時間點還原資料庫。

在刪除自訂實體之前，您必須移除可能存在於其他解決方案元件的所有相依性。 開啟欄位，並使用功能表列中的 [顯示相依性] 按鈕來檢視所有 [相依元件]。 例如，如果欄位是用於表單或檢視表，您必須先從這些解決方案元件中移除欄位的參考。

如果您刪除查詢欄位，則會自動刪除其 1:N 實體關聯。

設定欄位的受管理的屬性

只有當您將欄位包含在受管理的解決方案中，並將解決方案匯入至另一個組織時，受管理的屬性才適用。 這些設定可讓解決方案開發人員對於使用者在其自訂此欄位時安裝其受管理的解決方案的自訂層級有一些控制權。 若要為欄位設定受管理的屬性，請選擇功能表列上的 [受管理的屬性]。

[可自訂] 選項控制其他選項。 如果這個選項是 False，其他設定都不適用。 設為 True 時，您可以指定其他自訂選項。

如果欄位是可自訂，您可以將下列選項設定為 True 或 False：

  • 可修改顯示名稱

  • 可變更需求等級

  • 可以變更其他屬性

這些選項不需加以說明。 如果所有個別選項都設定為 False，則不妨將 [可自訂] 設定為 False。

另請參閱

建立和編輯中繼資料
建立及編輯實體
建立和編輯實體關聯
建立和編輯全域選項組
預設狀態與狀態原因值
編輯狀態原因轉換
設定自訂案例來源的自訂圖示
定義彙總欄位
定義導出欄位
日期及時間欄位的行為與格式
部落格：Microsoft Dynamics CRM Online 部落格

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