Exchange Online 中的全組織郵件免責聲明、簽名、頁尾或頁首 (部分內容為機器翻譯)

發行項
02/27/2024

在 Exchange Online 組織或獨立 Exchange Online Protection (EOP) 沒有 Exchange Online 信箱的組織中，您可以將 HTML 或純文字法律免責聲明、揭露聲明、簽章或其他資訊新增至進入或離開組織的電子郵件訊息頂端或底部。若要這樣做，您可以建立郵件流程規則 (也稱為傳輸規則) ，以將必要的資訊新增至郵件。

附註：

用戶可以在 Outlook 或之前稱為 Outlook Web App) 的 Outlook 網頁版 (中，將簽章套用至自己的傳出訊息。如需詳細資訊，請參閱在 Outlook 網頁版中建立和新增電子郵件簽章。
如果您只想要將資訊新增至傳出訊息，您必須新增對應的條件 (例如，位於組織外部的收件者) 。根據預設，郵件流程規則會套用至傳入和傳出訊息。
若要避免在電子郵件交談中新增多個免責聲明，請新增在免責聲明中尋找唯一文字的例外狀況。此例外狀況可確保免責聲明只會新增至原始訊息。
測試免責聲明。當您建立郵件流程規則時，可以選擇立即開始使用它 (強制執行) ，或先測試並記錄結果。建議您先測試所有郵件流程規則，再將它們設定為 [強制]。

開始之前有哪些須知？

每個程序的預估完成時間：7 分鐘。
如需 Exchange 系統管理中心 (EAC) 的相關信息，請參閱 Exchange Online 中的 Exchange 系統管理中心。若要連線至 Exchange Online PowerShell，請參閱連線至 Exchange Online PowerShell。若要連線到獨立 EOP PowerShell，請參閱連線到獨立 Exchange Online Protection PowerShell。
您必須已獲指派權限，才能執行這些程序。若要查看您需要哪些許可權，請參閱 Exchange Online 中功能許可權一文中的「郵件流程」專案。
如需可套用至本文程序的鍵盤快捷方式相關信息，請參閱 Exchange 系統管理中心的鍵盤快捷方式。

提示

有問題嗎？在 Exchange 論壇中尋求協助。請造訪論壇：Exchange Online 或 Exchange Online Protection。

使用 EAC 新增免責聲明或其他電子郵件頁首或頁尾

在 EAC 的 https://admin.exchange.microsoft.com中，移至 [郵件流程>規則]。或者，若要直接移至 [規則] 頁面，請使用 https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules。
在 [ 規則] 頁面上，選取 [+新增規則]，然後選取 [ 套用免責聲明]。
在開啟的新規則精靈中，於 [ 設定規則條件 ] 頁面上設定下列設定：
- 名稱：輸入規則的唯一名稱。
- 如果：選取識別哪些訊息取得免責聲明的條件，請套用此規則。例如：
  - 收件者>是外部/內部
  - 在開啟的 [選取收件者位置 ] 飛出視窗中，選取 [ 組織外部]，然後按兩下 [ 儲存]。
  或者，如果您想要將此規則套用至進入或離開組織的每個訊息，請從 [套用此規則時套用] 下拉式清單中選取 [套用至所有訊息]。
- 執行下列動作：確認將 免責聲明套用至訊息， 並 選取附加免責聲明 。如果您要將免責聲明文字放在訊息頂端，請改為選取 [在免責聲明之前] 。
  - 選 取 [輸入文字 ] 鏈接以輸入免責聲明的文字，然後選取 [ 儲存]。
    
    免責聲明文字可以包含 HTML 標記和內嵌階層式樣式表 (CSS) 標記。您可以使用 IMG 標記新增影像。免責聲明文字也支援下列使用寄件者值的令牌：
    - %%City%%
    - %%Company%%
    - %%CountryOrRegion%%
    - %%Department%%
    - %%DisplayName%%
    - %%Fax%%
    - %%FirstName%%
    - %%HomePhone%%
    - %%Initials%%
    - %%LastName%%
    - %%Manager%%
    - %%MobilePhone%%
    - %%Notes%%
    - %%Office%%
    - %%Pager%%
    - %%Phone%%
    - %%PostalCode%%
    - %%PostOfficeBox%%
    - %%StateOrProvince%%
    - %%StreetAddress%%
    - %%標題%%
    - %%UserPrincipalName%%
    - %%WindowsEmailAddress%%
  - 如果無法在訊息中插入免責聲明，請選取 [ 選取一個 ] 連結以輸入後援動作。
  - 在 [ 指定後援動作 ] 頁面上，從下拉式清單中選擇值，然後選取 [ 儲存]。
- 除非：若要新增防止在電子郵件交談中新增多個免責聲明的例外狀況，請設定下列設定：
  - 選 取 [主旨或本文] ， [主旨] 或 [本文] 符合這些文字模式。
  - 在開啟的 [ 指定單字或詞組 ] 飛出視窗中，輸入免責聲明中的單字或片語，選取 [ 新增]，然後選取 [ 儲存]。
完成時，按 [下一步]。
在 [ 設定規則設定 ] 頁面上，設定下列設定：
- 規則模式：保留預設值 [強制 ] 選取以立即開啟規則，或選取 [不含原則 提示的測試 ] 來記錄結果，而不實際將免責聲明新增至訊息。
- 嚴重性：指派出現在訊息記錄檔中的嚴重性層級。有效值為：
  - 低
  - Medium
  - High
  - 非稽核
  - 未指定
- 在上啟用此規則 ，然後 停用此規則：選擇性地選取規則作用中時的日期時間範圍。
- 停止處理更多規則：選擇性地在免責聲明規則處理訊息之後，停止將更多規則套用至訊息。
- 如果規則處理未完成，請延遲訊息：如果規則無法處理訊息，則選擇性地延遲訊息。
- 在訊息中比對寄件者地址：選取下列其中一個值：
  - 標頭：只會檢查訊息標頭。此值為預設值。
  - 信封：只會檢查 SMTP 訊息信封。
  - 標頭或信封：同時檢查郵件標頭和 SMTP 訊息信封。
- 批注：選擇性地輸入批注以協助描述規則。
完成時，按 [下一步]。
在 [ 檢閱和完成] 頁面上，檢閱規則的設定，然後選取 [ 完成]。

使用 Exchange Online PowerShell 新增免責聲明或其他電子郵件頁首或頁尾

使用 New-TransportRule Cmdlet 建立免責聲明規則。如需詳細的參數資訊，請參閱 Exchange Online 中的郵件流程規則條件和 (述詞) 例外狀況。

下列範例會建立新的郵件流程規則，以在組織外部傳送的所有電子郵件訊息結尾新增免責聲明和影像：

New-TransportRule -Name "External Disclaimer" -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerText "<h3>Disclaimer Title</h3><p>This is the disclaimer text.</p><img alt='Contoso logo' src='http://www.contoso.com/images/logo.gif'>"

下列範例會建立新的郵件流程規則，在所有傳出郵件的開頭新增一個月的公告：

New-TransportRule -Name "March Special" -Enabled $true -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -ActivationDate '03/1/2017' -ExpiryDate '03/31/2017'-ApplyHtmlDisclaimerText "<table align=center width=200 border=1 bordercolor=blue bgcolor=green cellpadding=10 cellspacing=0><tr><td nowrap><a href=http://www.contoso.com/marchspecials.htm>Click to see March specials</a></td></tr></table>"

如何知道這是否正常運作？

若要確認您已成功建立免責聲明，且免責聲明如預期般運作，請執行下列步驟：

將純文本電子郵件和符合您所定義之條件和例外狀況的 HTML 電子郵件傳送給自己，並確認文字會如預期般顯示。
如果您新增例外狀況以避免在交談中將免責聲明新增至後續訊息，請將測試訊息轉送給您自己，以確認您沒有取得額外的免責聲明複本。
自行傳送一些不應該取得免責聲明的訊息，並確認不包含免責聲明。

免責聲明規則的後援選項

例如，如果郵件流程規則無法修改郵件以新增免責聲明 (，則郵件會) 加密，您必須指定該怎麼做。此應變稱為規則的 後援選項 。免責聲明規則的可用後援選項如下：

包裝：系統會建立新的訊息，並將原始訊息新增為附件。免責聲明文字會新增至傳遞給收件者的新訊息。此後援選項名稱是預設值。
- 檢查訊息屬性的後續郵件流程規則 (例如，訊息本文) 中的郵件主旨或文字會檢查新的訊息，而非原始訊息 (現在是新郵件) 中的附件。如果您想要其他規則檢查原始訊息並採取行動，請確定這些規則會在免責聲明規則之前套用，方法是針對免責聲明規則使用較低的優先順序，並針對其他規則使用較高的優先順序。
- 如果將原始訊息插入為新訊息附件的程序失敗，則不會傳遞原始訊息。原始訊息會在非傳遞報表中傳回給寄件者， (也稱為 NDR 或退回的訊息) 。
忽略：系統會忽略規則，且傳遞原始訊息時不含免責聲明。
拒絕：原始訊息會傳回給 NDR 中的寄件者。

在 EAC 中，您會在規則動作中選取後援選項。在 Exchange Online PowerShell 中，您會使用 ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction 參數。