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Exchange eDiscovery 中項目] 無法搜尋

Exchange 2013
 

適用版本:Exchange Online, Exchange Server 2013

上次修改主題的時間:2016-12-09

就地 ediscovery Exchange Server 2013和Exchange Online、 會信箱項目,不能索引 Exchange 搜尋所或,僅部分編無法搜尋的項目。無法搜尋的項目通常包含無法編製索引,附加至電子郵件訊息檔案。以下是幾個原因檔案無法編製索引的搜尋和無法搜尋的項目附加至電子郵件訊息時所傳回的原因:

  • 檔案類型不支援索引編製,因為未安裝為該檔案格式編製索引的搜尋篩選器 (也稱為 IFilter)。

  • 該檔案類型已停用索引編製功能。

  • 檔案類型支援索引編製,但在編製特定檔案的索引時發生錯誤。

  • 檔案已使用非 Microsoft 技術加密。

  • 檔案受密碼保護。

若要順利進行 eDiscovery 搜尋,您的組織可能必須檢閱無法搜尋的項目。您可以指定在您將 eDiscovery 搜尋結果複製到探索信箱或將其匯出至 PST 檔案時,是否要包含無法搜尋的項目。

特定類型的檔案,例如點陣圖或 MP3 檔案不包含內容編製索引。因此,Exchange 搜尋不執行全文檢索索引在這些類型的檔案。這些類型的檔案被視為為不受支援的檔案類型。也有其全文檢索索引已停用,預設值或以系統管理員的檔案類型。不支援但已停用檔案類型視為 eDiscovery 搜尋中無法搜尋的項目。這些類型的檔案,通常是附加至電子郵件訊息,並包含設定當您包含無法搜尋的項目時複製或匯出搜尋結果的結果。支援但已停用檔案格式的清單,查看依 Exchange 搜尋編製索引的檔案格式。在Exchange Server 2013,管理員可停用索引支援的檔案格式使用Set-SearchDocumentFormat指令程式。此指令程式無法使用Exchange Online中。

若要識別特定信箱中無法搜尋的項目,您可以執行 Get-FailedContentIndexDocuments 指令程式,以取得您選擇要在搜尋結果中包含無法搜尋的項目時所將複製或匯出的項目清單。

並不是只要含有不受支援的檔案附件,該郵件就會自動傳回為無法搜尋的項目。這是因為其他檔案內容 (例如檔案名稱) 仍會編入索引,而可供搜尋。例如,進行 "financial" 的關鍵字搜尋時,只要該關鍵字出現在檔案名稱中,就會傳回含有不受支援之檔案附件的郵件。如果該關鍵字只出現在附加檔案的內文中,郵件就會傳回為無法搜尋的項目。

同樣地,當信箱項目的其他內容 (已編入索引並可供搜尋) 符合搜尋準則時,含有不受支援之檔案附件的郵件也會包含在搜尋結果中。會編入搜尋索引中的郵件內容,包括傳送和接收日期、寄件者和收件者、附件的檔案名稱,以及郵件內文中的文字。因此,即使郵件附件是無法搜尋的,但只要有其他郵件內容值符合搜尋準則,郵件就會包含在一般搜尋結果中。事實上,郵件即使含有無法搜尋的附件項目卻仍包含在一般搜尋結果中,是很常見的。

如需可編入搜尋索引的電子郵件內容清單,請參閱依 Exchange 搜尋編製索引編製郵件內容

您的組織可能必須對無法搜尋的項目執行識別和進一步的處理,才能夠確認這些項目的本質、內容和相關性。若要在 eDiscovery 搜尋結果中包含無法搜尋的項目,您可以在複製或匯出搜尋結果時使用無法搜尋的項目選項。在 Exchange 或 Exchange Online 中使用就地 eDiscovery 時若要包含無法搜尋的項目,請在將搜尋結果複製到探索信箱或將其匯出至 PST 檔案時,選取 [包含無法搜尋的項目] 選項。在 SharePoint 或 SharePoint Online 中使用 eDiscovery 中心時若要包含無法搜尋的項目,請選取 [包含已加密或格式無法辨識的項目] 選項。

複製或匯出無法搜尋的項目時,請切記下列事項:

  • 當您將無法搜尋的項目複製到探索信箱時,任何無法搜尋的項目都會複製到名為 [無法搜尋] 的個別資料夾,其位置在包含搜尋結果的資料夾之下。如果您在匯出搜尋結果時選擇包含無法搜尋的項目,無法搜尋的項目將會匯出至個別的 PST 檔案。

  • 當您在搜尋結果中包含無法搜尋的項目時,信箱中所有無法搜尋的項目只要被搜尋到就會傳回,無論搜尋準則為何。

  • 如果您選擇在搜尋結果中包含所有信箱項目,或是搜尋查詢未指定任何關鍵字,或僅指定了日期範圍,則在您選取要包含無法搜尋的項目選項時,無法搜尋的項目將無法複製到 [無法搜尋] 資料夾。這是因為所有項目 (包括任何無法搜尋的項目) 都將自動包含在一般搜尋結果中。

  • 如前所述,由於郵件內容和中繼資料會編入索引中,因此若該關鍵字出現在附加了無法搜尋的檔案之郵件的內容或中繼資料中,關鍵字搜尋就可能傳回結果。在此情況下,相同信箱項目的兩個副本也會包含在搜尋結果中。若要防止這種重複狀況,而只在一般搜尋結果中包含一個項目副本,您可以在複製或匯出搜尋結果時選取 [啟用重複資料刪除] 選項。

  • 在搜尋結果中包含無法搜尋的項目,也可能會對顯示的預估搜尋結果造成影響。如果您在複製搜尋結果時包含無法搜尋的項目,則預估項目總計數和預估大小總計將會包含無法搜尋的項目。

若想進一步了解如何在搜尋結果中包含無法搜尋的項目,請參閱:

  • 即使是支援 Exchange 搜尋且已編製全文檢索的檔案類型,也可能有索引或搜尋錯誤會導致檔案傳回為無法搜尋的項目。例如,在搜尋非常大的 Excel 檔案時,可能有部分會順利完成,但接著則因為超出檔案上限而失敗。在此情況下,相同的檔案即有可能傳回為搜尋結果,同時又傳回為無法搜尋的項目。

  • 使用 Microsoft 技術加密的附加檔案會由「Exchange 搜尋」編入索引,並可供搜尋。使用非 Microsoft 技術加密的檔案會傳回為無法搜尋的項目。

  • 使用 S/MIME 加密的電子郵件不會編製索引,而會被視為無法搜尋的項目。其中包括含有或不含檔案附件的加密郵件。

  • 使用資訊版權管理 (IRM) 保護的郵件會由「Exchange 搜尋」編入索引,因此如果符合查詢參數,便會將它們納入搜尋結果。如需 IRM 的相關資訊,請參閱資訊版權管理

  • 如前所述,由於郵件內容和中繼資料會編入索引中,因此只要該關鍵字出現在中繼資料索引中,關鍵字搜尋就可能傳回結果。但若該關鍵字只出現在含有不受支援的檔案類型之附加項目的內容中,則相同的關鍵字搜尋可能不會傳回相同的項目。在此情況下,該項目只會傳回為無法搜尋的項目。

  • 在 Exchange 2010 中使用 eDiscovery 時,必須要有「安全清單」的概念。有些檔案類型會包含無法搜尋的內容,而無法由「Exchange 搜尋」編入索引中;例如 Windows Media 視訊 (.wmv) 和 Waveform 音訊 (.wav) 檔案。這些類型的檔案不包含可搜尋的內容,因此在 Exchange 2010 中不會被視為無法搜尋的項目。包含這類檔案的信箱項目不會傳回為無法搜尋的項目,且不會複製到探索信箱。

    Exchange 2013 或 Exchange Online 中已無安全清單。檔案類型不是會啟用或停用索引編製,就是不受支援。停用和不受支援的檔案類型會被視為無法搜尋的項目。

 
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