在 Exchange Online 中建立In-Place電子檔探索搜尋的自訂管理範圍

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您可以使用自訂管理範圍，讓特定人員或群組使用In-Place電子檔探索來搜尋Exchange Online組織中的信箱子集。 例如，您可以讓探索管理員只在特定位置或部門中搜尋使用者的信箱。 您可以建立自訂管理範圍來這樣做。 此自訂管理範圍使用收件者篩選器來控制可搜尋的信箱。 收件者篩選器範圍使用篩選器，根據收件者類型或其他收件者屬性，鎖定以特定的收件者為目標。

針對In-Place電子檔探索，您可以用來建立自訂範圍之收件者篩選器之使用者信箱上的唯一屬性是通訊群組成員資格， (實際的屬性名稱是 MemberOfGroup) 。 如果您使用 CustomAttributeN、 Department或 PostalCode等其他屬性，則搜尋會在由指派自訂範圍的角色群組成員執行時失敗。

若要深入了解管理範圍，請參閱：

開始之前有哪些須知？

  • 預估完成時間：15 分鐘

  • 如前所述，您只能使用群組成員資格作為收件者篩選器，以建立主要用於 eDiscovery 的自訂收件者篩選器範圍。 不能使用其他任何收件者屬性來建立 eDiscovery 搜尋的自訂範圍。 請注意，也不能使用動態通訊群組中的成員資格。

  • 執行步驟 1 到 3，讓探索管理員為使用自訂管理範圍的 eDiscovery 搜尋匯出搜尋結果。

  • 如果探索管理員不需要預覽搜尋結果，您可以略過步驟 4。

  • 如果探索管理員不需要複製搜尋結果，您可以略過步驟 5。

步驟 1：將使用者組織成為 eDiscovery 的通訊群組

若要搜尋組織中的信箱子集，或將來源信箱縮小到探索管理員可搜尋的範圍，您需要將信箱子集分組成一或多個通訊群組。 當您在步驟 2 中建立自訂管理範圍時，您將會使用這些通訊群組作為收件者篩選器來建立自訂管理範圍。 這樣可讓探索管理員只搜尋身為特定群組之成員的使用者信箱。

您可以基於 eDiscovery 用途而使用現有的通訊群組，也可以建立新的通訊群組。 如需有關如何建立可用來設定 eDiscovery 搜尋範圍的通訊群組的秘訣，請參閱本主題最後的＜More information＞。

步驟 2：建立自訂管理範圍

現在，您將使用 MemberOfGroup 收件者篩選) ，建立由通訊群組成員資格 (定義的自訂管理範圍。 當此範圍套用至 eDiscovery 使用的角色群組時，角色群組的成員可以搜尋屬於用來建立自訂管理範圍之通訊群組成員的使用者信箱。

此程式會使用 Exchange Online PowerShell 命令來建立名為[使用者電子檔探索範圍] 的自訂範圍。 它指定名為 Ottawa Users 的通訊群組，作為自訂範圍的收件者篩選器。

  1. 執行此命令來取得 Ottawa Users 群組的屬性並儲存為變數，下一個命令中將使用此變數。

    $DG = Get-DistributionGroup -Identity "Ottawa Users"

  2. 執行此命令根據 Ottawa Users 通訊群組的成員資格來建立自訂管理範圍。

    New-ManagementScope "Ottawa Users eDiscovery Scope" -RecipientRestrictionFilter "MemberOfGroup -eq '$($DG.DistinguishedName)'"

通訊群組的辨別名稱 (包含在變數 $DG 中) 用來建立新管理範圍的收件者篩選器。

步驟 3：建立管理角色群組

在此步驟中，您建立新的管理角色群組，並指派您在步驟 2 中建立的自訂範圍。 加入 Legal Hold 和 Mailbox Search 角色，讓角色群組成員能夠執行「就地 eDiscovery」搜尋，並將信箱置於「就地保留」或「訴訟暫止」狀態。 您也可以將成員加入至這個角色群組，讓他們能夠搜尋步驟 2 中用來建立自訂範圍之通訊群組成員的信箱。

在下列範例中，將加入 Ottawa Users eDiscovery Managers 安全性群組作為此角色群組的成員。 您可以使用 Exchange Online PowerShell 或 EAC 來執行此步驟。

使用 Exchange Online PowerShell 建立管理角色群組

執行此命令來建立新的角色群組，該群組使用步驟 2 中建立的自訂範圍。 此命令也會加入 Legal Hold 和 Mailbox Search 角色，並加入 Ottawa Users eDiscovery Managers 安全性群組作為新角色群組的成員。

New-RoleGroup "Ottawa Discovery Management" -Roles "Mailbox Search","Legal Hold" -CustomRecipientWriteScope "Ottawa Users eDiscovery Scope" -Members "Ottawa Users eDiscovery Managers"

使用 EAC 來建立管理角色群組

  1. 在 EAC 中，移至 [權限>管理員角色]，然後按一下 [新增新增圖示]。

  2. 在 [新增角色群組] 中，提供下列資訊：

    • 名稱：提供新角色群組的描述性名稱。 在此範例中，您使用 Ottawa Discovery Management。

    • 寫入範圍：選取您在步驟 2 中建立的自訂管理範圍。 此範圍會套用至新的角色群組。

    • 角色：按一下 [新增圖示]，然後將 [法務保存] 和 [ 信箱搜尋 ] 角色新增至新的角色群組。

    • 成員：按一下 [新增圖示]，然後選取您要新增為新角色群組成員的使用者、安全性群組或角色群組。 在此範例中， Ottawa Users eDiscovery Managers 安全性群組的成員只能搜尋身為 Ottawa Users 通訊群組成員的使用者信箱。

  3. 按一下 [儲存] 以建立角色群組。

    以下是完成時的 [新增角色群組] 視窗的畫面。

    建立自訂範圍的新角色群組。

(選用) 步驟 4：加入探索管理員作為用來建立自訂管理範圍的通訊群組成員

只有在想讓探索管理員預覽 eDiscovery 搜尋結果時，才需要執行此步驟。

執行此命令來加入 Ottawa Users eDiscovery Managers 安全性群組作為 Ottawa Users 通訊群組的成員。

Add-DistributionGroupMember -Identity "Ottawa Users" -Member "Ottawa Users eDiscovery Managers"

注意事項

針對 Exchange 內部部署，探索管理員必須直接新增至用來建立管理範圍的通訊群組。 巢狀群組將無法運作。

您也可以使用 EAC 將成員加入至通訊群組。 如需詳細資訊，請 參閱建立和管理通訊群組。

(選用) 步驟 5：加入探索信箱作為用來建立自訂管理範圍的通訊群組成員

只有在想讓探索管理員複製 eDiscovery 搜尋結果時，才需要執行此步驟。

執行此命令來加入名為 Ottawa Discovery Mailbox 的探索信箱作為 Ottawa Users 通訊群組的成員。

Add-DistributionGroupMember -Identity "Ottawa Users" -Member "Ottawa Discovery Mailbox"

注意事項

若要開啟探索信箱和檢視搜尋結果，探索管理員必須獲指派探索信箱的「完整存取」權限。 如需詳細資訊，請參閱 建立探索信箱。

如何知道這是否正常運作？

以下提供一些方法來確認您是否已成功實作 eDiscovery 的自訂管理範圍。 在驗證時，請確定執行 eDiscovery 搜尋的使用者是使用自訂管理範圍的角色群組成員。

  • 建立 eDiscovery 搜尋，然後選取用來建立自訂管理範圍的通訊群組，作為要搜尋的信箱來源。 應該可成功搜尋所有信箱。

  • 建立 eDiscovery 搜尋，然後搜尋不屬於用來建立自訂管理範圍之通訊群組成員的任何使用者的信箱。 搜尋應該會失敗，因為探索管理員只能搜尋屬於用來建立自訂管理範圍之通訊群組成員的使用者信箱。 在此情況下，將會傳回錯誤，例如「無法搜尋信箱的信箱>< 名稱，因為目前使用者沒有存取信箱的許可權」。

  • 建立 eDiscovery 搜尋，然後搜尋屬於用來建立自訂管理範圍之通訊群組成員的使用者信箱。 在相同的搜尋中，加入不是成員的使用者信箱。 應該會順利完成部分搜尋。 應該能順利搜尋用來建立自訂管理範圍之通訊群組成員的信箱。 搜尋不是群組成員的使用者信箱應該會失敗。

其他資訊

  • 因為通訊群組在此案例中是用來設定 eDiscovery 搜尋的範圍，而不是用於郵件傳遞，在建立和設定 eDiscovery 的通訊群組時，請考量下列事項：

    • 以封閉式成員資格建立通訊群組，以限制只有群組擁有者才能在群組中加入或移除成員。 如果您要在 Exchange Online PowerShell 中建立群組，請使用 語 MemberJoinRestriction closed 法 和 MemberDepartRestriction closed 。

    • 啟用群組仲裁，使任何傳送至群組的郵件先傳送給群組仲裁者，由仲裁者視情況來核准或拒絕郵件。 如果您要在 Exchange Online PowerShell 中建立群組，請使用 語 ModerationEnabled $true 法 。 如果您使用 EAC，您可以在建立群組之後啟用仲裁。

    • 從組織的共用通訊錄中隱藏通訊群組。 在建立群組之後，使用 EAC 或 Set-DistributionGroup 指令程式。 如果您使用 Exchange Online PowerShell，請使用 語 HiddenFromAddressListsEnabled $true 法 。

      在下列範例中，第一個命令會建立具有封閉式成員資格並啟用仲裁的通訊群組。 第二個命令會從共用通訊錄中隱藏群組。

      New-DistributionGroup -Name "Vancouver Users eDiscovery Scope" -Alias VancouverUserseDiscovery -MemberJoinRestriction closed -MemberDepartRestriction closed -ModerationEnabled $true

      Set-DistributionGroup "Vancouver Users eDiscovery Scope" -HiddenFromAddressListsEnabled $true

      如需建立和管理通訊群組的詳細資訊，請參閱 建立和管理通訊群組。

  • 雖然您只能使用通訊群組成員資格作為 eDiscovery 所使用的自訂管理範圍的收件者篩選器，但您可以使用其他收件者屬性將使用者加入至該通訊群組。 以下一些範例說明使用 Get-Mailbox 和 Get-Recipient 指令程式，以根據一般使用者或信箱屬性來傳回一組特定的使用者。

    Get-Recipient -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize unlimited -Filter 'Department -eq "HR"'

    Get-Mailbox -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize unlimited -Filter 'CustomAttribute15 -eq "VancouverSubsidiary"'

    Get-Recipient -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize unlimited -Filter 'PostalCode -eq "98052"'

    Get-Recipient -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize unlimited -Filter 'StateOrProvince -eq "WA"'

    Get-Mailbox -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize unlimited -OrganizationalUnit "namsr01a002.sdf.exchangelabs.com/Microsoft Exchange Hosted Organizations/contoso.onmicrosoft.com"

  • 然後，您可以利用先前項目符號中的範例來建立變數，此變數可用於 Add-DistributionGroupMember 指令程式中將一組使用者加入至通訊群組。 在下列範例中，第一個命令會建立變數，其中包含在其使用者帳戶中具有 Department屬性值的使用者信箱。 第二個命令會將這些使用者加入 Vancouver Users 通訊群組。

    $members = Get-Recipient -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize unlimited -Filter 'Department -eq "Vancouver"'

    $members | ForEach {Add-DistributionGroupMember "Ottawa Users" -Member $_.Name}

  • 您可以使用 Add-RoleGroupMember 指令程式將成員加入至用來設定 eDiscovery 搜尋範圍的現有角色群組。 例如，下列命令會將使用者 admin@ottawa.contoso.com 新增至「Discovery 探索管理」角色群組。

    Add-RoleGroupMember "Vancouver Discovery Management" -Member paralegal@vancouver.contoso.com

    您也可以使用 EAC 將成員加入至角色群組。 如需詳細資訊，請參閱在 Exchange Online中管理角色群組中的一節。

  • 在Exchange Online中，用於電子檔探索的自訂管理範圍無法用來搜尋非作用中信箱。 這是因為非作用中信箱不能是通訊群組的成員。 例如，假設使用者是用來建立電子檔探索自訂管理範圍之通訊群組的成員。 然後，該使用者離開組織，並將其信箱設為非作用中 (，方法是將訴訟保留或In-Place保留在信箱上，然後刪除對應的使用者帳戶) 。 結果是使用者會從任何通訊群組中移除為成員，包括用來建立用於電子檔探索之自訂管理範圍的群組。 如果探索管理員 (指派自訂管理範圍之角色群組的成員，) 嘗試搜尋非作用中的信箱，則搜尋將會失敗。 若要搜尋非作用中信箱，探索管理員必須是探索管理角色群組的成員，或是有權搜尋整個組織的任何角色群組。

    如需非作用中信箱的詳細資訊，請參閱 建立和管理非作用中信箱。