減少 Exchange Online 中探索信箱的大小

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是否有超過 50 GB 限制的探索信箱？ 若要修正此問題，您可以建立新的探索信箱，然後將搜尋結果從較大的探索信箱複製到新的探索信箱。

我為何想要這樣做？

在 Exchange Server 和 Exchange Online 中，用來儲存 In-Place 電子檔探索搜尋結果的探索信箱大小上限為 50 GB。 在目前的大小限制之前，您可以將記憶體配額增加到 50 GB 以上，這會導致探索信箱大於 50 GB。 大於 50 GB 的探索信箱會產生三個問題：

  • 不受支援。

  • 它們無法移轉至 Microsoft 365 或 Office 365。

  • 如果它們是 2010 Exchange Server 中的探索信箱，則無法升級至更新版本。

程序概覽

以下快速瞭解您需要執行哪些動作，以減少超過 50 GB 限制的探索信箱大小：

  1. 步驟 1：建立探索信箱其他探索信箱來分散搜尋結果。

  2. 將搜尋結果從現有的探索信箱步驟 2：將搜尋結果複製到探索信箱到一或多個新的探索信箱。

  3. 從原始探索信箱步驟 3：刪除 eDiscovery 搜尋 eDiscovery 搜尋來降低大小。

這裡提出的策略是根據日期範圍，將原始探索信箱的搜尋結果分組成個別的 eDiscovery 搜尋。 有一個方法可快速將許多搜尋結果複製到新的探索信箱。 下圖說明此方法。

減少探索信箱的大小。

開始之前有哪些須知？

  • 完成這項工作的估計時間：時間會根據將複製到不同探索信箱的搜尋結果數量和大小而有所不同。

  • 執行下列命令以判斷您的組織中的探索信箱大小。

    Get-Mailbox -RecipientTypeDetails DiscoveryMailbox | Get-MailboxStatistics | Format-List DisplayName,TotalItemSize

  • 判斷您是否需要保留探索信箱中超過 50 GB 限制的部分或所有搜尋結果。 請依照本主題的步驟，將搜尋結果複製到不同的探索信箱，以保留搜尋結果。 如果您不需要保留特定 eDiscovery 搜尋的結果，您可以依步驟 3 的說明來刪除搜尋。 刪除搜尋會從探索信箱中刪除搜尋結果。

  • 如果您不需要探索信箱中超過 50 GB 限制的任何搜尋結果，您可以將其刪除。 如果這是佈建 Exchange 組織時所建立的預設探索信箱，您可以重新建立它。 如需詳細資訊，請參閱 刪除並重新建立 Exchange 中預設的探索信箱。

  • 對於目前的法律案件，您可能想要將選取的 eDiscovery 搜尋的結果匯出至 .pst 檔案。 這樣做可讓特定搜尋的結果保持不變。 除了匯出包含搜尋結果的 .pst 檔案，也會匯出搜尋結果記錄檔 (.csv 檔案格式)，其中，搜尋結果中傳回的每個郵件都有一個項目。 此檔案中的每個項目可識別郵件所在的來源信箱。 如需詳細資訊，請參閱 將 eDiscovery 搜尋結果匯出至 PST 檔。

    將搜尋結果匯出至 .pst 檔案之後，如果想要將搜尋結果匯入到新的探索信箱，則需要使用 Outlook。

步驟 1：建立探索信箱

第一步是建立其他探索信箱，讓您能夠從超過大小限制的探索信箱中複製搜尋結果。 根據探索信箱的 50 GB 大小限制，判斷您需要多少個額外的探索信箱並加以建立。 接著，您需要指派必要的權限給使用者或群組來開啟這些新的探索信箱。

  1. 執行下列命令以建立新的搜索信箱。

    New-Mailbox -Name <discovery mailbox name> -Discovery

  2. 執行下列命令，將開啟探索信箱和檢視搜尋結果的權限指派給使用者或群組。

    Add-MailboxPermission <discovery mailbox name> -User <name of user or group> -AccessRights FullAccess -InheritanceType all

步驟 2：將搜尋結果複製到探索信箱

下一步是使用 New-MailboxSearch 指令程式，從現有探索信箱中將搜尋結果複製到上一步所建立的新探索信箱。 此程式會使用 StartDate 和 EndDate 參數，將搜尋結果的範圍設定為不超過 50 GB 的批次。 這可能需要一些測試 (藉由評估搜尋結果)，才能適當地決定搜尋結果的大小。

  1. 執行下列命令以建立新的 eDiscovery 搜索。

    New-MailboxSearch -Name "Search results from 2010" -SourceMailboxes "Discovery Search Mailbox" -StartDate "01/01/2010" -EndDate "12/31/2010" -TargetMailbox "Discovery Mailbox Backup 01" -EstimateOnly -StatusMailRecipients admin@contoso.com

    此範例使用下列參數：

    • 名稱：此參數會指定新電子檔探索搜尋的名稱。 因為是依傳送和接收日期來設定範圍，所以搜尋的名稱最好包含日期範圍。

    • SourceMailboxes：此參數會指定預設探索信箱。 您也可以指定另一個超過大小限制之探索信箱的名稱。

    • StartDate 和 EndDate：這些參數會在預設探索信箱中指定搜尋結果的日期範圍，以包含在搜尋結果中。

      注意事項

      請使用簡短日期格式 (mm/dd/yyyy) 來指定日期，即使本機電腦的 [地區選項] 設定是設為不同的格式也一樣，例如 dd/mm/yyyy。 例如，使用 03/01/2014 來指定 2014 年 3 月 1 日。

    • TargetMailbox：此參數指定搜尋結果應該複製到名為 “Discovery Mailbox Backup 01” 的探索信箱。

    • EstimateOnly：此參數指定在開始搜尋時，只會提供將傳回之專案的估計數目。 如果未包含此參數，則開始搜尋時會將郵件複製到目標信箱。 使用此參數可讓您在必要時調整日期範圍，以增加或減少搜尋結果數目。

    • StatusMailRecipients：此參數會指定狀態消息應該傳送給指定的收件者。

  2. 建立搜尋之後，請使用 Exchange Online PowerShell 或 Exchange 系統管理中心 (EAC) 來啟動它。

    • 使用 Exchange Online PowerShell：執行下列命令以啟動在上一個步驟中建立的搜尋。 由於在建立搜尋時包含 EstimateOnly 參數，因此不會將搜尋結果複製到目標探索信箱。
    Start-MailboxSearch "Search results from 2010"
    • 使用 EAC：移至 合規性管理>就地電子檔探索 & 保留。 選取在上一個步驟中建立的搜尋，單擊 [搜尋]圖示，然後按兩下 [ 估計搜尋結果]。

  3. 如有必要，請調整日期範圍，以增加或減少傳回的搜尋結果數目。 如果您變更日期範圍，請再次執行搜尋來取得新的結果估計值。 請考慮變更搜尋的名稱來反映新的日期範圍。

  4. 當您完成測試搜尋時，請使用 Exchange Online PowerShell 或 EAC 將搜尋結果複製到目標探索信箱。

    • 使用 Exchange Online PowerShell：執行下列命令來複製搜尋結果。 您必須先移除 EstimateOnly 參數，才能複製搜尋結果。
    Set-MailboxSearch "Search results from 2010" -EstimateOnly $false

    Start-MailboxSearch "Search results from 2010"
    • 使用 EAC：移至 合規性管理>就地電子檔探索 & 保留。 選取搜尋，按兩下 [搜尋] 圖示，然後按下 [複製搜尋結果]。

  5. 重複步驟 1 到 4，為其他日期範圍建立新的搜尋。 在新搜尋的名稱中包含日期範圍，以表示結果的範圍。 若要確定沒有任何探索信箱超過 50 GB 的限制，請使用不同的探索信箱作為目標信箱。

步驟 3：刪除 eDiscovery 搜尋

將搜尋結果從原始探索信箱複製到另一個探索信箱之後，您就可以刪除原始的 eDiscovery 搜尋。 刪除電子檔探索搜尋會從儲存這些搜尋結果的探索信箱中刪除搜尋結果。

在刪除搜尋之前，您可以針對組織中的所有搜尋，執行下列命令來識別已複製到探索信箱的搜尋結果大小。

Get-MailboxSearch | Format-List Name,TargetMailbox,ResultSizeCopied

您可以使用 Exchange Online PowerShell 或 EAC 來刪除電子檔案探索搜尋。

  • 使用 Exchange Online PowerShell：執行下列命令。

    Remove-MailboxSearch -Identity <name of search>

  • 使用 EAC：移至 合規性管理>就地電子檔探索 & 保留。 選取您要刪除的搜尋，然後按下 [刪除刪除] 圖示。

如何知道這是否正常運作？

在經由刪除 eDiscovery 搜尋而從儲存結果的探索信箱中移除結果之後，請執行下列命令來顯示所選取的探索信箱的大小。

Get-Mailbox <name of discovery mailbox> | Get-MailboxStatistics | Format-List TotalItemSize