本文為機器翻譯文章。如需檢視英文版,請選取 [原文] 核取方塊。您也可以將滑鼠指標移到文字上,即可在快顯視窗顯示英文原文。
譯文
原文

Exchange Online 中的非使用中信箱

Exchange Online
 

適用版本:Exchange Online, Office 365

上次修改主題的時間:2017-07-11

您的組織可能需要將其保留組織之後保留先前的員工電子郵件。根據您的組織保留需求,您可能需要幾個月數或年後結束工作,或您可能需要無限期保留信箱內容的保留信箱內容。不論長您需要保留電子郵件,您可以封存中Exchange Online不產生信箱的每月訂閱成本使用非使用中信箱的先前員工的信箱。

內容

什麼是不在作用中的信箱?

非使用中信箱和 Office 365 保留原則

非使用中信箱和 Exchange MRM 保留原則

不在作用中信箱和 eDiscovery 案件保留

非使用中信箱和 Office 365 標籤

建立非使用中的信箱

管理非使用中信箱

當員工離職 (或會連上延伸請假) 時,您可以移除其Office 365帳戶。員工的信箱資料會保留 30 天後帳戶遭到移除。在此期間,您仍然可以復原的使用者資料取消刪除帳戶。30 天後的資料會永久移除。

但如果您的組織需要保留先前的員工的信箱內容,您可以將Office 365保留原則套用至Office 365 安全規範中心中的信箱並再移除對應Office 365帳戶或在訴訟暫止狀態通信箱轉換為非作用中信箱開啟信箱。 不在作用中信箱的內容會保留期間信箱或Office 365保留原則套用至其信箱已遭刪除之前的保留期間上放置訴訟暫止狀態。您仍然可以復原對應的使用者帳戶為 30 天內。不過,30 天後不在作用中信箱會保留在Exchange Online直到移除保留或保留原則。

重要事項重要事項:
2017 年 7 月 1 之後,您無法再建立新的「就地保留」來建立非作用中的信箱。只有「訴訟資料暫留」和 Office 365 保留原則可以用來建立非作用中的信箱。不過,仍會支援「就地保留」上現有的非作用中信箱,並且您可以繼續管理非作用信箱上的「就地保留」。這包括變更就地保留期間以及透過移除就地保留以永久刪除非作用中的信箱。

返回頁首

除了訴訟暫止狀態、 安全規範中心中使用新的Office 365保留原則功能是讓信箱成為非使用中的另一種方式。若要使用保留原則不在作用中的信箱:

  • 它具有 (因為 Skype 相關的內容會儲存在使用者的信箱中) 可套用到 Exchange 信箱或商務用 Skype位置。

  • 已設定要保留內容或保持不變,並再刪除的內容。如果保留原則設定為只刪除內容時,將原則套用至信箱將不會成為刪除信箱時不在作用中。

  • 它可以是查詢為基礎,讓它會保留在符合搜尋查詢的項目。

如需設定Office 365保留原則的詳細資訊,請參閱 < Overview of Office 365 中的保留原則

如果您使用Office 365保留原則來進行非使用中的信箱、 Office 365會繼續處理非使用中信箱的保留原則。這表示如果保留原則設定來保持不變,然後刪除內容,將移至可復原的項目資料夾保留期間到期時, 和最後清除從非使用中的信箱項目。如果Office 365保留原則不設定成已刪除的項目,尚未被永久刪除之使用者所 (之前進行信箱不在作用中) 的項目不會移至 [可復原的項目] 資料夾與將會保留無限期之後信箱成為非使用中。

您可能會考慮建立專用於非使用中信箱Office 365保留原則。以下是執行這項工作原因及謹記下列事項。

  • 您可以設定保留信箱內容僅只要符合先前員工貴組織的需求所需的保留原則。

  • 很簡單的方法來識別非使用中信箱的保留原則只會套用至非使用中信箱因為。

  • 您將能夠輕易識別出指派給您組織中的非使用中信箱的保留原則。這會讓容易在必要時變更保留 (或刪除) 的設定。它會也容易因為您可以只移除該原則使用安全規範中心永久刪除非使用中的信箱。否則,您必須使用Exchange Online PowerShell 移除從非使用中信箱的訴訟暫止狀態或使用安全規範中心 PowerShell 從全組織Office 365保留原則中排除不在作用中的信箱。

  • 如果您建立專用於非使用中信箱Office 365保留原則,您可以新增最多達 1000 個信箱原則。如果您是非常大型的組織,您可能必須建立多個Office 365保留原則,以用於非使用中的信箱。

返回頁首

如果 Exchange 保留原則 (通訊記錄管理或 MRM 中的功能Exchange Online) 套用至信箱已進行非使用中時,會繼續處理非使用中的信箱上任何刪除原則 (亦即保留標記設定為刪除保留動作)。 這表示與刪除原則標記的項目要移至 [可復原的項目] 資料夾保留期間到期時。保留期間到期時將這些項目已清除從非使用中的信箱。 如果不在作用中信箱的未指定保留持續時間,則會無限期保留復原的項目] 資料夾中的項目。

反之,會略過任何封存原則 (這是以movetoarchive:保留動作來設定的保留標記) 所包含的指派給非使用中信箱的保留原則。這表示在非使用中信箱與封存原則標記的項目仍然在主要信箱的保留期間到期時。它們不被移至封存信箱或封存信箱中 [可復原的項目] 資料夾。他們將會無限期保留。

如果信箱然後信箱所在具有相關聯 eDiscovery 案例中安全規範中心保留或刪除使用者Office 365帳戶,信箱將成為非使用中的信箱。不過,我們不建議使用 eDiscovery 案例保留停用信箱。那是因為 eDiscovery 案例適用於特定的時間繫結案例相關的法律問題。有些時候可能將會結束法律案例將會移除與案例相關聯的保留和 eDiscovery 案例將會關閉。 事實如果處於非使用中信箱的保留相關聯 eDiscovery 案例,而且再放開保留或 eDiscovery 案例是關閉 (或刪除),會永久刪除非使用中的信箱。此外,您無法建立時間型 eDiscovery 保留。這是的表示將會保留在非使用中信箱的內容,永久或直到移除保留及刪除非使用中的信箱。因此,我們建議使用非使用中信箱的訴訟暫止狀態或Office 365保留原則。

如需 eDiscovery 案例和保留的詳細資訊,請參閱管理 eDiscovery 案例中的 Office 365 安全性 & 規範中心

Office 365標籤有助於分類管理在組織中的電子郵件資料並強制執行該分類為基礎的保留規則。標籤可以套用至電子郵件項目由使用者手動或自動將管理員及電子郵件項目只能有單一標籤指派給它。如果使用者的信箱中的單一電子郵件項目已指派給它和信箱的標籤或刪除使用者Office 365帳戶,信箱將成為非使用中的信箱。類似於 eDiscovery 案件保留,我們不建議使用標籤來讓信箱成為非使用中。但是,我們建議您是使用訴訟暫止狀態或Office 365保留原則。請注意但如果是標籤,可能不知道標籤已套用至電子郵件項目及刪除使用者帳戶時然後不經意進行非使用中的信箱。

如需標籤的詳細資訊,請參閱 < Overview of Office 365 中的標籤

返回頁首

若要停用信箱,它必須被指派Exchange Online (Plan 2) 授權使訴訟暫止狀態或Office 365保留原則可套用至信箱會在刪除之前。刪除信箱後,已與它相關聯的授權可用以指派給新的使用者。不在作用中的信箱不需要持續進行的授權。

注意事項注意事項:
如果在信箱上已放置訴訟暫止狀態或Office 365保留原則已套用至其,您只需要已刪除對應的Office 365使用者帳戶建立的非使用中的信箱。

下表摘要說明程序,讓不同保留案例的非使用中信箱。如需詳細資訊,請參閱管理 Exchange Online 中的非使用中信箱

 

若要...] 執行這項作業... 結果

只有在員工離職之後無限期保留信箱內容

  • 信箱置於訴訟暫止狀態或Office 365保留原則套用至信箱。

  • 不要將保留持續時間指定為訴訟暫止狀態或未設定刪除項目 ; Office 365保留原則或者您可以使用永久保留項目保留原則。

  • 移除使用者的Office 365帳戶。

在 [可復原的項目] 資料夾中,包含的項目不在作用中信箱中的所有內容會無限期都保留。

信箱內容保留特定的一段之後員工離職然後予以刪除

  • 信箱置於訴訟暫止狀態或Office 365保留原則套用至信箱。

  • 將保留持續時間指定為訴訟暫止狀態 ;將保留原則套用的保留,然後刪除項目。

  • 移除使用者的Office 365帳戶。

當信箱項目的保留期間到期時,此項目移至 [可復原的項目] 資料夾,然後永久刪除 (清除) 從非使用中的信箱已刪除的項目保留期間到期時。將信箱項目所接收或建立的原始日期被計算保留持續時間。 會保留不在作用中的信箱中的所有其他內容。

返回頁首

您讓信箱成為非使用中之後,您可以在非使用中的信箱上執行各種管理工作。

  • 變更非使用中信箱的保留期間  進行不在作用中信箱之後,您可以變更的訴訟暫止狀態或Office 365保留原則套用至非使用中信箱的保留期間。如需逐步程序,請參閱變更 Exchange Online 中不在作用中信箱的保留期間

  • 復原不在作用中的信箱  如果先前的員工 (或在請假員工) 會傳回您組織中,或將新的員工雇用才會在先前的員工的工作職責,您可以復原不在作用中信箱的內容。當您復原不在作用中的信箱時,信箱轉換成新的信箱、 保留的內容和非使用中的信箱資料夾結構,及信箱連結至新的使用者帳戶。 它會復原之後,非使用中的信箱不存在。逐步程序與復原非使用中的信箱時會發生什麼情況的資訊,請參閱復原 Exchange Online 中的非使用中信箱

  • 還原非使用中的信箱  如果另一位員工採用在先前的員工、 工作職責或如果另一個人需要非使用中信箱之內容的存取,您可以還原 (或合併) 至現有的信箱不在作用中信箱的內容。當您還原非使用中信箱內容複製到另一個信箱。非使用中的信箱,則會保留與會維持不在作用中的信箱。 非使用中信箱仍可搜尋使用 eDiscovery 工具、 其內容可以還原至另一個信箱和復原或刪除日後。如需逐步程序,請參閱還原 Exchange Online 中的非使用中信箱

  • 刪除非作用中的信箱  當您不再需要保留非使用中信箱的內容時,您可以藉由移除所有保留或Office 365保留原則套用至非使用中信箱永久刪除它。 如果信箱進行非使用中超過 30 天之內,它會標示為永久刪除之後移除保留。如果信箱可在過去 30 天內不在作用中,您可以使其成為使用一次之後移除保留或保留原則。 如需逐步程序,請參閱刪除非作用中的信箱在 Exchange Online

返回頁首

 
顯示: