Exchange Online 中的封存信箱

Exchange Online
 

適用版本:Exchange Online, Office 365

上次修改主題的時間:2017-09-29

封存信箱 (稱為 Exchange Online 中的就地封存) 可協助 Office 365 組織中的人員透過提供額外的電子郵件儲存空間來控制傳訊資料。使用 Outlook 或 Outlook Web App,人員可以檢視其封存信箱中的郵件,並在其主要和封存信箱之間移動或複製郵件。啟用封存信箱後,指派給組織中建立的每個新信箱的預設保留會執行下列作業︰

  • 將使用者主要信箱中兩年以上的郵件移到其封存信箱。

  • 將使用者主要信箱的 [可復原的項目] 資料夾中 14 天以上的郵件移至其封存信箱的 [可復原的項目] 資料夾。

如需如何建立封存信箱的指示,請參閱在 Exchange Online 中啟用或停用封存信箱。或觀賞此影片,它會為您示範如何啟用封存信箱。

目錄

使用者如何存取他們的封存信箱

用來存取封存信箱的 Outlook 授權需求

郵件如何移至封存信箱

封存原則

包含在預設保留原則中的封存原則

封存信箱及其他 Exchange Online 功能

管理封存信箱

幫助使用者使用其封存信箱

使用者可以使用 Microsoft Outlook 或 Outlook Web App 以檢視其封存信箱,以及在其主要信箱和封存信箱之間移動或複製郵件。使用者無法使用行動裝置 (例如智慧型手機) 上的 Outlook 或 Outlook Web App,存取其封存信箱。這是因為 Exchange ActiveSync 不提供封存信箱的支援。

下列螢幕擷取畫面顯示 Outlook Web App 中使用者的主要和封存信箱。

Outlook Web App 中封存信箱的螢幕擷取畫面

若要使用 Outlook 存取其封存信箱,使用者需要下列其中一個授權。

Office 365 訂閱中的 Outlook

  • Office 365 ProPlus 中的 Outlook

  • Office 365 Enterprise E3 中的 Outlook

  • Office 365 商務版中的 Outlook

  • Office 365 商務進階版中的 Outlook

Outlook 零售授權

  • Outlook 2016 獨立

  • Outlook 2013 獨立

Outlook 大量授權

  • Outlook 2013 獨立

  • Microsoft Office Professional Plus 2013 隨附的 Outlook 2013

  • Outlook 2010 獨立

  • Microsoft Office Professional Plus 2010 隨附的 Outlook 2010

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將郵件移至使用者的封存信箱的方法有很多種:

  • 手動移動或複製郵件   使用者可以手動將郵件從他們的主要信箱移動或複製到他們的封存信箱。封存信箱會在 Outlook 和 Outlook Web App 中信箱的根目錄顯示為另一個信箱。

  • 使用保留原則來移動郵件   指派給使用者的信箱的保留原則會用來自動將郵件移至封存信箱。事實上,指派給 Exchange Online 中建立的每個新信箱的預設保留原則,會自動將 2 年的信箱項目移至使用者的封存信箱。使用者也可以使用個人標記與 Move to Archive 保留動作 (也稱為封存標記),將郵件移至封存信箱。

    重要事項重要事項:
    如果使用者未啟用封存信箱,則對於 2 年或以上的項目不會採取任何動作。這些項目會保留在使用者的主要信箱。啟用封存信箱時,則 2 年和以上的信箱項目會在啟用封存信箱 7 天內,自動移至封存。如果未啟用封存信箱,則不會對這些項目採取任何動作。
  • 使用收件匣規則移動或複製郵件   使用者無法在 Outlook 和 Outlook Web App 中建立收件匣規則,以直接將郵件移動或複製到其封存信箱。不過,他們可以建立收件匣規則,將郵件移至其主要信箱中的另一個資料夾,然後將個人封存標記指派給將這些項目移至封存信箱的資料夾。如需詳細資訊,請參閱 Outlook Web App 中的收件匣規則

  • 從 PST 檔案匯入郵件  使用者可以使用 Outlook 以匯入 Outlook 資料檔案 (稱為 PST 檔案) 到其封存信箱。 使用者無法使用 Outlook Web App 來匯入 PST 檔案。如需詳細資訊,請參閱從 Outlook 資料檔 (.pst) 匯入 Outlook 項目

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封存原則是使用 Move to Archive 保留動作的保留標記。 如同先前的說明,封存原則會在指定的期間之後,自動將使用者主要信箱的郵件移到封存信箱。

當封存原則指派給信箱、信箱資料夾或特定的信箱項目時,郵件會在保留期限到期後移至封存信箱。郵件會移至封存信箱中的資料夾,而該資料夾名稱與主要信箱中的來源資料夾名稱相同。如果封存信箱中不存在具有相同名稱的資料夾,則會在移動郵件時建立該資料夾。

若要深入了解保留原則、保留標記和 [移至封存] 保留動作,請參閱保留標記和保留原則

如同先前的說明,預設保留原則,名為預設 MRM 原則,會在所有新的 Exchange Online 信箱建立時自動指派給它們。此保留原則包含一些封存原則,將郵件移至使用者的封存信箱。當這些封存原則套用到啟用封存信箱之信箱中的郵件時,郵件會根據標記所定義的保留期間,移至封存信箱。 如果未啟用封存信箱,則不會對這些郵件採取任何動作。

Exchange Online 中的預設 MRM 原則包含下列封存原則。

 

封存原則名稱 標記類型 發生的情況

預設 2 年移至封存

預設原則標記 (DPT)

郵件會在 2 年後自動移到封存信箱。這項原則會套用至未套用其他保留標記的整個信箱中的項目。

可復原的項目 14 天移至封存

保留原則標記 (RPT) 會指派給 [可復原的項目] 資料夾

郵件會在 14 天之後,自動使用者主要信箱的 [可復原的項目] 資料夾移封存信箱的 [可復原的項目] 資料夾。使用者若要在封存信箱中復原或清除刪除的郵件,必須使用封存信箱上的 [復原刪除的郵件] 進行。

個人 1 年移至封存

個人封存標記

當使用者套用這個標記時,郵件會在 1 年之後移至封存信箱。

個人 5 年移至封存

個人封存標記

當使用者套用這個標記時,郵件會在 5 年之後移至封存信箱。

個人永不移至封存

個人封存標記

當使用者套用這個標記時,郵件永遠不會移至封存信箱。

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本章節說明封存信箱和其他 Exchange Online 功能之間的功能。

  • 訴訟資料暫留和就地保留   當您對信箱進行訴訟資料暫留或就地保留時,會同時保留主要和封存信箱。若要深入了解保留,請參閱就地保留與訴訟暫止

  • 就地 eDiscovery   探索管理員執行就地 eDiscovery 搜尋時,也會搜尋使用者的封存信箱。如需 eDiscovery 的詳細資訊,請參閱就地 eDiscovery

  • Exchange 搜尋   當使用者使用 Exchange 搜尋來搜尋信箱中的項目時,主要與封存信箱之間並沒有差異。兩種信箱中的內容都會進行索引。當使用者在 Outlook 和 Outlook Web App 中搜尋其信箱,並選取搜尋所有信箱時,搜尋結果會包含在其主要和封存信箱中的郵件。

  • 封存 Exchange Online 中的 Lync 內容   您可以將立即訊息對話和共用的線上會議文件封存到使用者的主要信箱。如需詳細資訊,請參閱Lync 交談和會議內容封存至 Exchange

在 Exchange Online 中,您可以啟用或停用封存信箱。您也可以取得封存信箱的信箱統計資料 (例如目前的大小),並且測試與封存信箱的連線能力。如需詳細資訊,請參閱在 Exchange Online 中啟用或停用封存信箱

  • 啟用封存信箱   建立新的信箱時,根據預設不會啟用封存。您可以在建立信箱之後隨時啟用封存。

  • 停用封存信箱   您可能想要針對規範相關原因停用封存信箱。如果您停用使用者的封存信箱,可以在停用它的 30 天內重新連線至使用者的主要信箱。在此情況下,系統會還原封存信箱的原始內容。30 天後,便會永久刪除原始封存信箱的內容,無法再復原。因此,如果您在停用封存超過 30 天之後才重新啟用它,系統會建立新的封存信箱。

  • 測試與封存信箱的連線能力   在 Exchange Online 中,您可以測試與使用者的封存信箱的連線能力,方法是使用 Archive 參數與 Test-MapiConnectivity Cmdlet。

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為使用者啟用封存信箱之前,建議您通知使用者將會套用至其信箱之封存原則的相關資訊,並提供教育訓練或文件以協助他們使用封存信箱。這可能包括下列項目的相關說明及資訊︰

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