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變更 Exchange Online 中不在作用中信箱的保留期間

Exchange Online
 

適用版本:Exchange Online, Office 365

上次修改主題的時間:2017-06-30

非使用中的信箱用來保留先前員工的電子郵件之後他離開貴組織。信箱成為非使用中時訴訟暫止狀態、 就地保留、 Office 365保留原則或保留與 eDiscovery 案例相關聯處於信箱,並刪除對應的Office 365使用者帳戶。不在作用中信箱的內容會保留它進行非使用中之前被指定信箱的保留期間。 保留期間可復原的項目] 資料夾,可以保留中定義多久的項目。保留期間到期的可復原的項目] 資料夾中的項目、 時項目會永久刪除 (清除) 從非使用中的信箱。進行不在作用中信箱之後,您可以變更指派給非使用中信箱的保留或Office 365保留原則的持續期間。

重要事項重要事項:
我們已將 2017 年 7 月 1 日的期限延後,以建立新的「就地保留」來建立非使用中的信箱。但到今年年底或明年年初,您將無法在 Exchange Online 中建立新的「就地保留」。到時,只有「訴訟資料暫留」和 Office 365 保留原則可以用來建立非使用中的信箱。不過,仍會支援「就地保留」上現有的非使用中信箱,並且您可以繼續管理非使用信箱上的「就地保留」。這包括變更「就地保留」期間,以及透過移除「就地保留」永久刪除非使用中的信箱。

  • 您必須使用Exchange Online PowerShell 訴訟暫止狀態不在作用中的信箱上變更保留持續時間。您無法使用 Exchange 系統管理中心 (EAC)。但是您可以使用Exchange Online PowerShell 或 EAC 來變更為就地保留的保留期間。您可以使用Office 365 安全規範中心或安全規範中心 PowerShell 變更Office 365保留原則的保留期間。

  • 若要連線至Exchange Online PowerShell 或安全規範中心 PowerShell,請參閱下列主題:

  • 保留 eDiscovery 案例相關聯的記事會無限期保留,這表示沒有可變更沒有保留持續時間。項目會保留不限次數或直到移除保留及刪除非使用中的信箱。

  • 如需非使用中信箱的詳細資訊,請參閱Exchange Online 中的非使用中信箱

因為不同類型的保留或一或多個Office 365保留原則可能會被放置在非使用中的信箱,第一個步驟是識別非使用中信箱的保留。

Exchange Online可顯示組織中所有非使用中信箱的保留資訊 PowerShell 中執行下列命令。

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,InPlaceHolds

True LitigationHoldEnabled屬性的值會指出非使用中信箱處於訴訟暫止狀態。若為 「 就地保留 eDiscovery 保留,或Office 365保留原則處於非使用中的信箱,保留或保留原則的 GUID 被顯示為InPlaceHolds屬性的值。例如,以下顯示四個非使用中信箱的結果。

DisplayName           : Ann Beebe
Name                  : annb
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : True
LitigationHoldDuration: 365.00:00:00
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Pilar Pinilla
Name                  : pilarp
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
...
DisplayName           : Mario Necaise
Name                  : marion
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Carol Olson
Name                  : carolo
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224}
...
DisplayName           : Abraham McMahon
Name                  : abrahamm
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}

下表列出用來停用每個信箱的五個不同的保留類型。

 

非使用中信箱 保留類型 如何識別在非使用中信箱的保留

Ann Beebe

訴訟暫止

LitigationHoldEnabled屬性設為True

Pilar Pinilla

就地保留

InPlaceHolds屬性會包含非使用中信箱處於就地保留 GUID。您可以分清這是就地保留因為識別碼不會開始使用前置詞。

您可以使用Exchange Online PowerShell 中的Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <hold GUID> | FL 命令以取得非使用中的信箱就地保留的相關資訊。

伊 Necaise

在安全規範中心全組織Office 365保留原則

InPlaceHolds屬性是空的。這表示該一或多個整個組織或 (Exchange 全) Office 365保留原則套用至非使用中的信箱。

在此例中,您可以執行的命令會Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHoldsExchange Online PowerShell 取得整個組織Office 365保留原則之 Guid 的清單中。整個組織的保留原則套用至 Exchange 信箱開始以mbx前置詞; GUID例如mbxa3056bb15562480fadb46ce523ff7b02

身分識別Office 365保留原則套用至非使用中的信箱,請在安全規範中心 PowerShell 中執行下列命令。

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

收件者 Olson

在安全規範中心Office 365保留原則套用至特定信箱

InPlaceHolds屬性會包含Office 365保留原則套用至非使用中信箱的 GUID。您可以分清這是因為 GUID 開頭mbx前置詞套用至特定信箱的保留原則。請注意如果 GUID 的保留原則套用至非使用中信箱入門skp前置詞,會指出保留原則會套用至商務用 Skype交談。

身分識別Office 365保留原則套用至非使用中的信箱,請在安全規範中心 PowerShell 中執行下列命令。

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

請務必執行此命令時移除mbxskp前置詞。

林肯 McMahon

eDiscovery 案例中暫止安全規範中心

InPlaceHolds屬性會包含處於非使用中信箱的 eDiscovery 案件保留 GUID。您可以分清這是因為 GUID 開頭UniH前置詞的 eDiscovery 案件保留。

您可以使用安全規範中心 PowerShell 中的Get-CaseHoldPolicy指令程式來取得不在作用中信箱的保留相關聯的 eDiscovery 案例的相關資訊。例如,您可以執行命令Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix> | FL Name顯示處於非使用中信箱的大小寫保留的名稱。請務必執行此命令時移除UniH前置詞。

若要識別非使用中信箱的保留相關聯的 eDiscovery 案例,執行下列命令。

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>
Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name
注意事項注意事項:
我們不建議使用 eDiscovery 保留為非作用中的信箱。那是因為 eDiscovery 案例適用於特定的時間繫結案例相關的法律問題。有些時候法律案例可能將會結束與將會移除與案例相關聯的保留和 eDiscovery 案例將會關閉 (或刪除)。事實上,如果處於非使用中信箱的保留相關聯 eDiscovery 案例、 和發行保留或關閉或刪除 eDiscovery 案例、 非使用中的信箱將會永久刪除。

如需Office 365保留原則的詳細資訊,請參閱 < Overview of Office 365 中的保留原則

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在您識別何種類型的保留處於非使用中信箱之後 (以及是否有多個保留) 下, 一步是要變更保留持續時間。

以下是如何使用Exchange Online PowerShell 來變更為非使用中的信箱處於訴訟暫止狀態的保留期間。您無法使用 EAC。執行下列命令以變更保留期間。 在這個範例中,保留持續時間會變更為不受限制的一段時間。

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited

結果是不在作用中的信箱中的項目會保留無限期或直到撤除或保留持續時間變更為不同的值。

提示提示:
識別非使用中信箱的最佳方式是使用其Distinguished NameExchange GUID值。使用下列值之一有助於防止不慎指定了錯誤的信箱。

您可以使用 EAC 或Exchange Online PowerShell 變更為就地保留的保留期間。

  1. 如果您知道您想要變更為 「 就地保留的名稱,請移至下一個步驟。否則請執行下列命令以取得處於非使用中的信箱就地保留的名稱。使用就地保留 GUID 您在步驟 1中取得。

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
    
  2. 在 EAC 中,移至 [相符性管理>就地 eDiscovery 和保留

  3. 選取您想要變更為 「 就地保留,然後按一下 [編輯編輯圖示

  4. 在 [就地 eDiscovery 和保留屬性] 頁面上,按一下 [就地保留功能

  5. 根據目前的下列其中之一不要保留持續時間:

    1. 按一下 [無限期保留無限一段時間保留項目。

    2. 按一下以在特定期間內保留項目指定天數以保留項目相對於其接收日期。輸入您想要保留的項目保留的天數。

    變更就地保留之持續期間的螢幕擷取畫面

  6. 按一下 [儲存]。

  1. 如果您知道您想要變更為 「 就地保留的名稱,請移至下一個步驟。否則請執行下列命令以取得處於非使用中的信箱就地保留的名稱。使用就地保留 GUID 您在步驟 1中取得。

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
    
  2. 執行下列命令以變更保留期間。在這個範例中,保留持續時間會變更為 2,555 天 (大約 7 年)。

    Set-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> -ItemHoldPeriod 2555
    

    若要變更保留持續時間為不受限制的一段時間,請使用-ItemHoldPeriod unlimited

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  • 的保留持續時間計算方式為在非使用中的信箱項目?將信箱項目所接收或建立的原始日期被計算持續時間。

  • 保留期間到期時會發生什麼事? 保留期間到期的可復原的項目] 資料夾中的信箱項目、 時項目會永久刪除 (清除) 從非使用中的信箱。 如果沒有指定放置在非使用中信箱的保留給沒有工期,將 (除非不在作用中信箱的保留期間會在變更) 永遠不會清除 [可復原的項目] 資料夾中的項目。

  • 仍不在作用中的信箱上處理 Exchange 保留原則吗? 如果已進行非使用中時 (通訊記錄管理或 MRM、 Exchange Online功能) Exchange保留原則套用到信箱的刪除原則 (亦即保留標記設定Delete保留動作)會繼續處理非使用中的信箱。 這表示與刪除原則標記的項目移至 [可復原的項目] 資料夾保留期間到期時。項目的保留期間到期時將這些項目然後會清除從非使用中的信箱。

    反之,會略過任何封存原則 (這是以MoveToArchive保留動作來設定的保留標記) 所包含的指派給非使用中信箱的保留原則。這表示在非使用中信箱與封存原則標記的項目保持在主要信箱的保留期間到期時。它們不被移至封存信箱或封存信箱中 [可復原的項目] 資料夾。使用者無法登入非使用中的信箱,因為沒有理由使用的資料中心的資源來處理封存原則。

  • 來檢查新保留持續時間,請執行下列命令。第一個命令會針對訴訟暫止狀態 ;第二個是就地保留功能。

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | FL LitigationHoldDuration
    
    Get-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> | FL ItemHoldPeriod
    
  • Like 一般信箱受管理的資料夾助理員 (MFA) 也處理非使用中的信箱。在Exchange Online、 MFA 會處理信箱一次大約每 7 天。變更非使用中信箱的保留期間之後,您可以使用Start-ManagedFolderAssistant指令程式可以立即開始處理非使用中信箱的新保留持續時間。執行下列命令。

    Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>
    
  • 如果許多的保留會放在非使用中的信箱,不會顯示 Guid 的保留的所有。您可以執行下列命令以顯示 (除了訴訟保留) 放置在非使用中的信箱的所有保留的 Guid。

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds
    

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