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在 SharePoint Server 2013 中規劃數位資產庫

 

適用版本:SharePoint Server 2013

上次修改主題的時間:2016-12-16

摘要:了解如何規劃儲存和效能、權限和安全性、中繼資料和搜尋、網頁組件、檢視和篩選,以及用戶端支援。

SharePoint Server 2013 資產庫是一種特別的文件庫。它是與其他網站使用者分享的媒體檔案集合,例如影像、音訊及視訊檔案。

如需如何管理數位資產的資訊,請參閱<在 SharePoint Server 2013 中管理數位資產概觀>。

本文內容:

資產庫概觀

規劃資產庫

規劃權限和安全性

規劃儲存和效能

規劃中繼資料和搜尋

規劃視訊縮圖

規劃網頁組件和網頁

規劃用戶端支援

資產庫是 SharePoint Server 2013 上可供您與其他使用者共用的媒體檔案檔案集合。規劃管理數位資產時,您必須決定何種資產庫最適合組織的需要。因為資產庫是具有數位資產專屬內容類型的 SharePoint Server 資產庫,因此您必須使用規劃文件管理解決方案所用的許多相同方法。

資產庫有下列兩種用途:

  • 作為小組層級的數位資產一般文件庫。資產庫會儲存小組使用的影像、音訊及視訊檔案。網站擁有者可以授予小組的每個人上傳、組織和管理資產的權限,您也可以限制只有小組的少部分成員能夠組織和管理資產。

    注意事項 附註:
    SharePoint Server 2013不支援音訊或視訊內容的即時資料流。
  • 作為組織的數位資產中央存放庫。在這種情況下,您可以對於新增到資產庫的所有資產使用內容核准和工作流程。具有不同角色的人員可負責程序的不同階段。例如,圖形設計人員和音訊或視訊製作人可以將資產上傳到資產庫。而內容管理員則負責將傳入的資產歸類、指派資產的其他中繼資料,並核准內容能夠發佈與否。

如需使用數位資產庫案例的詳細資訊,請參閱<在 SharePoint Server 2013 中管理數位資產概觀>的「使用資產庫的案例」一節。

規劃數位資產解決方案的資產庫包含下列主要步驟:

  1. 識別管理數位資產的角色

  2. 分析資產使用狀況

  3. 規劃資產庫的組織

  4. 規劃內容類型

  5. 規劃數位資產的內容控管

  6. 規劃工作流程

  7. 規劃原則

  8. 資產庫的其他用途

規劃數位資產庫的第一個步驟是決定解決方案的參與者和相關人員。了解組織的哪些人建立數位資產、這些人建立什麼類型的資產、哪些人管理資產,以及哪些人維護儲存資產的伺服器。如需詳細資訊及記錄所收集資料的工作表,請參閱<在 SharePoint 2013 中識別使用者和分析文件使用狀況>。

了解哪些人處理資產,決定這些人處理的資產類型和這些人如何使用資產。這有助於您決定如何設定資產庫的結構、需要多少資產庫,對於資產將使用哪些內容類型,以及對於資產庫套用哪些資訊管理原則。由於大部分數位資產的大小遠大於標準文件,因此您還必須規劃儲存容量。如需詳細資訊及記錄所收集資料的工作表,請參閱<在 SharePoint 2013 中識別使用者和分析文件使用狀況>。

您規劃資產庫時,將決定應該在何處建立資產庫、必須如何使用資產庫、需要多少資產庫,以及如何組織資產庫。您可以使用規劃文件庫的相同方法規劃資產庫。本節說明下列關於規劃資產庫的步驟:

  • 決定需要多少資產庫

  • 決定在何處建立各個資產庫

  • 選擇固定或共同作業的資產庫

  • 決定如何組織資產庫

決定需要多少資產庫。在早期分析和規劃步驟中所做的這項決定也取決於資產庫的用途。例如,如果有個別小組必須使用資產庫進行共同作業,而且必須在處理資產時使用版本設定之類的內容控管,您可以對於各個小組網站建立資產庫。您接著就可以讓小組管理各自的資產。如果您要資產庫作為許多小組使用的大型中央存放庫,您可以建立一個資產庫。然後,您可以調整管理人員如何使用、管理和搜尋資產庫的權限。如需詳細資訊,請參閱<在 SharePoint 2013 中規劃文件庫>。

注意事項 附註:
如果您啟用 Web 應用程式的磁碟快取,該 Web 應用程式中的各個網站集合將使用這個快取。如果您不需要大部分的網站都有磁碟快取,可考慮在個別 Web 應用程式中放入需要磁碟快取的資產庫所在的網站集合。

決定在何處建立各個資產庫。在何處建立資產庫取決於資產庫的規劃用途。對於小組層級使用的資產庫,您可以在網站層級建立資產庫。對於中央存放庫,您可以在網站集合層級建立資產庫。如果資產庫將用於 Web 發佈網站,可將資產庫放在發佈網站所在的同一個網站集合,以便發佈頁面所用的資產檔案可供發佈網站使用。資產分析可用來決定哪些人建立和使用資產,以及這些資產的用途。這將有助於您決定企業的哪些部分需要資產庫。

選擇固定或共同作業的資產庫。按照這個案例,資產庫將是固定資產庫或共同作業的環境。在固定資產庫中,已完成的資產簽入後,文件庫是唯讀的。在共同作業的環境中,將對於資產庫啟用版本設定,而且具有適當權限的使用者可以讀取和寫入現有資產。

決定如何組織資產庫。您也可以規劃將所有資產儲存在資產庫的根目錄,並且使用自訂檢視按照特定準則向資產庫使用者顯示資產。您也可以按照您指定的準則,使用資料夾保存資產。例如,您可以將視訊檔案放在一個資料夾,並將音訊檔案放在另一個資料夾。您也可以按照產品建立資料夾,並且將特定產品相關的所有資產放入產品資料夾。請參照您的資產分析,決定您的組織通常如何使用資產。

資產庫包含的內容類型有影像、音訊和視訊。端視您組織的分類需要,您可以使用這些內容類型,也可以建立從這些內容類型衍生的自訂內容類型。例如,您可以對於海報和產品標誌建立兩個個別的內容類型,並且從影像內容類型衍生這些新內容類型的基礎特性。這種安排能夠讓您使這兩種新內容類型的個別內容產生關聯、指定不同的工作流程,或按照內容類型設定不同的資訊管理原則。如需詳細資訊,請參閱<在 SharePoint 2013 中規劃內容類型和工作流程>。

您可以對於數位資產的各個內容類型和儲存位置規劃適當的控制程度。例如,如果資產庫是共同作業的解決方案,您可以使用版本設定,在資產庫中儲存後續反覆使用的資產,並且可以要求使用者在處理資產前簽入和簽出資產。您也可以指定在將資產提供給對象前必須核准資產的核准程序。如需詳細資訊,請參閱<在 SharePoint 2013 中規劃文件版本設定、內容核准和取出控制項>。

對於資產庫中的資產,您可以按照在文件庫中使用工作流程的相同方式執行管理工作。重要考量事項包括:

  • 是否必須先檢閱和核准資產,資產使用者才能使用資產?

  • 哪些人負責管理資產的到期時間?

  • 到期後保留或刪除資產?

如需詳細資訊,請參閱<在 SharePoint 2013 中規劃內容類型和工作流程>。

對於您要在資產庫中使用的各個內容類型,您必須規劃資訊管理原則,指定如何稽核、保留和標記資產。如需詳細資訊,請參閱<在 SharePoint Server 2013 中規劃資訊管理原則>。

重要事項 重要事項:
SharePoint Server 2013音訊或視訊內容儲存在SharePoint Server 2013資產庫中自動不適資訊版權管理 (IRM) 保護。此外時檢視SharePoint Server 2013中儲存的音訊或視訊資產的使用者,這些資產的複本可能會儲存在使用者的本機瀏覽器快取。SharePoint Server 2013 media player 支援播放數位版權管理保護Silverlight 3或更新版本支援外部 IRM 提供者所套用之受 IRM 保護之音訊及視訊的格式。如需詳細資訊,請參閱數位版權管理 (DRM) (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=154933)。

下表列出 SharePoint Server 2013 資產庫的其他用途。

 

功能 說明

播客

使用者可以輸入到新的音訊和視訊檔案新增至資產庫時接收更新其播客應用程式的 URL 文件庫的 RSS 摘要。如需如何上傳音訊和視訊檔案的詳細資訊,請參閱 < Set up 資產庫來儲存影像、 音訊或視訊檔

建議的內容瀏覽器位置

使用發佈網站時,個別網站中的資產庫 URL 可新增至發佈網站的「建議內容瀏覽器位置」清單。這能夠讓內容建立者將資產插入到 SharePoint Server 2013 或 Office 2013 應用程式 (例如 Word) 時存取資產庫。

內容組合管理

您可使用資產庫作為中央存放庫時,可以考慮使用 [內容組合管理] 網站功能自動傳送使用者上傳到資產庫的資產。啟用 [內容組合管理] 網站功能之後,會自動建立名稱為「暫時擱置的文件庫」的新文件庫。這能夠讓您建立規則,指定新增到這個文件庫的資產如何傳送到資產庫之類的其他文件庫。例如,您可以指定所有音訊資產儲存於資產庫的一個資料夾,而所有視訊資產儲存於另一個資料夾。

若要使用 [內容組合管理的優點是特定的中繼資料欄位可以是需要新增新的資產時收到的使用者輸入。這可協助控制如何不同類型的資產會路由傳送。此外,這可自動化部分內容管理工作,並減少管理資產庫及包含資產管理的工作負載。如需詳細資訊,請參閱設定路由傳送文件內容組合管理

發佈的連結

本機電腦上的管理員群組的成員可以新增連結至 SharePoint 網站與清單中例如Word、 Excel,以及PowerPointOffice 2013 套裝軟體用戶端應用程式資料。這些連結出現在 [開啟儲存另存新檔] 對話方塊的 [我的 SharePoint 網站] 索引標籤上時開啟及儲存文件從這些應用程式。使用者可以手動將連結新增至其已發佈的連結清單瀏覽至文件庫並按一下 [連線至 Office。如需詳細資訊,請參閱 <新增或刪除 Office 用戶端應用程式 (SharePoint Server 2010) 連結

規劃資產庫的權限和安全性和規劃文件庫的權限和安全性一樣。如需可用預設群組、權限層級和何時使用自訂群組或層級的詳細資訊,請參閱<在 SharePoint 2013 中決定權限層級及群組>。

由於資產庫是一種專屬的文件庫,因此決定數位資產的儲存需求和決定文件的儲存需求一樣。主要的差異在於資產庫一般包含比文件庫少的資產。但是,資產庫中的資產筆文件庫中的文件大。您規劃儲存時,可分析內容來決定資產庫將儲存多少資產,以及這些資產品的平均大小。例如,如果您有 50,000 個資產,而且平均檔案大小是 10 MB,您至少必須有 500 GB 資料庫伺服器儲存空間。如果您將使用資產庫儲存視訊檔案,則必須決定這些檔案的平均大小。視訊檔上傳大小上限預設為 250 MB。如果您知道您必須支援更大的視訊檔案,您可以使用 管理中心,對於各個 Web 應用程式將檔案上傳大小增加到 2 GB。如果您將使用磁碟型的二進位大型物件 (BLOB) 快取,您也必須確定前端網頁伺服器有足夠的磁碟空間可儲存快取的檔案。

端視將在資產庫中儲存的數位資產檔案類型而定,您應該啟用磁碟型的 BLOB 快取和位元速度節流設定,讓使用者提高效能。啟用磁碟型 BLOB 快取通常是不錯的作法。啟用 BLOB 快取之後,它會將指定的檔案類型儲存於前端網頁伺服器,以減少使用者要求這些檔案並提供給使用者時對於資料庫伺服器造成的負擔。

視訊轉譯功能可以讓使用者上傳同一段視訊的多個轉譯。視訊轉譯可以有不同的轉碼器和格式或不同的位元速度。使用者可以選擇要使用的轉譯。預設選擇最低位元速度的視訊。

如果您將使用資產庫來做為使用者的音訊和視訊檔案,我們建議您一律啟用 BLOB 快取與您啟用位元速度節流設定的伺服器上。位元速度節流設定控制的音訊和視訊檔案下載至用戶端,讓網站上的整體效能不受影響的速率。磁碟快取的詳細資訊,請參閱規劃快取及效能 (SharePoint Server 2010)。如需如何啟用及設定位元速度節流設定,請參閱 <位元速度節流設定讀我檔案 (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=154962)。

新增說明數位資產的中繼資料可大幅提升資產庫中的內容可搜尋性。規劃資產庫時,必須注意大量媒體檔案不會自動變成可搜尋,因為這些檔案不包含搜尋引能夠索引的文字。用來說明數位資產的中繼資料可包含的資訊有標題、描述、作者、版權,以及提供資產相關其他詳細資料的企業關鍵字。將資產上傳到資產庫時,會自動輸入影像大小和維度之類的中繼資料。其他中繼資料則必須手動新增。例如,上傳資產時,資產建立者可以新增影像的文字描述。另外,資產管理員將傳入的資產歸類或執行管理工作時,可以新增關鍵字,並更新核准狀態。

SharePoint Server 2013 包含關於視訊搜尋的許多改善功能。使用者可以使用「搜尋瀏覽網頁組件」篩選搜尋結果,而只顯示視訊結果。視訊搜尋結果頁面可顯示各段視訊的縮圖。使用者可以按一下縮圖進入視訊播放程式頁面,也可以停留在縮圖上,以便檢視其他資訊,例如誰上傳視訊、上傳時間、觀看次數等。視訊搜尋結果頁面也提供視訊特定的搜尋精簡器。使用者可以按照視訊的長度、視訊中的人數和上傳日期來縮小搜尋結果的範圍。

縮圖預覽圖像程序的影片上傳至資產庫時自動建立。內容作者也可以從影片中選擇一個圖文框或上傳圖片並使用該為縮圖預覽圖像。為搭配使用自動縮圖架設,您必須安裝桌面體驗功能前端網頁伺服器上該主機SharePoint Server 2013。如需詳細資訊,請參閱桌面體驗概觀 (英文)

SharePoint Server 2013 有許多網頁組件和欄位控制項可以利用資產庫中的內容類型。網頁組件可按照內容擁有者新增到網頁組件頁面的 Web 區域。欄位控制項會按照網站開發人員和設計人員新增到發佈頁面。可用來顯示數位資產的網頁組件和欄位控制項範例如下:

  • 媒體網頁組件和欄位控制項。用來顯示網頁中內嵌的視訊。

  • 影像網頁組件和欄位控制項。用來顯示網頁上的影像。

  • 內容查詢網頁組件。用來顯示網站集合中所有網站、所選網站或子網站或特定清單或文件庫的項目。可設定查詢按照清單和內容類型傳回項目的清單,並且可針對特定對象進行篩選。

  • 內容搜尋網頁組件。用來顯示經過編目並新增到搜尋索引的內容。您可以設定網頁組件,並且從查詢建立器選擇視訊內容類型。

當您設計的網站的網頁時,請考慮公開給使用者的網頁與網頁組件以協助使用者尋找的資產所需的欄位。您可以自訂使用者藉由編輯文件庫設定] 頁面上的縮圖] 檢視將滑鼠指標放在資產的資產庫時顯示的資訊。如需網頁組件及欄位控制項的詳細資訊,請參閱了解欄位控制項與 SharePoint Server 2007 發佈網站中的網頁組件

SharePoint Server 2013 支援 HTML5 和 Silverlight Media Player。HTML5 Media Player 是播放目前瀏覽器 HTML5 <video> 元素實作相容的所有視訊檔案所用的預設媒體播放程式。SharePoint Server 2013 會按照影片格式自動選取播放程式。如果 HTML 5 Media Player 無法播放視訊格式,系統將使用 Silverlight Media Player。

使用 Silverlight media player、 Silverlight 3或更新版本、 必須安裝在用戶端電腦上。如需Silverlight 3的詳細資訊,請參閱Silverlight 概觀 (英文) (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=154002)。

如需 Silverlight media player 支援的媒體格式的詳細資訊,請參閱 <支援的媒體格式、 通訊協定及記錄欄位

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/ee414276.aspx
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