管理數位資產概觀 (SharePoint Server 2010)
適用版本： SharePoint Server 2010
上次修改主題的時間： 2016-11-30
本文說明數位資產 (又稱為多媒體)，以及定義與 Microsoft SharePoint Server 2010 中管理數位資產相對使用的重要字詞。也同時說明 SharePoint Server 2010 中使用資產庫管理數位資產的各部分、說明資產庫的主要使用者，以及概述在 SharePoint Server 2010 中使用資產庫的一般情況。
如需如何規劃管理數位資產解決方案的詳細資訊，請參閱＜規劃數位資產庫 (SharePoint Server 2010)＞。
愈來愈多的辦公室工作者會建立或重複使用圖像及其他多媒體資產，當做其日常工作的一部分。不過，通常部門或企業層級並沒有最適合儲存這些資產的一般存放庫。一般存放庫可讓使用者輕鬆地探索以及重複使用其他人已建立的多媒體資產。SharePoint Server 2010 中的資產庫透過提供特殊化的存放庫，儲存及管理數位資產，進而節省組織時間與其他資源。因此，使用者不需要再透過網路尋找多個位置中的資產，或是從頭開始重建資產。使用集中式存放庫管理數位資產，組織也可更進一步地控制與品牌相關的內容，而且可以確保只有適當的使用者才可使用產品的核准資產。
本文內容：
關於管理數位資產
資產庫的使用者
在 SharePoint Server 2010 中管理數位資產
使用資產庫的情況
關於管理數位資產
「數位資產」是圖像檔、音訊檔或視訊檔，或是組織用於整個企業之應用程式內，可以重複使用之其他多種格式的內容片段。SharePoint Server 2010 中的資產庫可讓使用者輕鬆地建立、探索及重複使用組織內現有的數位資產。
在 SharePoint Server 2010 中，您使用「資產庫」儲存數位資產，以及與使用者共用數位資產。資產庫是 SharePoint Server 2010 文件庫範本，自訂為使用專為儲存與分類多種媒體資產所設計的內容類型。
有效的管理數位資產解決方案指定：
提供給每一種資產的中繼資料。
資產所需的儲存空間量，以及將資產提供給使用者使用時要考量的效能問題。
資產生命週期每一階段儲存資產的位置。
資產生命週期每一階段控制資產存取的方式。
以參與建立、檢閱、核准、發佈及處置資產的小組成員身分移動組織內資產的方式。
套用到資產的原則，讓您可以稽核資產相關動作、正確保留或處置資產，並保護組織的重要資產。
將資產視為公司記錄的方式，您必須依據需求與公司規則保留公司記錄。
如需如何使用 SharePoint Server 2010 規劃數位資產解決方案的資訊，請參閱＜規劃數位資產庫 (SharePoint Server 2010)＞。
資產庫的使用者
SharePoint Server 2010 中的資產庫使用者一般分成三種類別：
資產建立者 此群組包括建立個別資產的人員 (例如繪圖人員、影片製作人或行銷企劃人員，以及將資產提交至資產庫的人員)。例如，繪圖人員可能會建立多種解析度與大小以及彩色和黑白的產品商標，然後將所有版本的商標上傳至資產庫，供產品行銷小組的其他成員使用。
資產管理員 此群組包括管理資產庫內資產的人員。他們負責從第一次提交資產開始到發佈，最後到資產到期的端對端工作流程。同時也負責管理和組織資產庫內的資產。例如，資產管理員可能會取得多個版本的產品商標並將它們適當地分類到資產庫內，同時加入重要的中繼資料 (例如關鍵字)，以及設定無法再使用資產的日期。
資產使用者 此群組包括需要尋找並使用資產庫中資產，以建立其他工作產品的人員。例如，網站設計者可以在建立產品網站的行銷頁面時，使用資產庫中的產品商標。
根據情況，這些使用者群組之間可能會重疊。例如，具有將資產上傳至資產庫之權限的使用者，可能也會有分類及管理他們提交至封存之資產的權限。若資產建立者尋找並使用已加入其他工作產品的資產，接著將它們上傳為不同的資產，則他們也會是資產使用者。例如。影片製作人在製作產品的行銷影片時可能會使用產品商標，然後再將影片當成不同資產上傳至資產庫。
在 SharePoint Server 2010 中管理數位資產
SharePoint Server 2010 提供稱為「資產庫」的文件庫範本，自訂成使用專為儲存與分類多媒體資產所設計的新圖像、音訊與視訊內容類型。這些新的內容類型使用新欄類型 (例如 [預覽]、[圖片大小]、[照片拍攝日期] 和 [長度 (秒)])，以構成特定資產的中繼資料。資產庫也具有預覽模式，可在將滑鼠指標置於資產上方時，顯示縮圖及此中繼資料的一部分。企業關鍵字可以指派給資產，以透過搜尋查詢輕鬆找到資產。資產建立者可能會在上傳新資產時指派關鍵字，而資產管理員也可在之後加入關鍵字。使用者可以將資產評等，此功能會提供資產的其他中繼資料。資產顯示於網頁組件時，可使用這些中繼資料。例如，若使用者已看過並評等您的訓練視訊庫，則您可以使用網頁組件顯示網頁組件上評分最高的視訊。
資產建立者及管理員會直接處理資產庫，以上傳、分類及管理資產。資產使用者可瀏覽資產庫，以尋找要插入其他應用程式之專案中的資產。使用者可以從 Microsoft Office 應用程式瀏覽資產庫，並將資產插入開啟的應用程式中 (例如 Microsoft Word 或 Microsoft PowerPoint)。
有四種方法可以對 SharePoint Server 2010 使用者顯示數位資產：
允許使用者瀏覽資產庫。
將網頁組件插入小組網站的網頁。
在發佈網站的發佈頁面上使用視訊欄位控制項。
使用內容查詢網頁組件。
用以對資產庫使用者顯示資產的特定方法，取決於使用者、其使用資產庫中之資產的方式，以及在資產庫情況中最適合顯示資產的方法。
除了資產庫所屬的功能之外，您還可以利用 SharePoint Server 功能 (例如工作流程、路由傳送、規則和原則)。這些功能有助於在資產進入資產庫時加以管理、追蹤資產進度、在核准時自動發佈資產，以及設定資產的到期日。
使用資產庫的情況
資產庫可以加入至任何 SharePoint Server 2010 網站集合或網站，且在大多種情況下，可以用來將數位資產提供給使用者。下表說明可能會使用數位資產庫的狀況。
| 狀況 | 描述 |
|---|---|
公司品牌庫 |
使用資產庫儲存具公司品牌的資產 (例如商標)、圖檔及其他數位資產，以及使用中量到繁重工作流程與原則來管理內容。創意小組可以將數位資產提交至在其中進行檢閱及發佈的資產庫。內容監管員會管理及編輯數位資產，確保已對其進行正確標示與組織。必須存取正式授權公司商標或品牌資產的資訊工作者使用人員與外部網路夥伴，會使用資產庫尋找所需的內容。 |
部門入口網站 |
使用資產庫作為單一入口網站之圖像與多種媒體檔的存放庫。在此情況下，任何參與者或設計者都可以將商標和圖像上傳至資產庫，供其他人檢視和使用。參與者一般會視需要管理內容，並使用極少的工作流程或原則即可在資產庫中加入與管理內容。例如，部門入口網站庫可能有多位參與者，但只有一些核准者。網站的作者與網站設計者透過檢視和下載資產庫中的內容，並將其插入他們的工作產品 (例如文件或簡報)，來使用資產庫中的內容。 |
小組網站 |
與部門入口網站類似，但規模較小。使用資產庫作為單一小組網站之圖像和多種媒體檔的存放庫。在此情況下，任何小組成員都可以將資產上傳至資產庫，供其他小組成員檢視和使用。參與者一般會視需要管理內容，並使用極少的工作流程或原則就可以在資產庫中加入與管理內容。小組成員透過檢視和下載資產庫中的內容，並將其插入他們的工作產品 (例如文件或簡報)，來使用資產庫中的內容。 |
公司封存 |
只使用資產庫作為封存，用以分類圖片、視訊、文件及其他具有組織歷史價值的資產。使用者可以提交目前和過去的項目，而這些項目由管理資產庫的負責人收集、掃描、組織和標示，讓其他使用者可以瀏覽、搜尋及檢視封存的內容。 |
部門媒體共用網站 |
使用資產庫儲存音訊與視訊檔。在此情況下，任何人都可以參與資產庫，因此較少或甚至不會管理資產庫中的項目。會啟用資產庫的評等，而評等與資產的社交標記結合，用以驅動資產在資產庫內的結構和呈現方式。 |