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在 SharePoint Server 2013 中管理數位資產概觀

 

適用版本:SharePoint Server 2013

上次修改主題的時間:2015-03-09

摘要:了解資產庫以及如何使用它來儲存與共用影像、音訊或視訊檔。

本文說明數位資產 (也稱為多媒體) 以及定義 SharePoint Server 2013 中用來管理數位資產的關鍵字詞。並說明如何在 SharePoint Server 2013 中使用資產庫以管理數位資產各個層面、說明資產庫的主要使用者,以及概述在 SharePoint Server 2013 中使用資產庫的一般案例。

如需如何規劃數位資產管理解決方案的詳細資訊,請參閱<在 SharePoint Server 2013 中規劃數位資產庫>。

數目遞增的辦公室工作者在其日常工作時會建立或重複使用影像和其他多媒體資產。不過,部門或企業層級通常沒有最適合儲存這些資產的集中式存放庫。集中式存放庫可讓使用者輕鬆地探索和重複使用其他人已經建立的多媒體資產。SharePoint Server 2013 中的資產庫透過提供特殊化存放庫來儲存和管理數位資產,以節省組織時間和其他資源。使用者不再需要透過網路尋找多個位置中的資產,或重新建立資產。使用集中式存放庫來管理數位資產,組織也會更嚴密地控制品牌機密內容,以及確定產品的唯一核准資產可供適當的使用者使用。

本文內容:

「數位資產」是影像、音訊或視訊檔,或組織跨企業在應用程式中使用的其他可重複使用豐富內容片段。SharePoint Server 2013 中的資產庫可讓使用者輕鬆地建立、探索以及重複使用組織內的現有數位資產。

在 SharePoint Server 2013 中,使用「資產庫」來儲存數位資產,以及與使用者共用數位資產。資產庫是 SharePoint Server 2013 資產庫範本,自訂成使用專為儲存和分類多媒體資產所設計的內容類型。

管理數位資產的有效解決方案指定下列各項:

  • 要為每種資產提供的中繼資料。

  • 資產所需的儲存空間量,以及將資產提供給使用者使用時所需考量的效能問題。

  • 資產生命週期各階段儲存資產的位置。

  • 如何在資產生命週期各階段控制資產的存取權。

  • 如何在小組成員進行資產建立、檢閱、核准、發佈和處置時移動組織內的資產。

  • 套用至資產的原則,以稽核資產相關動作、正確地保留或處置資產,以及保護組織的重要資產。

  • 如何將資產視為依需求和公司指導方針必須保留的公司記錄。

如需如何使用 SharePoint Server 2013 規劃數位資產解決方案的詳細資訊,請參閱<在 SharePoint Server 2013 中規劃數位資產庫>。

SharePoint Server 2013 中的資產庫使用者一般為下列三種類別中的其中一種:

  • 資產建立者。這包括建立個別資產的人員 (例如圖形作者、視訊生產者或行銷廣告文案編寫人),以及將資產提交至資產庫的人員。例如,圖形作者可能會使用多種解析度和大小以及彩色和黑白來建立產品標誌,然後將標誌的所有版本上傳至資產庫以供產品行銷小組的其他成員使用。

  • 系統管理員。這包括管理資產庫中資產的人員。他們負責從第一次提交資產時、接著發佈,再到資產到期時的端對端工作流程。他們也負責管理和組織資產庫中的資產。例如,資產管理員可能會採用產品標誌的多個版本,並在資產庫中對其進行適當分類、新增重要中繼資料 (例如關鍵字),以及設定之後即無法使用資產的日期。

  • 資產消費者。這包括必須尋找並使用資產庫中的資產建立其他工作產品的人員。例如,網頁設計者建立產品網站的行銷網頁時,可以使用資產庫中的產品標誌。

根據案例,這些使用者可能會重複。例如,具有將資產上傳至資產庫權限的使用者,也具有權限可分類和管理其提交至封存的資產。如果資產建立者尋找並使用新增至其他工作產品的資產,接著再將資產上傳為個別資產,則資產建立者也可以是資產消費者。例如,視訊生產者可能會使用產品標誌,同時製作產品的行銷視訊,然後將資產庫中的視訊上傳為個別資產。

SharePoint Server 2013 提供名為 Asset Library 的資產庫範本,自訂成使用專為儲存和分類多媒體資產所設計的新影像、音訊和視訊內容類型。這些新的內容類型使用構成特定資產中繼資料的 [預覽]、[相片大小]、[照片拍攝日期] 和 [長度 (秒)] 這類新欄類型。將指標放在資產上方時,資產庫也具有顯示縮圖及部分中繼資料的預覽模式。企業關鍵字可以指派給資產,這樣一來,透過搜尋就可以更輕鬆地找到資產。資產建立者可以在上傳新資產時指派關鍵字,而資產管理員之後也可以新增關鍵字。使用者可以評比資產,這項功能提供資產的其他中繼資料。接著,在網頁組件中顯示資產時,就可以使用中繼資料。例如,如果您有使用者已檢視和評比的訓練視訊庫,則可以使用網頁組件來顯示網頁上評比最高的視訊。

資產建立者和資產管理員直接在資產庫中上載、分類和管理資產。資產消費者可以瀏覽資產庫以尋找在其他應用程式中插入至專案的資產。資產消費者可以從 Office 應用程式瀏覽資產庫,並將資產插入至開啟的應用程式 (例如 Word 或 PowerPoint)。

在 SharePoint Server 2013 中,您可以使用下列方式向使用者顯示數位資產:

  • 可讓使用者瀏覽資產庫。

  • 將網頁組件插入至小組網站上的網頁。

  • 在發佈網站的發佈網頁上使用視訊欄位控制項。

  • 使用內容查詢網頁組件。

用來向資產庫使用者顯示資產的特定方法,取決於使用者、必須使用資產庫中資產的方式,以及最適合案例的資產顯示方法。

除了資產庫所屬的功能之外,您還可以利用 SharePoint Server 功能 (例如工作流程、路由、規則和原則)。這些功能有助於管理來自於資產庫的資產、追蹤資產進度、在核准時自動化資產的發佈,以及設定資產的到期日。

具有 [編輯] 權限的使用者可以將資產庫新增至任何 SharePoint Server 2013 網站集合或網站。下表說明可能會使用數位資產庫的案例。

 

案例 說明

公司品牌庫

資產庫儲存品牌化公司資產 (例如標誌、藝術品和其他數位資產),而且工作流程和原則有助於管理內容。創意小組可以將數位資產提交至在其中檢閱和發佈的資產庫。內容人員會管理和編輯數位資產,確定它們已正確進行標記和組織。想要公司標誌或品牌資產的資訊工作者和外部網路合作夥伴會使用資產庫來尋找所需內容。

部門入口網站

資產庫是單一入口網站之影像和多媒體檔案的存放庫。在此案例中,任何參與者或設計者都可以將標誌和影像上傳至資產庫,供其他人檢視和使用。內容一般是由參與者所管理,而且與新增和管理內容相關聯的工作流程或原則最少。例如,部門入口網站庫可能會有多個參與者,但只有一些核准者。透過檢視資產、下載資產,並將資產插入至其工作產品 (例如文件或簡報),網站的作者和網站設計者就可以使用資產庫中的內容。

小組網站

與部門入口網站類似,但規模較小。資產庫是單一小組網站之影像和多媒體的存放庫。在此案例中,任何小組成員都可以資產上傳至資產庫,供其他小組成員檢視和使用。參與者會視需要管理內容,而且具有最少的工作流程或原則。透過檢視資產、下載資產,並將資產插入至其工作產品 (例如文件或簡報),小組成員就可以使用資產庫中的內容。

公司封存

資產庫儲存相片、視訊、文件和其他具有組織歷程記錄值的資產。使用者可以提交目前和過去項目,這些項目是由管理資產庫的管理者所收集、掃描、組織和標記,讓其他使用者可以瀏覽、搜尋和檢視封存的內容。

部門媒體共用網站

資產庫儲存音訊和視訊檔。在此案例中,任何人都可以將內容投稿至資產庫,而且資產庫中的項目管理作業最少或根本沒有。會啟用資產庫的評價,而評價搭配資產社交標記可以驅動資產庫內資產的結構和呈現。

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/ee414275.aspx
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