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使用 SharePoint Server 2013 記錄封存或就地管理記錄

 

適用版本:SharePoint Server 2013 Enterprise

上次修改主題的時間:2016-12-16

摘要:決定要在 SharePoint Server 2013 中選擇的記錄管理方法。

在 SharePoint Server 2013 中,您可以在封存中管理記錄,也可以在與使用中文件相同的文件存放庫中管理記錄。若是使用 SharePoint Server 2013 就地方法,當您宣告文件已成為記錄時,記錄會留在原位,但 SharePoint Server 2013 現在會將其當做記錄來管理。例如,文件在宣告為記錄之後,會取得不同的保留原則,否則使用者可能無法進行編輯。

您也可以使用混合方法。例如,您可以連同使用中文件就地保留記錄兩年,然後在專案完成時,將記錄移至記錄封存。

當您考慮要在與建立文件不同的「記錄中心」網站,或在與建立文件相同的共同作業網站上管理記錄時,請考慮下列問題:

  • 共同作業網站的管理是否適合管理記錄?您的企業是否必須遵守強制隔離記錄與使用中文件的法規需求?是否可信任共同作業網站的管理員,由他們管理包含記錄的網站?您可能想將記錄儲存到存取限制比共同作業網站還嚴格的網站,或儲存到依不同排程備份的網站。

  • 使用共同作業網站的時間長度?若記錄的保留時間必須比專案的進行時間長,請選取就地記錄管理策略,這表示即使不再使用共同作業網站,仍必須維護該網站。

  • 專案成員是否需要在文件成為記錄後,經常存取文件?若使用就地方法,不論文件為使用中或記錄,專案成員一律會以相同方式存取文件。

  • 組織中的記錄管理員僅負責記錄,或負責所有資訊 (不論資訊為使用中或記錄)?若記錄管理員僅負責正式記錄,使用不同的「記錄中心」網站對他們而言可能比較方便。

下表說明在記錄中心中處理記錄以及在共同作業網站中就地管理記錄之間的差異。呈現差異的觀點來自於記錄管理員與專案小組中共同作業的員工。

記錄封存與就地記錄之間的差異

因素 記錄封存 就地記錄

管理記錄保留

內容組合管理會根據中繼資料,自動將新記錄置於封存的檔案計畫之正確的資料夾中。

視目前的內容類型或位置而定,記錄與使用中文件可能會有不同的原則。

限制可檢視記錄的使用者

是。封存會指定記錄的權限。

否。當文件成為記錄時,權限不會變更。但是,您可以限制可編輯及刪除記錄的使用者。

方便尋找記錄 (記錄管理員適用)

更容易。所有記錄集中在一個位置。

更困難。記錄分散在多個共同作業網站。

以記錄方式維護所有文件版本

使用者必須將每個文件版本明確傳送至封存。

自動,假定已開啟版本設定。

方便尋找資訊 (小組共同作業人員適用)

更困難,不過可在文件成為記錄時,將文件的連結新增至共同作業網站。

更容易。

共同作業網站的雜亂度

共同作業網站僅包含使用中文件。

共同作業網站包含使用中及非使用中文件 (記錄),不過您可以建立檢視僅顯示記錄。

稽核記錄的能力

是。

依存於共同作業網站的稽核原則。

系統管理安全性

記錄管理員可管理記錄封存。

共同作業網站管理員具有管理記錄與使用中文件的權限。

下表說明兩個記錄管理方法之間的差異,這些差異可能會影響您管理 IT 資源的方式。

記錄封存與就地記錄之間的資源差異

因素 記錄封存 就地記錄

管理的網站數目

網站更多。換句話說,除了共同作業網站之外,還有獨立的封存。

網站更少。

延展性

減輕共同作業網站上的資料庫大小壓力。

更快達到網站集合大小上限。

方便管理

記錄使用不同的網站或伺服器陣列。

除了含有使用中文件的網站所需的佈建工作之外,沒有其他網站佈建工作。

儲存

可在不同的儲存媒體上儲存記錄。

使用中文件與記錄會儲存在一起。

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/ff363731.aspx
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