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SharePoint Server 2013 中受管理的中繼資料概觀

 

適用版本:SharePoint Server 2013

上次修改主題的時間:2015-03-09

摘要:瞭解受 SharePoint 管理的中繼資料,包括字詞、字詞組與企業關鍵字。

「受管理的中繼資料」是集中管理之字詞的階層式集合,您可先加以定義,然後將其用作 SharePoint Server 2013 中項目的屬性。

本文介紹受管理之中繼資料的核心概念,然後說明受管理之中繼資料的使用方式。本文會使用範例說明概念。最後一節則呈現將受管理的中繼資料併入 SharePoint Server 2013 解決方案的多項優點。

本節定義多個與受管理的中繼資料相關之重要概念。

「字詞」是與 SharePoint Server 2013 的項目相關之單字或詞組。「字詞集」是相關字詞的集合。您可以指定某欄位必須包含特定字詞集內的字詞。「受管理的中繼資料」是表示字詞和字詞集可以從欄位本身單獨建立與管理的事實。

「本機字詞組」是在網站集合內容內部建立。例如,若您在文件庫的清單中加入一欄,然後建立該欄所要繫結的新字詞組,此新字詞組即為包含文件庫之網站集合的本機字詞組。

「全域字詞組」是在網站集合內容外部建立。例如,字詞庫管理員可以建立稱為「人力資源」的字詞組群組,然後指定人員管理該字詞組群組。群組管理員可以在「人力資源」字詞組群組中,建立與「人力資源」相關的字詞組,例如職稱和薪級。

使用者僅會看見全域字詞組及其網站集合的本機字詞組。

例如,假設您要召開會議。 每個會議議程會獲派一間主會議室,而大型議程還會加派第二會議室,讓主會議室容納不下的與會者可以透過大型螢幕觀看議程轉播。您決定在 SharePoint 清單中,追蹤所有議程及其相關的詳細資料。

若要追蹤議程及其會議室,您可以:

  1. 建立稱為「會議室」的字詞組,代表所有可用的會議室。

  2. 將字詞加入每個會議室的字詞組。

  3. 建立稱為「議程」的內容類型。

  4. 新增兩欄至內容類型:「主會議室」和「第二會議室」。

  5. 指定上述各欄的值必須來自「會議室」字詞組。

  6. 建立議程清單。

在此範例中,每次將議程加入清單,都會提供「主會議室」和「第二會議室」的值。如果您接著在會議中心預留一間額外的會議室,即會將新字詞加入「會議室」字詞組,並成為對兩欄皆有效的值。

字詞可分成兩種類型:

  • 「受管理的字詞」一般是預先定義且只可由具有適當權限的使用者建立,經常會組成階層。

  • 「企業關鍵字」只是加入 SharePoint 項目中的文字或片語。所有企業關鍵字都是單一非階層字詞組「關鍵字集」的一部分。

受管理的字詞和企業關鍵字使用方式不同。如需詳細資訊,請參閱本主題稍後的<使用字詞>一節。

注意事項 附註:
在意義十分清楚時,若參照受管理的字詞,時常會省略「受管理」這個字。

受管理的字詞和企業關鍵字都儲存在稱為「字詞庫」的資料庫中。

下列各節說明字詞的建立與使用方式。在這些章節中,會使用會議室範例說明概念。

SharePoint Server 2013 包括「字詞庫管理工具」,可用以建立及管理字詞組。如果您具有適當的權限,即可使用「字詞庫管理工具」來執行下列動作:

  • 建立或刪除字詞集。

  • 新增、變更或刪除字詞。

  • 將字詞集內的受管理字詞組成階層。

  • 定義同義字。

  • 匯入字詞。

  • 企業關鍵字只要移入字詞組中,就會變成受管理的字詞。

範例:

若要召開會議議程,請先使用字詞庫管理工具定義字詞組,以代表所有會議室。然後,再使用相同的工具,將每間會議室的字詞加入至字詞組。一開始會定義下列字詞組和字詞:

  • 會議室 (字詞組)

    • La Nouvelle 廳

    • 256 室

    • 270 室

    • Mardi Gras 廳

    • 287 室

    • 391 室

    • 348b 室

    • C 館

    • D 館

    • 348a 室

    • 視聽中心 C

    • 視聽中心 D

    • 視聽中心 E

    • 354 室

    • 355 室

    • 293 室

字詞組變得很龐大;您在選取會議室時,必須捲動過長的清單。因此,您決定根據會議室在會議中心的哪一側來重組字詞組。現在,新的字詞組和字詞的結構如下:

  • 會議室 (字詞組)

    • 視聽中心

      • 視聽中心 C

      • 視聽中心 D

      • 視聽中心 E

      • A 館

      • B 館

      • C 館

      • D 館

      • La Nouvelle 廳

      • Mardi Gras 廳

    • 二樓

      • 256 室

      • 270 室

      • 287 室

      • 293 室

    • 三樓

      • 348a 室

      • 348b 室

      • 354 室

      • 355 室

      • 391 室

由於「視聽中心」、「館」、「二樓」及「三樓」等字詞僅用於群組字詞,並不代表議程進行的實際會議室,因此您不需要提供這些字詞給使用者選取。

您可以將字詞組匯入至字詞庫管理工具,而非手動建置字詞組和字詞。如需詳細資訊,請參閱<匯入字詞組>。

在清單中儲存 SharePoint 項目相關資訊的位置欄。在定義欄位時,請提供欄位名稱、指定欄位類型,以及提供與欄位類型相依的其他資訊。

SharePoint Server 2013 包含稱為「受管理的中繼資料」的欄位類型。建立受管理的中繼資料欄時,您要指定欄值的來源字詞集。若要使用者提供清單項目 (包括文件) 的資訊,而且字詞集中含有資訊的有效值,則請使用受管理的中繼資料欄。請建立新的內容類型,或變更現有的內容類型,然後將受管理的中繼資料欄加入內容類型。

範例:

您建立一個名為「議程」的新內容類型,以代表每個議程。由於會議議程會有相關聯的主會議室和第二會議室,因此您為這些屬性各新增一欄。 您加入名為「主會議室」的欄位,並將欄位類型選擇為 [受管理的中繼資料] ,然後選取字詞組「會議室」來提供「主會議室」欄位的值,最後指出欄位只能包含單一值。然後建立另一欄「第二會議室」,並將其對應至相同的字詞組。由於並非所有議程都會有第二會議室,因此該欄位不需要包含資訊。 此外,由於可能會有多間第二會議室,因此您允許多重值。

下表摘要說明這兩欄的定義:

 

欄名稱 字詞組 是否需要值? 是否允許多重值?

主會議室

會議室

第二會議室

會議室

最後,您會建立議程清單。

使用者建立或上傳某個類型的新 SharePoint 項目,而該類型具有需要值的欄位時,使用者必須提供值。若欄位是受管理的中繼資料欄,則會顯示「受管理的中繼資料控制項」,且使用者會與此控制項互動以輸入值。

受管理的中繼資料控制項可讓使用者輸入值,或是透過階層方式在欄位相關的字詞集之間移動,以便選取值。若使用者開始輸入值,則控制項會顯示相關字詞集內開頭為使用者所輸入字元的所有字詞。字詞集的名稱以及字詞在階層中的位置則是與字詞本身一起顯示。

若欄位定義允許多個值,則使用者可以選取多個字詞。若字詞集和欄定義都允許加入新的字詞,則使用者也可以建立新的字詞,並將它插入字詞集階層的適當位置。

範例:

會議管理員新增議程。SharePoint Server 顯示包含欄位的表單,這些欄位分別代表與「議程」內容類型相關聯的欄。當管理員建立專題議程時,管理員會在 [主會議室] 欄位中,顯示「會議室」字詞組內字詞的階層,然後選取 [La Nouvelle 廳]。

管理員忘記專題議程的第二會議室所使用的視聽中心,但是知道是中間的會議室。管理員輸入 aud,下列字詞隨即顯示為選項:

  • 視聽中心 C [會議室: 視聽中心]

  • 視聽中心 D [會議室: 視聽中心]

  • 視聽中心 E [會議室: 視聽中心]

管理員選取 [視聽中心 D]。

SharePoint Server 2013 包含名為「企業關鍵字」之預先定義的欄。您可以將此欄加入內容類型。 使用者在 [企業關鍵字] 欄中加入值時,會顯示「企業關鍵字控制項」,而使用者會與控制項互動以輸入值。企業關鍵字控制項的行為與受管理的中繼資料控制項類以,不同處在於企業關鍵字控制項可讓使用者選取企業關鍵字以及受管理的字詞。

使用者開始輸入數值時,控制項顯示的字詞開頭將為使用者從關鍵字集及其他全域字詞組輸入的字元,同時也會一併顯示字詞所在的字詞組,以及字詞在階層中的位置。通常會有選項可供輸入新企業關鍵字。如果使用者輸入新企業關鍵字,該企業關鍵字將會加入關鍵字集。

根據預設,[企業關鍵字] 欄允許多個值。

範例:

會議管理員新增議程,以代表所有與會者的歡迎會。歡迎會在 Mardi Gras World 舉行,此為外部值。由於 Mardi Gras World 不是「會議室」字詞組的成員,因此管理員無法選做 [主會議室] 欄位的值。但是,管理員確實想包含此位置,以讓其他管理員在搜尋片語 "Mardi Gras World" 時,可找到此議程。管理員注意到「議程」內容類型包含 [企業關鍵字] 欄,因此決定將此值新增為企業關鍵字。

管理員一開始會在 [企業關鍵字] 欄位中輸入會場的名稱。當管理員輸入 Mar 時,下列選項隨即顯示:

  • Mardi Gras 廳 [會議室: 廳]

  • 建立新的關聯

管理員選取 [新建],並建立企業關鍵字 Mardi Gras World,如此即已加入至清單項目的 [企業關鍵字] 欄和關鍵字集。

本節說明使用受管理的中繼資料的多項優點。

受管理的中繼資料讓字詞與企業關鍵字用起來更方便,字詞與企業關鍵字也更為一致。您可以預先定義字詞,並只允許授權使用者加入新的字詞。您也可以禁止使用者將他們自己的企業關鍵字加入至項目,並要求他們使用現有的企業關鍵字。透過只呈現正確的字詞清單,讓使用者從中選取值,受管理的中繼資料也能提供較高的正確性。因為企業關鍵字也是一種受管理的中繼資料類型,所以甚至是使用者套用至項目的企業關鍵字也更為一致。

因為中繼資料的使用較為一致,所以不怕出錯。使用中繼資料自動化商務程序 (例如,根據部門屬性值,將文件放入記錄中心的不同檔案內),就可以相信中繼資料由授權使用者所建立,而且部門屬性的值一律是有效值。

若項目有一致的屬性,則簡單搜尋可以提供較相關的結果。

使用者在將受管理的字詞和企業關鍵字套用至項目時,系統會將他們引導到已使用的字詞。在某些情況下,使用者甚至可能無法輸入新的值。因為使用者聚焦點在特定的字詞組,所以那些字詞 (非同義字) 較可能會套用至項目。因此,搜尋受管理的字詞或企業關鍵字,可能會擷取到較相關的結果。如需詳細資訊,請參閱<針對 SharePoint Server 2013 中的搜尋來組織內容的最佳做法>中的<鼓勵使用者針對網站與內容輸入豐富又一致的中繼資料>。

在舊版 SharePoint Server 中,若要將屬性值限制為一組值,請建立類型為「choice」的欄位,然後提供有效值清單。若您必須將新值加入這組選項,您必須變更每個使用這組值的欄位。

使用受管理的中繼資料,可以區隔這組有效值與值必須為這組有效值其中一個值的欄。若您必須加入新值,請將字詞加入字詞集,如此對應至該字詞集的所有欄就會使用更新這組選項。

使用字詞可協助您在業務變更時,保持項目與業務同步。例如,假設您公司的新產品在開發初期具有代號,但在即將上市之前提供了正式名稱。您原先在「產品」字詞集內併入了該代號的字詞,使用者也已使用該字詞識別與產品相關的所有文件。產品名稱變更時,只需要編輯字詞,並將它的名稱變更為產品的正式名稱即可。該字詞仍然會套用至相同的項目,只是它的名稱現在已更新。

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/ee519604.aspx
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