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在 SharePoint Server 2013 中規劃字詞與字詞組

 

適用版本:SharePoint Server 2013

上次修改主題的時間:2016-07-21

摘要:了解如何規劃 SharePoint 受管理中繼資料分類法、如何決定和組織字詞組以及如何定義字詞。

「受管理的中繼資料」是集中管理之字詞的階層式集合,您可以加以定義,再用為 SharePoint Server 2013 中的項目屬性。閱讀本文前,應了解<SharePoint Server 2013 中受管理的中繼資料概觀>一文所描述的概念。

受管理的中繼資料及其建構方式會影響 SharePoint 解決方案的許多部分,包括:

  • 欄的有效值,以及使用者輸入這些值的方式。

  • 使用者可套用至 SharePoint 項目的企業關鍵字。

  • 可精簡搜尋結果的方式。

  • 傳閱文件的方式。

  • 套用至 SharePoint 項目的工作流程。

  • 使用者可排序及篩選 SharePoint 項目的方式。

  • 若使用社交標記,使用者可套用標記的項目不是 SharePoint 項目。

SharePoint Server 2013 可讓您即使未事先定義所有字詞與字詞組,也可使用受管理的中繼資料。一開始可以先不使用任何字詞組,只讓使用者將企業關鍵字新增至項目。隨著企業關鍵字組擴增,您可能需要以特定方式加以組織,使尋找及區分關鍵字更為容易。此時,您可以建立字詞組,並將某些關鍵字移至字詞組。您也可能需要刪除拼錯的字,或指出哪些字為其他字的同義字,以整理新字詞組中的字詞。

即使您決定使用較不正式的方法,一開始先使用企業關鍵字,稍後再建立字詞組,還是必須了解如何規劃及組織受管理的中繼資料。

規劃及組織受管理的中繼資料包括下列步驟:

  1. 識別字詞組。

  2. 識別每個字詞組的擁有人。

  3. 確定字詞組群組。

  4. 定義字詞組。

前三個工作通常是由群組、解決方案架構師或分類學家來執行。第四個工作 (定義字詞組) 可分派給字詞組的擁有人。

注意事項 附註:
若在詳細的字詞組規劃工作表中重新排列數欄,也可使用工作表將字詞組匯入 SharePoint Server 2013。

本文包含如何判定組織將使用之受管理的中繼資料之相關指引。本文不涵蓋如何在字詞庫之間分割中繼資料,也不涵蓋裝載字詞庫之服務應用程式的部署位置。如需如何規劃受管理的中繼資料服務之詳細資訊 (例如規劃企業關鍵字的儲存位置),請參閱<在 SharePoint Server 2013 中規劃共用字詞組及內容類型>。

當您設計解決方案時,您會發現應與 SharePoint Server 中特定項目建立關聯的屬性 (中繼資料)。您也可能會使用中繼資料實作組織的部分管理原則。本節提供識別中繼資料的準則,並說明哪些中繼資料應為「受管理的」中繼資料。每一項受管理的中繼資料會以一個字詞組表示。

首先,查看您的解決方案是否有可由中繼資料表示的資訊。下表提供中繼資料的可能位置建議。

 

潛在的中繼資料 範例

與文件及清單相關聯的自訂欄

文件的機密性:公開、專利、機密、商業機密等

若發生系統或使用者可能根據項目特性採取不同行動的情況,此特性本身可能是中繼資料。

若特定人員送出的要求獲得自動核准,「送出者」可能是中繼資料。

使用者排序或篩選項目通常的依據

若使用者可能會依項目的相關里程碑篩選項目,「里程碑」可能是中繼資料。

使用者可能用來「標記」項目的文字或片語

圖像的主旨,例如「公司標誌」或「產品 XYZ 圖示」

現有 SharePoint Server 網站的 [選擇] 或 [查閱] 欄

並非所有中繼資料都是受管理的中繼資料 (即字詞組)。下表提供有關您識別的中繼資料可能是受管理的中繼資料之建議。若不清楚是否要建立某個中繼資料項目的字詞組,最佳作法是不要建立。相反地,監視使用者新增至項目的關鍵字,再於多個已建立的關鍵字屬於同一個字詞組時,建立此字詞組。

 

若潛在的中繼資料… … 是否可能是受管理的中繼資料?

是使用者會為其選取有效值的資料

表示可能會使用多次的資訊

具有可以階層方式組織的有效值

包括應彙總的同義字或縮寫

可使用一種語言套用,但可能使用其他語言檢視

由內建欄表示 (例如「上次修改日期」)

具有不限數目的有限值

在每個使用的位置有不同的有效值 (例如 [版本] 屬性會根據顯示項目的產品小組網站而有不同值)

否 (或者,若由受管理的中繼資料表示,則可在網站層級規劃及管理)。

有效值僅可為 [是] 或 [否]

請在字詞組規劃工作表中記錄字詞組,並新增每個字詞組的簡短描述。

您必須先決定每個字詞組的擁有人,擁有人才可定義字詞組中的字詞。

若是組織內會使用字詞組,或是會嚴格控制字詞組中的字詞,可能已有管理該資訊的群組。此群組可能會管理字詞組。若未嚴格控制資訊,您可能必須指定擁有字詞組並定期整理字詞的人員。

請在字詞組規劃工作表中記錄每個字詞組的擁有人。

字詞組群組界定安全性範圍。只有指定為群組參與者的使用者可管理群組中的字詞組,以及建立新的字詞組。不過,所有使用者通常會看到所有字詞組 (如需如何限制某些使用者,使其無法檢視字詞組,請參閱<在 SharePoint Server 2013 中規劃共用字詞組及內容類型>)。

根據可管理字詞組的使用者,將字詞組組織成群組。若指定某位人員為 25 個字詞組的擁有人,這 25 個字詞組可能都屬於同一個群組。若有多位人員各有一個字詞組,但這些人員都屬於同一個部門,最好也將字詞組置於同一個群組。通常會根據組織結構建立群組,並由各組織指定字詞組群組的管理員。然後,字詞組群組管理員可將人員新增至參與者角色,讓這些人員可管理所擁有的字詞組。

若有不想讓某些使用者檢視的字詞組,請將這些字詞組指派給不同的群組。例如,若法務部門的成員僅可檢視字詞組中的五個,請建立新的字詞組群組,並將這五個字詞組納入群組。您最後會為這些公開與私人群組,建立不同之 Managed Metadata Service 執行個體,如<在 SharePoint Server 2013 中規劃共用字詞組及內容類型>一文所述。

此時,您已指定每個字詞組的擁有人。擁有人可遵循此程序的剩餘部分定義其字詞組。

若要定義字詞組,您必須回答下列問題:

  • 字詞組有哪些字詞?

  • 這些字詞的組織方式為何?

  • 誰可將字詞新增至字詞組?

以下小節中的指引可用於定義及組織字詞,以及決定開啟或關閉字詞組。請在詳細的字詞組規劃工作表中記錄字詞組及描述。

識別字詞組中的字詞。若要讓多個字詞表示相同的概念 (例如,「XYZ version 2」與「XYZ v2」可能是相同產品的其他名稱),請包括這兩個字詞。指定其中一個字詞為主要字詞,並指定第二個字詞為第一個字詞的同義字。

字詞組的主要組織原則應為方便導覽。一般使用者通常會在字詞組中選取一個字詞,以與字詞組互動。因此,組織字詞組時,應確保使用者不需要太多捲動,即可輕鬆找到正確的字詞。建議使用階層結構。

注意事項 附註:
由於您可以指定字詞組的自訂排序方式 (例如「Wednesday」應在「Thursday」之前出現,而無關字母順序),因此不需要顧慮您列出字詞的先後順序。

您可以巢狀字詞,最多可達七層。由於您可以將某個字詞宣告為「無法使用標記」(亦即使用者無法選取的字詞),因此您可彈性組織階層,如工作表隨附的範例所示。

下列建議可協助您決定如何建構字詞組。

  • 在充分了解的網域中,可能會有標準組織。例如,字詞組中表示銷售辦公室之字詞的組織方式可能會使用地區階層。第一層字詞可為洲,第二層字詞可為國家/地區,第三層字詞可為每個國家/地區內的省/市,第四層字詞可為辦公室所在的縣/市。由於字詞組表示銷售辦公室,因此只有第四層字詞可使用標記。

  • 組織中是否已具有組織該資訊的熟悉方式?例如,檔案共用的資料夾結構是否代表大多數人組織資訊的方式?網際網路入口網站的導覽結構是否對尋找資訊有幫助?當您組織字詞組時,可參考資訊目前建構方式的範例。

    注意事項 附註:
    使用組織內部結構組織字詞組之前,請仔細考慮。若貴公司下週要重新組織,是否也必須重新組織字詞組?所帶來的好處是否值得您這麼做?
  • 若字詞組中的字詞只是沒有清楚組織方法的清單,請考慮依字母順序加以組織。讓字母成為第一層字詞,而字詞本身則為第二層字詞。若字詞組對該結構而言太大,則可建立第二層字母組織 (例如,「AA – AF」、「AG – AI」、「AJ – AR」及「AS – AZ」),然後在第三層包括字詞本身。層級中僅依字母順序排列的字詞會標示為無法使用標記。

所有使用者都可將新的字詞新增至已開啟的字詞組,但只有指定為字詞組群組之參與者的使用者,可將字詞新增至群組中已關閉的字詞組。例如,代表成本中心的字詞組可能已關閉,而代表慈善捐助者的字詞組可能已開啟。

請在不同之詳細的字詞組規劃工作表中記錄每個字詞組的詳細資料。

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/ee519603.aspx
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