在 SharePoint Server 中記錄管理
適用于：
2013 2019 訂閱版本 
Microsoft 365 中的 SharePoint
「記錄」是指文件或組織內其他電子或實際實體，提供組織所執行之活動或交易的證明，且需要保留一段時間者。 記錄管理是組織執行下列作業的程序：
決定何種資訊類型應視為記錄。
決定將成為記錄的使用中文件在使用時應如何處理，以及決定當其宣告成為記錄後，應如何加以收集。
決定每種記錄類型在符合法律、商務或控管需求方面，應予保留的方式及時間長短。
研究與實作以符合成本效益且非侵入式的技術解決方案及商務程序，協助確保組織遵守其記錄管理責任。
執行記錄相關的工作，例如處置過期的記錄，或尋找並保護與外部事件 (例如訴訟) 相關的記錄等。
決定貴組織中應歸類為記錄的文件及其他實體或電子項目，是公司法務人員、記錄管理員及律師的責任。 這些人員會審慎分類貴組織的所有企業內容，可協助您確定合適的文件保留期間。 設計良好的記錄管理系統可協助在法律層面保護組織、協助組織證明守法義務，以及提升處理非記錄的過時項目，增加組織效率。
記錄管理系統包含下列元素：
內容分析 ，描述並分類企業中可成為記錄的內容、提供來源位置，以及描述內容如何移至記錄管理應用程式。
檔案計畫 ，指出企業中每種記錄應該保留為記錄的位置、套用至這些記錄的原則、必須保留多久、處置它們的方式，以及負責管理這些記錄的人員。
合規性需求檔 ，其中定義組織 IT 系統必須遵循的規則，以確保合規性，以及用來確保企業小組成員參與的方法。
從所有記錄來源收集不再作用之記錄的方法 ，例如共同作業伺服器、檔案伺服器和電子郵件系統。
在記錄處於作用中狀態時，用於稽核記錄的方法。
方法，用於擷取記錄的中繼資料 和稽核歷程記錄，以及進行維護。
發生訴訟等事件時用於保留記錄的程序 (擱置處置)。
監視和報告記錄處理的系統 ，以確保員工根據定義的原則和程式來提出、存取和記錄管理。
SharePoint Server 包含的功能可協助組織實作整合式記錄管理系統和程式。
記錄管理規劃概觀
本主題描述您應該採取的規劃步驟，以協助確定您根據 SharePoint Server 實作的記錄管理系統，將會達成您組織的記錄管理目標。 記錄管理規劃程序簡述如下：
- 識別記錄管理角色 成功的記錄管理需要特殊角色，如下所示：
分類組織記錄及執行記錄管理程序的記錄管理員及法務人員。
實作有效支援記錄管理系統的 IT 人員。
找出組織資訊保留位置及確保其小組遵循記錄管理工作的內容管理員。
分析組織內容 建立檔案計畫之前，記錄管理員和內容管理員會調查組織中的檔使用量，以判斷哪些檔和其他專案可以變成記錄。
開發檔案計畫 在您分析組織內容並決定保留排程之後，請填入檔案計畫的其餘部分。 每個組織的檔案計畫皆不相同，但一般多為描述企業認定為記錄的項目種類、指出其存放位置、描述其保留期間及提供其他資訊，如管理負責人及記錄所屬大項等。
開發保留排程 針對每個記錄類型，判斷何時不再使用 (使用) 、應該在之後保留多久時間，以及最終應該如何處置它。
評估及改善檔管理實務 請確定檔存放庫中已套用必要的原則。 例如，確保適當稽核內容，以便一併保留適當的稽核與記錄。
設計記錄管理解決方案 判斷要建立記錄封存、就地記錄管理，還是使用這兩種方法的組合。 根據您的檔案計畫設計記錄封存，或決定如何使用現有的網站包含記錄。 定義內容類型、文件庫、原則，以及 (如有必要) 決定路由傳送文件之目標位置的中繼資料。
規劃內容如何變成記錄 如果您同時使用 SharePoint Server 進行使用中檔管理和記錄管理，您可以建立自訂工作流程，將檔移至記錄封存。 如果您使用 SharePoint Server 或外部檔管理系統，您可以規劃及開發介面，將內容從這些系統移至記錄封存，或宣告檔為記錄，但不移動檔。 您也會建立訓練計劃教導使用者如何建立及使用記錄。
規劃電子郵件整合 判斷您是否要管理 SharePoint Server 內的電子郵件記錄，或是管理電子郵件應用程式本身內的電子郵件記錄。
規劃社交內容的合規性 如果您的組織使用部落格、Wiki 或我的網站等社交媒體，請判斷此內容如何變成記錄。
規劃合規性報告和檔 若要確認貴組織正在執行其必要的記錄管理作法，並傳達這些做法，您應該記錄記錄管理計畫和程式。 貴企業若涉入與記錄相關的訴訟，可能需要製作這些記錄管理規則、實作計劃及效益評量。