Exchange Server 2007 Messaging Records Management

上次修改主題的時間： 2010-02-25

通訊記錄管理 (MRM) 是一組套用至任何電子郵件或電子郵件相關項目的事件，例如行事曆項目。從項目建立之時即會套用這些事件，並一直持續到項目刪除為止。在 Exchange Server 2007 中，電子郵件保留原則會定義必須保留項目多久、保留位置及何時過期。

電子郵件保留原則包括商務需求及法律或法規需求。通常這些原則是複雜的。它們會列出針對不同內容類型而必須採取的各種動作。許多資訊工作者缺乏足夠的時間或能力對這些需求進行完全了解，或他們可能只是選擇不遵從這些需求。

通訊記錄管理有下列目的：

• 提供客戶功能以協助他們減少法律責任，包括下列項目：

  • 保留必須保留的郵件

  • 永久刪除不再具有商務或法律需求的郵件

  • 針對特定項目而需要搜尋大型資料儲存區時，減少有如大海撈針般尋找某電子郵件所需的時間

  • 追查未遵守公司原則及法律或法規需求的使用者

• 提供移除不需要資料的功能以減少儲存成本，例如刪除不需要的郵件

• 為資訊工作者啟用無干擾的原則強制執行 (使用者花最少心力就能分類郵件及套用適當原則)

定義

通訊記錄管理案例

在下列案例中，假設貴公司有下列需求：

• 使用者信箱項目必須在使用者收件匣中收到後 15 天進行檢閱。

• 「會議邀請、回覆和取消」類型的郵件，必須在使用者收件匣中收到該項目的 16 天後加以刪除。

• 所有法律文件必須保留一年。

若要這樣做，您必須執行下列工作：

• 建立名為 [Cleanup Review] 之受管理的自訂資料夾。

• 15 天後，從使用者收件匣將所有項目移至 [Cleanup Review] 資料夾。

• 針對 [Cleanup Review] 資料夾，指定下列設定：

  • 在郵件傳遞至 [Cleanup Review] 資料夾後 1 天，永久刪除「會議邀請、回覆和取消」類型的郵件。

  • 15 天後，將所有其他項目移至 [刪除的郵件] 資料夾。

• 建立名為 [Legal Docs] 之受管理的自訂資料夾，並設定如下：

  • 已經移至 [Legal Docs] 資料夾的日誌項目。這代表每個移至 [Legal Docs] 資料夾的郵件副本會自動轉寄到名為 [日誌] 的信箱。

  • 移至此資料夾的文件應於置入後保留一年。一年後，可以將這些文件移至 [Cleanup Review] 資料夾。

建立並設定受管理的自訂資料夾

建立新受管理的自訂資料夾

1. 開啟 Exchange 管理主控台並展開 [組織組態]，然後按一下 [信箱]。

2. 在執行窗格中，按一下 [新增受管理的自訂資料夾] 以啟動 [新增受管理的自訂資料夾] 精靈。

3. 在 [名稱] 欄位中，輸入 Cleanup Review。

4. 按一下 [新增]，然後按一下 [完成]。

設定收件匣保留期間

1. 按一下 [受管理的預設資料夾] 索引標籤。

2. 在 [收件匣] 上按一下滑鼠右鍵，然後選取 [新增受管理的內容設定]。

3. 在 [郵件類型] 清單中，選取 [所有郵件內容]。

4. 按一下以選取 [保留期間長度 (天數)] 核取方塊，然後輸入值 15。

5. 按一下 [瀏覽] 以選取受管理的資料夾。選取 [Cleanup Review]，然後按一下 [確定]。

6. 按兩次 [下一步]，然後按一下 [新增]。

7. 按一下 [完成]。

8. 若要確認這些變更，請按一下 [受管理的預設資料夾] 索引標籤，然後檢閱新的受管理的內容設定。

設定新的受管理的內容設定

1. 在 [Cleanup Review] 上按一下滑鼠右鍵，然後按一下 [新增受管理的內容設定]。

2. 在 [名稱] 欄位中，輸入 Cleanup Meeting Requests, Responses and Cancellations。

3. 在 [郵件類型] 清單中，選取 [會議邀請、回覆和取消]。

4. 按一下以選取 [保留期間長度 (天數)] 核取方塊，然後輸入值 15。

5. 於 [在保留期間結束時要採取的動作] 下方選取 [永久刪除]。

6. 按兩次 [下一步]，然後按一下 [新增]。

7. 按一下 [完成]。

8. 在 [Cleanup Review] 上按一下滑鼠右鍵，然後按一下 [新增受管理的內容設定]。

9. 在 [名稱] 欄位中，輸入 Cleanup All other items after 15 days。

10. 在 [郵件類型] 清單中，選取 [所有信箱內容]。

11. 在 [保留期間開始] 下方選取 [當項目移動到資料夾時]。

12. 於 [在保留期間結束時要採取的動作] 下方選取 [移到 [刪除的郵件] 資料夾]。

13. 按兩次 [下一步]，然後按一下 [新增]。

14. 按一下 [完成]。

建立名為 [Legal Docs] 之新受管理的自訂資料夾。

1. 開啟 Exchange 管理主控台並展開 [組織組態]，然後選取 [信箱]。

2. 在執行窗格中，按一下 [新增受管理的自訂資料夾] 以啟動 [新增受管理的自訂資料夾] 精靈。

3. 在 [名稱] 欄位中，輸入 Legal Docs。

4. 按一下 [新增]。

5. 按一下 [完成]。

6. 在名為 [Legal Docs] 的新資料夾上按一下滑鼠右鍵。

7. 按一下 [新增受管理的自訂設定]。

8. 在 [郵件類型] 清單中，選取 [所有信箱內容]。

9. 按一下以選取 [保留期間長度 (天數)] 核取方塊，然後輸入值 365。

10. 在 [保留期間開始] 清單上選取 [傳遞後，行事曆與週期性工作的結束日期]。

11. 於 [在保留期間結束時要採取的動作] 清單上選取 [永久刪除]。

12. 按一下 [瀏覽]，然後選取 [Cleanup Review]，以在 365 天後將項目移至受管理的自訂資料夾。

13. 按一下 [確定]，然後按 [下一步]。

14. 在 [日誌記錄] 頁面上，按一下在 [將副本轉寄至] 下方的 [瀏覽]。

15. 選取 [日誌]，然後按一下 [確定]。

16. 按 [下一步]，然後按一下 [新增]。

17. 按一下 [完成]。

建立受管理的資料夾信箱原則

建立受管理的自訂資料夾之後，必須建立受管理的資料夾信箱原則。

建立受管理的資料夾信箱原則

1. 在 [Exchange 管理主控台] 中，展開 [組織組態]，然後按一下 [信箱]。

2. 在執行窗格中，按一下 [新增受管理的資料夾信箱原則]。新增受管理的資料夾信箱原則精靈會出現。

3. 在 [受管理的資料夾信箱原則名稱] 方塊中，輸入 Inbox and Cleanup Review MRM。

4. 按一下 [新增]，然後選取 [Cleanup Review]。

5. 按一下 [新增]。

6. 按一下 [完成]。

7. 按一下 [新增受管理的資料夾信箱原則]。

8. 在 [受管理的資料夾信箱原則名稱] 方塊中，輸入 Legal Docs, Inbox, and Cleanup Review MRM。

9. 按一下 [新增]，然後選取下列資料夾：

   • Cleanup Review

   • Inbox

   • Legal Docs

10. 按一下 [新增]。

11. 按一下 [完成]。

佈建使用者

佈建使用者

1. 展開 [收件者組態]，然後按一下 [信箱]。

2. 在詳細資料窗格中的使用者上按一下滑鼠右鍵，然後按 [內容]。

附註：
使用者的 [內容] 頁面便會出現。

1. 按一下 [信箱設定] 索引標籤。

2. 按一下 [通訊記錄管理]，然後按一下 [內容]。

3. 按一下以選取 [受管理的資料夾信箱原則] 核取方塊，然後按一下 [瀏覽]。

4. 選取所要套用的信箱原則。

5. 按三次 [確定]。

6. 從 Exchange 管理命令介面中執行下列命令：

   Start-ManagedFolderAssistant -mailbox mailboxname
   

7. 若要設定讓助理員定期執行，請在 Exchange 管理主控台中的伺服器物件上按一下滑鼠右鍵，然後按一下 [通訊記錄管理] 索引標籤。

8. 選取在 [排定受管理的資料夾助理員] 下方的 [使用自訂排程]。

9. 按一下 [自訂] 按鈕以自訂排程。

相關資訊

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