Exchange Server 2007 Messaging Records Management

 

上次修改主題的時間: 2010-02-25

通訊記錄管理 (MRM) 是一組套用至任何電子郵件或電子郵件相關項目的事件,例如行事曆項目。從項目建立之時即會套用這些事件,並一直持續到項目刪除為止。在 Exchange Server 2007 中,電子郵件保留原則會定義必須保留項目多久、保留位置及何時過期。

電子郵件保留原則包括商務需求及法律或法規需求。通常這些原則是複雜的。它們會列出針對不同內容類型而必須採取的各種動作。許多資訊工作者缺乏足夠的時間或能力對這些需求進行完全了解,或他們可能只是選擇不遵從這些需求。

通訊記錄管理有下列目的:

  • 提供客戶功能以協助他們減少法律責任,包括下列項目:

    • 保留必須保留的郵件

    • 永久刪除不再具有商務或法律需求的郵件

    • 針對特定項目而需要搜尋大型資料儲存區時,減少有如大海撈針般尋找某電子郵件所需的時間

    • 追查未遵守公司原則及法律或法規需求的使用者

  • 提供移除不需要資料的功能以減少儲存成本,例如刪除不需要的郵件

  • 為資訊工作者啟用無干擾的原則強制執行 (使用者花最少心力就能分類郵件及套用適當原則)

 

術語 定義

項目

針對本主題的目的:任何儲存在 Exchange 的物件及通常會使用這些物件的使用者 (這些物件包括郵件、行事曆項目、會議邀請、連絡人及其他 Microsoft Office 和非 MSFT 檔案附件,如 PDF)

保留原則

此原則是有關必須保留項目多久、保留位置及何時必須刪除項目

到期

刪除不再具有法律或商務需求的項目

保留

將一或多個項目保留一段特定期間

探索

訴訟雙方當事人要求及出示文件及其他潛在證據以用於法庭或法律程序 (一般包含搜尋電子郵件儲存區中關於特定專案或主題的項目)

日誌

將內容從生產電子郵件儲存區移至長期存放庫

證據

項目的所有資料和內容 (包括項目類別、寄件者、收件者及主旨或內文中的文字)

在下列案例中,假設貴公司有下列需求:

  • 使用者信箱項目必須在使用者收件匣中收到後 15 天進行檢閱。

  • 「會議邀請、回覆和取消」類型的郵件,必須在使用者收件匣中收到該項目的 16 天後加以刪除。

  • 所有法律文件必須保留一年。

若要這樣做,您必須執行下列工作:

  • 建立名為 [Cleanup Review] 之受管理的自訂資料夾。

  • 15 天後,從使用者收件匣將所有項目移至 [Cleanup Review] 資料夾。

  • 針對 [Cleanup Review] 資料夾,指定下列設定:

    • 在郵件傳遞至 [Cleanup Review] 資料夾後 1 天,永久刪除「會議邀請、回覆和取消」類型的郵件。

    • 15 天後,將所有其他項目移至 [刪除的郵件] 資料夾。

  • 建立名為 [Legal Docs] 之受管理的自訂資料夾,並設定如下:

    • 已經移至 [Legal Docs] 資料夾的日誌項目。這代表每個移至 [Legal Docs] 資料夾的郵件副本會自動轉寄到名為 [日誌] 的信箱。

    • 移至此資料夾的文件應於置入後保留一年。一年後,可以將這些文件移至 [Cleanup Review] 資料夾。

建立新受管理的自訂資料夾
  1. 開啟 Exchange 管理主控台並展開 [組織組態],然後按一下 [信箱]。

  2. 在執行窗格中,按一下 [新增受管理的自訂資料夾] 以啟動 [新增受管理的自訂資料夾] 精靈。

  3. 在 [名稱] 欄位中,輸入 Cleanup Review

  4. 按一下 [新增],然後按一下 [完成]。

設定收件匣保留期間
  1. 按一下 [受管理的預設資料夾] 索引標籤。

  2. 在 [收件匣] 上按一下滑鼠右鍵,然後選取 [新增受管理的內容設定]。

  3. 在 [郵件類型] 清單中,選取 [所有郵件內容]。

  4. 按一下以選取 [保留期間長度 (天數)] 核取方塊,然後輸入值 15

  5. 按一下 [瀏覽] 以選取受管理的資料夾。選取 [Cleanup Review],然後按一下 [確定]。

  6. 按兩次 [下一步],然後按一下 [新增]。

  7. 按一下 [完成]。

  8. 若要確認這些變更,請按一下 [受管理的預設資料夾] 索引標籤,然後檢閱新的受管理的內容設定。

設定新的受管理的內容設定
  1. 在 [Cleanup Review] 上按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [新增受管理的內容設定]。

  2. 在 [名稱] 欄位中,輸入 Cleanup Meeting Requests, Responses and Cancellations

  3. 在 [郵件類型] 清單中,選取 [會議邀請、回覆和取消]。

  4. 按一下以選取 [保留期間長度 (天數)] 核取方塊,然後輸入值 15

  5. 於 [在保留期間結束時要採取的動作] 下方選取 [永久刪除]。

  6. 按兩次 [下一步],然後按一下 [新增]。

  7. 按一下 [完成]。

  8. 在 [Cleanup Review] 上按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [新增受管理的內容設定]。

  9. 在 [名稱] 欄位中,輸入 Cleanup All other items after 15 days

  10. 在 [郵件類型] 清單中,選取 [所有信箱內容]。

  11. 在 [保留期間開始] 下方選取 [當項目移動到資料夾時]。

  12. 於 [在保留期間結束時要採取的動作] 下方選取 [移到 [刪除的郵件] 資料夾]。

  13. 按兩次 [下一步],然後按一下 [新增]。

  14. 按一下 [完成]。

建立名為 [Legal Docs] 之新受管理的自訂資料夾。
  1. 開啟 Exchange 管理主控台並展開 [組織組態],然後選取 [信箱]。

  2. 在執行窗格中,按一下 [新增受管理的自訂資料夾] 以啟動 [新增受管理的自訂資料夾] 精靈。

  3. 在 [名稱] 欄位中,輸入 Legal Docs

  4. 按一下 [新增]。

  5. 按一下 [完成]。

  6. 在名為 [Legal Docs] 的新資料夾上按一下滑鼠右鍵。

  7. 按一下 [新增受管理的自訂設定]。

  8. 在 [郵件類型] 清單中,選取 [所有信箱內容]。

  9. 按一下以選取 [保留期間長度 (天數)] 核取方塊,然後輸入值 365

  10. 在 [保留期間開始] 清單上選取 [傳遞後,行事曆與週期性工作的結束日期]。

  11. 於 [在保留期間結束時要採取的動作] 清單上選取 [永久刪除]。

  12. 按一下 [瀏覽],然後選取 [Cleanup Review],以在 365 天後將項目移至受管理的自訂資料夾。

  13. 按一下 [確定],然後按 [下一步]。

  14. 在 [日誌記錄] 頁面上,按一下在 [將副本轉寄至] 下方的 [瀏覽]。

  15. 選取 [日誌],然後按一下 [確定]。

  16. 按 [下一步],然後按一下 [新增]。

  17. 按一下 [完成]。

建立受管理的自訂資料夾之後,必須建立受管理的資料夾信箱原則。

建立受管理的資料夾信箱原則
  1. 在 [Exchange 管理主控台] 中,展開 [組織組態],然後按一下 [信箱]。

  2. 在執行窗格中,按一下 [新增受管理的資料夾信箱原則]。新增受管理的資料夾信箱原則精靈會出現。

  3. 在 [受管理的資料夾信箱原則名稱] 方塊中,輸入 Inbox and Cleanup Review MRM

  4. 按一下 [新增],然後選取 [Cleanup Review]。

  5. 按一下 [新增]。

  6. 按一下 [完成]。

  7. 按一下 [新增受管理的資料夾信箱原則]。

  8. 在 [受管理的資料夾信箱原則名稱] 方塊中,輸入 Legal Docs, Inbox, and Cleanup Review MRM

  9. 按一下 [新增],然後選取下列資料夾:

    • Cleanup Review

    • Inbox

    • Legal Docs

  10. 按一下 [新增]。

  11. 按一下 [完成]。

佈建使用者
  1. 展開 [收件者組態],然後按一下 [信箱]。

  2. 在詳細資料窗格中的使用者上按一下滑鼠右鍵,然後按 [內容]。

note附註:
使用者的 [內容] 頁面便會出現。
  1. 按一下 [信箱設定] 索引標籤。

  2. 按一下 [通訊記錄管理],然後按一下 [內容]。

  3. 按一下以選取 [受管理的資料夾信箱原則] 核取方塊,然後按一下 [瀏覽]。

  4. 選取所要套用的信箱原則。

  5. 按三次 [確定]。

  6. 從 Exchange 管理命令介面中執行下列命令:

    Start-ManagedFolderAssistant -mailbox mailboxname
    
  7. 若要設定讓助理員定期執行,請在 Exchange 管理主控台中的伺服器物件上按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [通訊記錄管理] 索引標籤。

  8. 選取在 [排定受管理的資料夾助理員] 下方的 [使用自訂排程]。

  9. 按一下 [自訂] 按鈕以自訂排程。

如需記錄管理團隊的相關資訊,請參閱 Microsoft Records Management 團隊部落格網站。

note附註:
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