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在 SharePoint Server 2013 中規劃文件集

 

適用版本:SharePoint Server 2013

上次修改主題的時間:2017-01-09

摘要:了解 SharePoint Server 2013 中的文件組功能、如何管理文件組,以及規劃文件組內容類型。

本文說明文件組並提供關於如何將文件組與 SharePoint Server 2013 文件管理解決方案整合的指引。

本文內容:

「文件組」是 SharePoint Server 2013 的一項功能,可讓組織管理單一交付項目 (或稱為「工作產品」),其中可包含多個文件或檔案。文件組是一種特殊的資料夾,其將獨特的文件組屬性、資料夾與文件的屬性及行為集結在一起,並提供使用者介面 (UI)、中繼資料和物件模型元素,方便使用者管理工作產品的所有面向。

對於許多組織中的團隊和使用者而言,他們需要有一組文件 (或稱一份工作產品),才能更妥善管理某個專案或交付項目。例如,法律團隊可能需要針對某個案件來收集、建立與管理各種相關文件、相片和音訊檔案。或者,銷售團隊可能需要彙整各種來源的文件,以建立並管理要提供給潛在客戶的需求建議書 (RFP)。有了文件組,這些團隊和使用者便能夠將這麼多的文件當成單一集合、交付項目或工作產品來管理。然後,文件組擁有者可以建立自訂的歡迎頁面,以顯示工作產品的內含項目和相關重要資訊。

在 SharePoint Server 2013 中,組織如果想有一致的方式來建立及管理文件組,可以為自己通常會建立的每種工作產品設定「文件組」內容類型。接著,於「文件組」內容類型中定義核准的內容類型、屬性、預設項目、欄、工作流程和原則。之後,可再從上層內容類型建立更多自訂的「文件組」內容類型,每個內容類型都會繼承其上層「文件組」內容類型的屬性和設定。將內容類型新增至文件庫後,使用者可以接著使用 [新增] 命令建立文件組,此類文件組會繼承「文件組」內容類型的屬性。「文件組」內容類型會提供更多設定,讓您指定允許的內容類型、預設內容、共用欄、歡迎頁面欄以及預設的 [歡迎頁面] 檢視。

如需內容類型的詳細資訊,請參閱<在 SharePoint 2013 中規劃內容類型和工作流程>。

如需如何建立和管理SharePoint Server 2013中的文件組的詳細資訊,請參閱 <建立和設定新的文件組內容類型中SharePoint Server 2013說明。

SharePoint Server 2013 中的文件組共用許多相同的屬性與內容 (以資料夾形式存在)。不過,在規劃文件組解決方案時,仍應注意一些重要考量。

  • 文件組中可以存在的文件並無數目上的限制。不過,顯示載入時間可能會受限於清單檢視臨界值 (預設為 5,000 個項目)。文件組中可以有資料夾,但文件組中無法使用中繼資料導覽。因此,在決定文件組中應該要存在多少項目時,請務必留意超過清單檢視臨界值的可能性以及導覽設計上的限制。此外,當您對文件組使用 [傳送至] 功能時,文件組中所有文件的大小加起來不能大於 50MB。如果集合或工作產品中含有大量項目,在文件庫中使用資料夾結構可能是較理想的解決方式。

  • 文件庫中可以存在的文件組並無數目上的限制。不過,清單中可顯示的文件組數目會受限於清單檢視臨界值。

  • 使用共用中繼資料時,如果文件組中有 10 個以上的項目使用共用中繼資料,則計時器工作會每隔 15 分鐘執行一次中繼資料更新。例如,如果文件庫最上層有 10 份文件,而且具有共用中繼資料的文件組中有單一文件,則不會執行計時器工作。但是,如果您新增具有 9 份以上文件的另一個文件組,則會執行計時器工作。

  • 使用文件組路由時,傳送給內容組合管理的文件組會先留在暫時擱置的文件庫中,再由內容組合管理處理計時器工作 (預設為每天執行一次) 移至適當位置。

若要在網站集合中使用文件組,必須先啟用文件組功能。

啟用網站集合的文件組功能
  1. 在 [網站設定] 頁面的 [網站集合管理] 下,按一下 [網站集合功能]。

  2. 在 [功能] 頁面,針對 [文件組] 按一下 [啟動]。

啟用文件組功能後,您就能建立「文件組」內容類型。

您可以填寫「分析文件使用狀況」工作表 (可透過<在 SharePoint 2013 中識別使用者和分析文件使用狀況>一文取得) 來規劃解決方案所需的「文件組」內容類型。接著可以使用內容類型工作表 (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878) 來記錄您對於解決方案中要使用之每個新「文件組」內容類型的決定。

使用內容類型工作表規劃文件組內容類型
  1. 在內容類型工作表的 [內容類型] 欄位中輸入「文件組」。

  2. 輸入要將新「文件組」內容類型定義於的網站 URL。請注意,這些內容類型可供定義這些內容類型的網站及該網站下的所有網站使用。

  3. 決定上層內容類型 在內容類型工作表的 [上層內容類型] 欄位中輸入上層文件組內容類型。這可以是核心文件組內容類型,或您已規劃好的自訂文件組內容類型。

  4. 決定文件組設定 決定然後指定內容類型工作表中的下列文件組設定:

    1. 決定允許的內容類型 指定這個文件組內容類型中允許的預設內容類型。

    2. 決定預設內容 如果您建立的文件組內容類型將設成在您建立新的文件組執行個體時自動建立預設內容,您可以手動新增檔案至文件組。只能新增屬於該文件組允許之內容類型的檔案。

    3. 決定共用欄 指定是否應自動將文件組的欄值同步至該文件組中包含的所有文件。

    4. 決定歡迎頁面欄 指定每個文件組之歡迎頁面上應顯示的欄。

    5. 決定歡迎頁面檢視 指定要在歡迎頁面以哪個檢視顯示文件組的內容。

  5. 決定欄和欄順序 在內容類型工作表的 [規劃欄] 表格中:

    1. 輸入每個從上層內容類型繼承而來的欄。在 [新增?] 欄中,為每個項目輸入「否」。

    2. 對於每個額外的欄,輸入預先定義的欄名稱或是您想建立的欄名稱。輸入其他欄的名稱、類型並指定是否為新欄位。

  6. 在工作表的 [規劃範本] 區段中,輸入「無」。

  7. 決定工作流程 如果有可用的工作流程與文件組內容類型相關,您可以選擇將該工作流程關聯至該內容類型。以後,該內容類型的所有清單項目上都會啟動該工作流程。如需工作流程規劃的詳細討論,請參閱<規劃工作流程>。審視工作流程並決定可用的工作流程後,在內容類型工作表的 [規劃工作流程] 表格中輸入每個要與內容類型產生關聯的工作流程。如果工作流程不是從上層內容類型繼承而來,請在 [新增?] 欄中輸入該項資訊。

  8. 決定原則 原則是某種內容適用的一組規則,原則功能會提供每個規則的詳細資料,例如是否可以列印該內容類型的項目,或是應稽核項目上的哪些動作。如需原則規劃的詳細資訊,請參閱<在 SharePoint Server 2013 中規劃資訊管理原則>。審視原則並決定可用的原則功能與原則範本後,請在內容類型工作表的 [規劃原則] 區段中執行下列動作:

    1. 如果上層內容類型具有原則設定,這些原則設定將會原封不動套用至新的內容類型。如此可確保所設定的原則會在所有相關的內容類型中強制執行。如果目前的內容類型會繼承上層類型的原則設定,請在內容類型工作表的 [規劃原則] 區段的「原則是否定義於上層內容類型?」問題部份,回答「是」。

    2. 如果目前的內容類型會根據上層內容類型來繼承原則,請在 [規劃原則] 區段的 [記錄原則名稱] 欄位,輸入原則範本的名稱。同樣地,如果目前的內容類型不會繼承原則,而您想要套用原則範本,請在 [規劃原則] 區段的 [記錄原則名稱] 欄位輸入原則範本的名稱。

    3. 如果目前的內容類型會繼承上層內容類型的一或多個個別原則功能,請在工作表 [規劃原則] 區段的 [功能] 表格,輸入每個原則功能。反之,如果目前的內容類型不會繼承原則,而您想要將原則功能關聯至目前的內容類型,請在 [功能] 表格輸入那些原則功能。請注意,您不能同時關聯個別的原則功能又依名稱關聯原則至內容類型。

使用下列的工作表來記錄在本文中討論的資訊:

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/cc262735.aspx
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