共同撰寫概觀 (SharePoint Server 2010)

適用版本： SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

上次修改主題的時間： 2010-07-16

在現今高度連接的工作環境中，由多個作者、編輯者與專案關係人建立的文件成為了規則，而並非是例外。各個組織希望使用 Microsoft SharePoint Server 2010 的通訊與共同作業能力協助自身促進與使用者之間的通訊與共同作業，同時減少支援所需的管理。Microsoft Office 2010 使用 SharePoint Server 2010 上 Microsoft PowerPoint 2010、Microsoft Word 2010 與 Microsoft OneNote 2010 文件的共同撰寫功能發展了這一趨勢。

共同撰寫會移除伺服器的文件共同作業障礙，以協助組織減少透過附件之傳統文件共用所帶來的額外負荷。共同撰寫可讓多位使用者高效處理同一份文件，而不會干擾彼此的工作，也不會彼此鎖定，以簡化共同作業。此功能不需要額外的伺服器設定，是 SharePoint Server 2010 中儲存文件的預設狀態。共同撰寫功能使用已用於管理 SharePoint 的相同工具與技術進行管理，同時協助減少對管理員的影響。

本文內容：

• SharePoint Server 2010 中的共同撰寫功能

• 了解使用者經驗

• 重要考量

• OneNote 筆記本

• 軟體版本需求

• 混合 Office 環境中的共同撰寫

• 效能與延展性

SharePoint Server 2010 中的共同撰寫功能

在傳統共同作業中，文件會透過電子郵件附件共用。對使用者來說，追蹤多個作者的版本與編輯不但困難而且耗時。電子郵件系統必須對應至同一份文件中多個複本的儲存，更別說重複傳送文件時增加的網路流量。

使用 SharePoint 儲存共同作業文件，可提供最新版本文件的一致存取、追蹤舊版的能力以及集中管理，以便於減少問題的發生。儲存單一文件，而不是許多附件，也可以降低網路與儲存的額外負荷。

但是此解決方案尚未完整。當一個作者開啟文件時，其他作者則無法處理該文件。如果某個使用者忘記關閉文件或存回文件，可能會無限期鎖定其他的使用者，這種情況通常需要聯絡 IT 部門以解決問題。

SharePoint Server 2010 中的共同撰寫可讓多個使用者隨時處理文件，而不會干擾彼此的變更，同時解決這些問題。此方法簡化了許多常見的文件共同作業案例。例如：

• 兩個或多個作者正在處理複合文件的不同部分。當一個作者處理他負責的文件區段時，另一個作者可以處理她自己的區段，而不會干擾彼此的工作。

• 多個作者正在處理複合投影片放映。每個作者都可以將投影片新增至簡報中進行編輯，而不必獨立工作並嘗試合併多個文件使其同時保持一致。

• 文件會傳送至多位專家與專案關係人，並且都可進行編輯和新增。所有使用者的編輯都不會遺失，因為他們處理的是中央伺服器儲存文件。

了解使用者經驗

共同撰寫從使用者的觀點來說十分易於使用。當使用者想要處理 Word 2010、PowerPoint 2010 或 OneNote 2010 中的文件時，使用者只是和以前一樣地從 SharePoint Server 開啟文件。如果另一個使用者已開啟該文件，則這兩個使用者可同時編輯該文件；該文件的存取不會被拒，也不會顯示錯誤。

在 Word 2010 與 PowerPoint 2010 中，儲存文件會通知其他使用者檢視新編輯的文件。這些使用者可以立即重新整理以檢視這些變更，或是繼續自己的工作並稍後重新整理以檢視最新的編輯。作者也可以檢視彼此的工作，所以每個人都知道誰正在處理文件。SharePoint Server 2010 版本設定與追蹤工具會保護文件，以便作者可以回復不必要的變更。可以使用 Office Communication Server 時，使用者可以檢視共同撰寫者的線上狀態並初始化立即訊息交談，而不必離開文件。

使用 OneNote 2010，共用筆記本可讓使用者順暢地共用附註。當使用者編輯筆記本的頁面時，這些編輯會自動與筆記本的其他使用者同步處理，以確定每個人都有完整的附註集。多個使用者對相同頁面所做的編輯將自動顯示，以進行接近即時的共同作業。利用 OneNote 中的版本設定與其他共用功能，使用者能夠回復編輯、顯示新增的編輯並決定誰進行了特定的編輯。

Excel 2010 用戶端應用程式不支援 SharePoint Server 2010 中的共同撰寫活頁簿。不過，Excel 用戶端應用程式透過使用共用活頁簿功能，支援非即時儲存在本機或網路 (UNC) 路徑上的共同撰寫活頁簿。在 SharePoint 中的共同撰寫活頁簿可使用 Office Web Apps 中所含的 Microsoft Excel Web App 提供支援。Office Web Apps 可透過 Windows Live 提供給使用者使用，並透過 Microsoft Office 2010 大量授權，以及根據 Microsoft SharePoint 2010 產品的文件管理解決方案提供給商務客戶使用。如需詳細資訊，請參閱＜Office Web Apps (安裝於 SharePoint 2010 產品)＞。

重要考量

規劃如何在環境中使用共同撰寫時，管理員需要考慮下列幾個因素。

SharePoint 中的共同撰寫功能設計為可以輕鬆設定，而且需要的管理工作量極小。不過，設定及管理共同撰寫時需要考慮下列幾個事項：

• 權限 – 針對可以編輯相同文件的多個使用者，使用者需要具有儲存文件之文件庫的編輯權限。確保此情況最簡單的方式，就是讓所有使用者皆可存取儲存文件的 SharePoint 網站。如果只有某個使用者的子集可對特定文件庫中的文件具有共同撰寫權限，SharePoint 權限將可用於管理存取。

• 版本設定 – SharePoint Server 版本設定可在編輯文件時追蹤文件變更，甚至會儲存舊版以供參考。根據預設，在 SharePoint Server 2010 中，此功能處於關閉狀態。SharePoint Server 2010 支援兩種類型的版本設定：主要版本設定及次要版本設定。針對用於 OneNote 中共同撰寫的文件庫，最好不要開啟次要版本設定，因為這可能會干擾產品部分的同步處理及版本設定功能。此限制僅適用於次要版本設定；主要版本設定可用於 OneNote。

• 版本數目 – 保留的文件版本數目會影響伺服器上的儲存需求。此數目可以在文件庫設定中調整，以限制保留的版本數目。經常更新 OneNote 筆記本會導致許多版本會儲存在伺服器上。若要避免使用不必要的磁碟空間，建議管理員在用於儲存 OneNote 筆記本的文件庫中，將保留版本數上限設定為合理的數目。

• 版本設定期間 – 版本設定期會決定 SharePoint Server 建立共同撰寫 Word 或 PowerPoint 文件新版本的頻率。將此期間設定為較低值將更頻繁地擷取版本，擷取更詳細的版本追蹤，但是需要更多的伺服器儲存。版本設定期間不會影響 OneNote 筆記本。此值可透過在伺服器上調整 coAuthoringVersionPeriod 屬性進行變更。如需調整此設定的詳細資訊，請參閱＜設定共同撰寫版本設定期間 (SharePoint Server 2010)＞。

• 取出 – 當使用者取出文件進行編輯時，此功能會鎖定該文件並僅供該使用者編輯，即可防止共同撰寫。在將會使用共同撰寫的文件庫中，不應該啟用 [要求取出]。根據預設，在 SharePoint Server 2010 中不會啟用 [要求取出]。使用共用撰寫期間，使用者不應該手動取出文件。

OneNote 筆記本

不像 Microsoft Word 與 Microsoft PowerPoint，Microsoft OneNote 會在檔案本身中儲存版本資訊。因此，管理員在將 OneNote 筆記本儲存至 SharePoint Server 文件庫時，應遵循下列建議作法：

• 請勿啟用次要版本設定功能。根據預設，SharePoint Server 2010 中不會啟用次要版本設定。

• 如果已經啟用主要版本設定，請設定一個合理的儲存版本數上限。根據預設，在 SharePoint Server 2010 中不會啟用主要版本設定。

軟體版本需求

若是使用 Office 2010 共同撰寫文件的使用者，就必須將這些文件儲存在 SharePoint Server 2010 或 SharePoint Foundation 2010 中。若要充分利用共同撰寫功能，使用者必須具備 Word 2010、PowerPoint 2010 或 OneNote 2010。

混合 Office 環境中的共同撰寫

某些組織需要在使用不同 Office 版本的使用者環境中使用共同撰寫。

具備 Microsoft Office PowerPoint 與 Word 2007 的混合環境

PowerPoint 與 Word 較早版本的使用者可以共用及編輯儲存在 SharePoint Server 2010 中的文件，就像使用舊版 SharePoint 一樣。不過，他們無法使用共同撰寫並且同時處理文件。若要在 PowerPoint 與 Word 中進行最佳共同作業，建議所有的使用者都使用 Office 2010。Office PowerPoint 與 Word 2007 的使用者將會發現他們目前的經驗與 Office 2010 使用者經驗之間沒有任何明顯差異。例如，如果 Office 2007 使用者開啟儲存在 Office 2010 中，並且目前正由其他使用者編輯的文件，他們將會看到一則訊息，指示文件正在使用中而且無法進行編輯。如果其他使用者尚未編輯文件，Office 2007 使用者將能夠正常將其開啟。Office 2007 使用者開啟文件時，將會鎖定該文件，並防止 Office 2010 使用者使用共同撰寫編輯文件。此行為與 SharePoint 的較早版本相符。

具備 Microsoft Office OneNote 2007 的混合環境

OneNote 2010 與 Office OneNote 2007 檔案格式不相容，但是支援與 OneNote 2007 使用者的共同撰寫。在混合環境中，筆記本必須以 OneNote 2007 文件格式儲存，以便 OneNote 2007 和 OneNote 2010 使用者可以共同處理。不過，升級到 OneNote 2010 檔案格式時，使用者可以獲得多個關鍵功能，包括與 Microsoft OneNote Web App 相容，所以使用者不需要安裝任何版本的 OneNote，即可編輯及共同撰寫筆記本。

OneNote 2010 包括隨時將 OneNote 2007 檔案升級至 OneNote 2010 檔案的能力，以提供在 Office 2010 中，一種從混合環境移至整合環境之組織的輕鬆升級路徑。

效能與延展性

SharePoint Server 2010 與 Office 2010 應用程式設計為可降低與環境中共同撰寫相關聯效能與延展性的影響。在一個以上的作者編輯之前，Office 用戶端不會傳送或從伺服器中下載共同撰寫資訊。當單一使用者編輯文件時，效能影響與舊版 SharePoint Server 的影響類似。

Office 用戶端設定為可降低伺服器負載過重時，或使用者尚未編輯文件時，共同撰寫相關的同步處理動作，以進一步協助減少整體效能影響。

See Also

Concepts

共同撰寫管理 (SharePoint Server 2010)