SharePoint 2013 中的共同撰寫概觀

 

適用版本:SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online, SharePoint Server 2013 Enterprise

上次修改主題的時間:2016-12-16

摘要:提供共同撰寫以及在 SharePoint 2013 和 SharePoint Online 中共同撰寫所需之權限和軟體版本的相關資訊。

對象:IT 專業人員

在 SharePoint Server 2013 或 SharePoint Online 中使用共同撰寫功能,隨時讓多位使用者處理文件,而不干擾彼此的變更。共同撰寫可移除伺服器型文件共同作業的障礙,並協助組織降低與透過附件之傳統文件共用相關聯的負荷。此功能不需要其他伺服器設定,而且是儲存在 SharePoint 2013 和 SharePoint Online 之文件的預設狀態。共同撰寫功能是使用已用來管理 SharePoint 的相同工具和技術來管理,這樣有助於將對系統管理員的影響降到最低。

與 Office 2010 搭配使用時,Office 2013 提供 Word 2013、PowerPoint 2013 和 OneNote 2013 的共同撰寫功能。Office 2013 則引進 Visio 2013 的共同撰寫功能。如果您是使用 SharePoint Online 或將 SharePoint 2013 設定成使用 Office Web Apps Server,則使用者也可以在 Word、PowerPoint、Excel 和 OneNote Web 應用程式中共同撰寫文件。

重要事項重要事項:
本文適用於 IT 專業人員。它適用於規劃組織中的共同撰寫。
您要了解如何使用協助共同撰寫嗎?您可以參閱文件共同作業和共同撰寫,以協助您了解與使用 SharePoint 2013 的共同撰寫和版本設設定功能。

本文內容:

在傳統共同作業中,文件是透過電子郵件進行共用。使用者要追蹤多位作者的版本和編輯十分困難,而且耗時。因為會重複傳送文件,所以電子郵件系統必須克服如何儲存同一份文件的多個複本,以及增加的網路流量。

使用 SharePoint 儲存共同作業的文件已透過提供最新文件版本的一致存取、追蹤較舊版本的能力,以及集中管理,來減少這些問題。儲存單一文件 (而非多個附件) 也會減輕網路和儲存體負荷。

但是,此解決方案還不完美。其中一位作者開啟文件時,其他作者就無法處理該文件。如果有人忘記關閉文件或存回該文件,則可能會無限期地鎖定其他使用者 (這通常需要呼叫 IT 部門的情況)。

SharePoint 2013 中的共同撰寫透過讓多位使用者隨時都可以處理某份文件,而不干擾彼此的變更,來處理這些問題。此方法簡化多個一般文件共同作業案例。例如:

  • 兩位以上的作者處理複合文件的不同部分。其中一個作者處理文件中屬於他的部分,另一位作者則可以處理她自己的部分,而不干擾彼此。

  • 多位作者處理複合投影片放映。每個作者都可以在簡報中新增投影片,並編輯這些投影片,而不是分開處理,接著嘗試合併數份文件,然後同時讓它們趨於一致。

  • 文件會傳送給數個專家及專案關係人,其各進行一些編輯或新增。這樣不會遺失任何使用者的編輯,因為他們都是處理中央伺服器儲存的文件。

從使用者的視角來看,共同撰寫十分容易使用。使用者想要在 Word 2013、PowerPoint 2013、OneNote 2013、Visio 2013 或其中一個 Office Web Apps 中處理文件時,他或她只需要如常從 SharePoint 2013 或 SharePoint Online 開啟文件。如果另一位使用者已開啟文件,則兩位使用者可以同時編輯文件。但這種情況的例外是,只有在每個人都使用 Excel Web App 存取活頁簿時,使用者才能在 Excel Web App 中共同撰寫。如果有人使用 Excel 2013 或 Excel 2010 (用戶端應用程式) 存取活頁簿,則在用戶端應用程式中開啟該活頁簿時,則該活頁簿會停用 Excel Web App 中的共同撰寫。

使用者儲存 Word 2013、PowerPoint 2013 或 Word Web App 文件時,其他目前使用者會收到有新編輯的通知。那些使用者可以立即重新整理其檢視來查看變更,或是繼續工作,稍後再查看最新編輯。PowerPoint Web App 和 Excel Web App 會自動儲存,讓使用者可以自動檢視任何變更。作者們可以看到另一位作者的工作,而且每個人都知道有誰正在處理文件。SharePoint 2013 和 SharePoint Online 版本設定和追蹤工具可保護文件,讓作者可以回復不想要的變更。Lync 可用時,使用者可以看到伙伴共同撰寫的線上狀態,以及啟動立即訊息交談,而不需離開文件。

在 OneNote 2013 和 OneNote Web App 中,共用筆記本可讓使用者順暢地共用筆記。使用者編輯筆記本的某一頁時,那些編輯會自動與該筆記本的其他使用者同步,因此每個人都有完整的一組筆記。會自動顯示多位使用者對同一頁進行的編輯,這啟用接近即時的共同作業。OneNote 中的版本設定和其他共用功能讓使用者可以回復編輯、顯示哪些編輯是新的,以及決定誰進行特定編輯。

Excel 2013 用戶端應用程式不支援在 SharePoint 2013 或 SharePoint Online 中共同撰寫活頁簿。但是,Excel 用戶端應用程式使用 [共用活頁簿] 功能,支援儲存在本機或網路 (UNC) 路徑上的非即時共同撰寫活頁簿。使用 Office Web Apps 所含的 Excel Web App,即可支援 SharePoint 中的共同撰寫活頁簿。透過 OneDrive 的使用者以及具有 Office 365 或 Office 2013 大量授權或是 Office Web Apps Server 和 SharePoint 2013 的企業客戶可以使用 Office Web Apps。如需詳細資訊,請參閱<Office Web Apps 如何在內部部署中與 SharePoint 2013 搭配使用>。

系統管理員在規劃如何於其環境中使用共同撰寫時,需要考量數個因素。

SharePoint 中的共同撰寫功能設計成容易設定,而且不需要進行太多的管理。但是,設定和管理共同撰寫時,需要考量數個事項:

  • 權限 - 為了讓多位使用者可以編輯同一份文件,使用者需要有在其中儲存該文件之文件庫的編輯權限。這項作業的最簡單方式是將在其中儲存文件之 SharePoint 站台的存取權授與所有使用者。如果只有小部分的使用者應該具有共同撰寫特定文件庫中文件的權限,則可以使用 SharePoint 權限來管理存取權。如需詳細資訊,請參閱<SharePoint 2013 的網站權限概觀>。

  • 版本設定 - SharePoint Server 版本設定會記錄對正在編輯的文件的變更,甚至會儲存較舊的版本以進行參考。在 SharePoint 2013 中,預設會關閉此功能。SharePoint 2013 支援兩種類型的版本設定:主要和次要。最好關閉用於在 OneNote 中共同撰寫之文件庫的主要版本設定,因為它可能會干擾產品的同步化和版本設定功能。此限制只適用於次要版本設定。主要版本設定可能會與 OneNote 搭配使用。如需詳細資訊,請參閱版本設定如何在清單或文件庫中運作?

  • 版本數目 - 保留的文件版本數目會影響伺服器上的儲存體需求。您可以在文件庫設定中調整此數目,以限制保留的版本數目。頻繁更新的 OneNote 筆記本可能會導致在伺服器上儲存多個版本。若要避免使用不必要的磁碟空間,建議系統管理員將用來儲存 OneNote 筆記本之文件庫的保留版本數目設定為合理數目。如需詳細資訊,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本設定

  • 版本設定期間 - 版本設定期間決定 SharePoint 產品 建立正在共同撰寫之 Word 或 PowerPoint 文件版本的頻率。將此期間設定為低值會更頻繁地擷取版本以及更詳細的版本追蹤,但是可能需要更多的伺服器儲存體。版本設定期間不會影響 OneNote 筆記本。調整伺服器上的 coAuthoringVersionPeriod 屬性,即可變更此值。如需調整此設定的詳細資訊,請參閱<在 SharePoint 2013 中設定共同撰寫版本設定期間>。

  • 取出 - 使用者取出文件進行編輯時,該使用者即鎖定文件以進行編輯。這會禁止共同撰寫。在要使用共同撰寫的文件庫中,請不要啟用 [需要取出] 功能。SharePoint 2013中預設不會啟用 [需要取出]。正在使用共同撰寫時,使用者不應該手動取出文件。如需詳細資訊,請參閱 設定文件庫以要求取出檔案

與 Word 和 PowerPoint 不同,OneNote 會在檔案本身內儲存版本資訊。因此,在 SharePoint 2013 文件庫中儲存 OneNote 筆記本時,系統管理員應該遵循這些建議作法:

  • 不要啟用次要版本設定。在 SharePoint 2013 中預設不會啟用次要版本。

  • 如果啟用主要版本設定,請設定要儲存的合理版本數目上限。在 SharePoint 2013 中,預設不會啟用主要版本設定。

為了讓使用者使用 Office 來共同撰寫文件,這些文件必須儲存在 SharePoint 2013、SharePoint Online 或 SharePoint 2010 中。Office 2010 使用者從 SharePoint 2013 或 SharePoint Online 開啟文件時,會有一組與從 SharePoint 2010 文件庫中開啟文件相同的共同撰寫功能。

下表彙總組織使用 SharePoint 所提供共同撰寫功能所需的 Office 應用程式版本。

每個 SharePoint 版本上的 Office 共同撰寫支援

Office 版本 SharePoint 2013 設定成使用 Office Web Apps Server SharePoint Online 啟用 Office Web Apps 的 SharePoint 2010

Excel 2013

Excel Web App

Excel 2010

OneNote 2013*

OneNote Web App

OneNote 2010*

PowerPoint 2013*

PowerPoint Web App

PowerPoint 2010*

Word 2013*

Word Web App

Word 2010*

Visio 2013*

Visio Web App

Visio 2010

Office 2007 用戶端應用程式

注意事項附註:
  • "*" 所表示的版本支援共同撰寫功能,即使 SharePoint 中未設定或啟用 Office Web Apps 也是一樣。

  • 不論是否安裝 SharePoint 2013、SharePoint Online 或 SharePoint 2010,具有 OneDrive 帳戶的 Office 2013 使用者都可以使用共同撰寫功能。本文只涵蓋在 SharePoint 中使用共同撰寫。

某些組織可能會想要在使用者具有不同 Office 版本的環境中使用共同撰寫。

舊版 PowerPoint 和 Word 的使用者可以共用與編輯 SharePoint 2013 或 SharePoint Online 中儲存的文件,這與在舊版 SharePoint 中完全一樣。但是他們無法使用共同撰寫來同時處理文件。若要在 PowerPoint 和 Word 中最適當地進行共同作業,建議所有使用者都使用 Office 2013。PowerPoint 2007 和 Word 2007 使用者不會發現在 SharePoint 中的目前經驗與其使用者經驗的任何重大差異。針對執行個體,如果 Office 2007 使用者所開啟的文件儲存在 SharePoint 中,而且另一位使用者目前正在編輯該文件,則會看到「正在使用文件」的訊息。他們無法編輯該文件。如果沒有其他使用者正在編輯文件,則 Office 2007 使用者可以如常開啟文件。Office 2007 使用者開啟文件時,文件即會遭到鎖定。鎖定文件時,Office 2013 使用者無法使用共同撰寫來編輯文件。此行為與舊版 SharePoint 相符。

PowerPoint 2010 與 PowerPoint 2013 使用者之間以及 Word 2010 與 Word 2013 使用者之間支援文件共同撰寫。但是,PowerPoint 2013 和 Word 2013 已改善一些功能,讓使用者的共同撰寫體驗優於舊版本。如需詳細資訊,請參閱<Office 2013 中適用於 IT 專業人員的新功能>中的<共同撰寫>。

OneNote 2013 和 OneNote 2010 具有 OneNote 2007 檔案格式的回溯相容功能,而且支援與 OneNote 2007 使用者進行共同撰寫。在混合式環境中,筆記本必須儲存為 OneNote 2007 檔案格式,OneNote 2007、OneNote 2010 和 OneNote 2013 使用者才能一起進行處理。但是,透過升級至 OneNote 2013 檔案格式,使用者會獲得數個重要功能,例如與 OneNote Web App 的相容性。這允許未安裝任何 OneNote 版本的使用者編輯和共同撰寫筆記本。

OneNote 2013 具有功能,隨時可以將 OneNote 2007 檔案升級至 OneNote 2013 檔案。這提供簡易升級路徑,讓組織從混合式環境移到 Office 2013 上的統一環境。如需詳細資訊,請參閱從舊版升級至 Microsoft OneNote 2013

SharePoint 2013 和 Office 2013 應用程式可將環境中與共同撰寫相關聯的效能和延展性影響降到最小。除非多位作者正在進行編輯,否則 Office 用戶端不會傳送共同撰寫資訊,或從伺服器下載共同撰寫資訊。單一使用者編輯文件時,效能影響會與舊版 SharePoint 相同。

Office 用戶端設定成在伺服器的負荷太重或使用者未主動編輯文件時,透過減少與共同撰寫相關的同步化動作頻率來降低伺服器影響。這有助於降低整體效能影響。

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