規劃 Outlook 2010 的規範與封存

定義保留原則

決定您組織、部門及使用者必須要有的保留原則時，應該與法律或規範部門共同討論。您的公司可能遵守政府或其他法規，而這些法規可以使用保留原則強制執行。由於部門可能遵守不同的規定，因此您應將原則組織成為合邏輯且易管理的群組。了解您公司必須遵循的原則之後，就可以決定這些原則的最佳實作方式。

[個人標記] 是一種原則，您可以將這類原則授與使用者，讓他們套用至他們所建立的個別郵件及資料夾。當您定義使用者需要遵循的原則時，建議不要使用 10 個以上的 [個人標記]。超過此值可能會讓使用者無法處理。此外，在功能區的 [指定原則] 庫中，Outlook 一次只會顯示 10 個 [個人標記]。如果使用者必須存取 10 個以上的 [個人標記]，則可以選取 [指定原則] 庫中的 [其他保留原則]。

決定要建立的原則類型

現在，您已經知道哪些使用者群組需要哪些保留原則，因此可以決定那些原則的實作方式。

保留原則有三種主要類型。

1. 預設原則標記   這是 Exchange 管理員所部署的原則，而且套用至所有使用者建立的資料夾以及使用者信箱中的所有電子郵件訊息。使用者無法變更此原則。這是唯一保證所有電子郵件訊息都至少會套用一種原則的原則類型。

2. 保留原則標記   這是可以套用至使用者信箱之下列特殊資料夾的原則類型：

   • 收件匣

   • 草稿

   • 寄件備份

   • 刪除的郵件

   • 垃圾郵件

   • 寄件匣

   • RSS 摘要

   • 同步問題

   • 交談歷程記錄

   注意

   使用者無法變更這些特殊資料夾的原則，即使資料夾未套用 [保留原則標記] 也是一樣。

3. 個人標記   這是出現在 [保留原則] 使用者介面 (UI) 中的原則類型，使用者可以將這種原則套用至他們所建立的資料夾以及個別的電子郵件訊息。

   1. 使用者無法將這些原則套用至在本節前面之＜保留原則標記＞所列的任何特殊資料夾。

   2. 使用者可以將這些原則套用至特殊資料夾內的電子郵件訊息，而非資料夾本身。

   3. 使用者可以將這些原則套用至他們自己的使用者建立資料夾。

   注意

   搜尋資料夾未包含實際電子郵件訊息，因此不支援保留原則。

保留原則熱身期及訓練

使用者的保留原則訓練十分重要，該訓練可確定他們知道如何正確地使用系統，以及確定他們了解其電子郵件訊息遭到刪除的時機和原因。您應該確定使用者了解為何保留或刪除資料以適當地套用 [個人標記]，並且確定他們知道在特定時間之後會刪除哪些內容。

建議的步驟：

1. 將原則指定至使用者信箱，並將他們的信箱置於 [保留]。這樣可防止任何原則刪除電子郵件訊息。如需詳細資訊，請參閱為信箱設定保留功能 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195158\&clcid=0x404)。

2. 提供使用者如何使用保留原則的指示。解釋在熱身期，使用者必須將原則套用至資料夾及郵件，否則，可能會刪除舊郵件。如需詳細資訊，請參閱指派保留原則給電子郵件訊息 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157\&clcid=0x404)。

3. 在熱身期結束的前幾天，提醒使用者有關熱身期的期限。

4. 在到達期限時，移除使用者的 [保留] 狀態。

因為使用者需要一些時間適應任何新系統，所以制定熱身期協助使用者輕鬆地使用保留原則十分重要。使用者必須可以將正確的 [個人標記] 套用至正確的資料夾，並且習慣其資訊會自動遭到刪除的觀念。建議您至少提供使用者 3 個月對電子郵件採用保留原則，再移除使用者信箱的 [保留] 狀態。如此一來，使用者便可在其任何資訊遭到毀損之前，查看並存取保留原則功能。同時也可讓使用者能更容易地將保留原則整合至其工作流程，以及了解對其電子郵件訊息進行的作業。

同樣地，在使用者未監視其電子郵件訊息的任何期間 (如休假或育兒假)，應該將其信箱置於 [保留]。這樣就不會意外地刪除他們的資訊。當他們上班而且有足夠的時間可以瀏覽其電子郵件訊息時，請關閉 [保留]。

對使用者的保留原則教育訓練

應該通知使用者有關下列的保留原則層面，因為它會影響其使用體驗以及您公司之保留原則的最終有效性。如需詳細資訊，請參閱指派保留原則給電子郵件訊息 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157\&clcid=0x404)。

• 使用者應視需要檢查及變更其資料夾的保留原則，使得郵件才不會在熱身期結束時意外地遭到刪除。

• 在熱身期期間，保留原則不會自動刪除郵件。

• 除非使用者變更其資料夾或個別電子郵件訊息上的保留原則，否則預設原則標記會將所有早於原則長度的電子郵件訊息予以刪除。預設原則標記的保留長度應清楚予以指定。

• 使用者無法變更特殊資料夾 (如 [收件匣]、[寄件備份] 及[刪除的郵件] 資料夾) 的資料夾原則。如果特殊資料夾具有原則，則應該清楚指出該原則。

• 如果使用者想要特殊資料夾中的郵件具有不同的原則，則可以將 [個人標記] 手動套用至那些郵件。

• 如果使用者將 [個人標記] 新增至電子郵件訊息，則該 [個人標記] 的優先順序會高於資料夾原則或預設原則標記。

• 保留原則僅會套用至電子郵件訊息。因此，所有在其行事曆上的會議及約會皆不會予以刪除。

• 子資料夾會繼承其上層資料夾的保留原則。

• 保留原則不會刪除 Outlook 資料檔 (.pst) 中的郵件。

• 使用者可以使用功能區中的 [指定原則] 庫，將保留原則套用至郵件。

• 使用者可以使用 [指定原則] 庫中的 [設定資料夾原則]，將保留原則套用至他們所建立的資料夾。

• 使用者選取 [指定原則] 庫中的 [檢視即將過期項目]，就可以取得所有將於 30 天內到期的訊息清單。

• 使用者可查看 [讀取窗格] 的 [副本] 行的下方或讀取檢查器的底端，來判斷目前套用至郵件的保留原則。

處於法律保留或調查的使用者

Outlook 2010 及 Exchange Server 2010 有兩種法律保留選項：[保留] 及 [訴訟保留]。[保留] 讓使用者清楚得知其信箱已予以保留。[訴訟保留] 沒有任何訊息，而且不會向使用者指出其信箱正在進行調查。

下表彙總 [保留] 及 [訴訟保留] 可用的功能。下列各節會說明「可復原的項目」及「寫入時複製」功能。

決定封存原則

指定使用者的個人封存時，預設會為使用者建立下列封存原則：

• 預設原則 (- 2 年)   預設封存原則會套用至使用者的整個信箱。它會將所有接收日期超過 2 年的電子郵件訊息予以封存。

• 個人標記   預設會將下列 [個人標記] 指定給使用者，以套用至其資料夾及電子郵件訊息。

  • 6 個月

  • 1 年

  • 2 年

  • 5 年

  • 永遠不過期

封存原則無法透過 Exchange 套用至使用者信箱中的特殊資料夾 (如 [收件匣] 及 [寄件備份] 資料夾)。使用者信箱中的所有資料夾預設會繼承預設原則。但是使用者可以使用 [個人標記]，變更任何資料夾或電子郵件訊息的原則。

對使用者的個人封存教育訓練

應該通知使用者有關下列的個人封存層面，因為它會影響其使用體驗以及功能的使用方式。建議使用熱身期，並在此期間設定使用者信箱資料夾的封存原則。這樣如果在午夜時將電子郵件訊息移至封存，使用者也不會感到驚訝。

• 如果使用者離線，或無法建立與使用者之 Exchange Server 電腦的連線，則無法使用個人封存。

• 過了 24 小時之後，Exchange Server 會自動移動可封存的電子郵件訊息。因此，設定資料夾之封存原則的使用者無法立即看到此動作的結果。

• 使用者無法使用 Exchange Server 立即封存郵件。使用者必須將需要立即封存的郵件移至封存。

• 自動封存無法供使用者使用，也不會封存郵件。如果使用者已設定自動封存刪除郵件或將郵件移至 Outlook 資料檔 (.pst)，則必須套用適當的保留及封存原則，才能達成相同的效果。

• 在封存及信箱中所建立之資料夾的保留原則相同。同樣地，封存及信箱中之郵件的保留原則 (如果已套用) 也會相同。具有保留原則的郵件會在個人封存中到期。

管理組織中的 Outlook 資料檔 (.pst)

若要確保您組織的電子郵件未移出使用者信箱或您組織的規範基礎結構，則可以部署 DisableCrossAccountCopy 登錄機碼。這樣可防止使用者將此資訊儲存至 Outlook 資料檔 (.pst)，或防止使用者將它複製至 Outlook 中的另一個電子郵件帳戶。您可以部署此登錄機碼，方法是手動將它新增至使用者的登錄，或是使用「群組原則」中的 [防止在帳戶之間複製或移動項目] 設定。

此登錄機碼比 Outlook 2010 中的兩個常用登錄機碼 DisablePST 及 PSTDisableGrow 提供更多控制。因為會防止使用者在未限制其 .pst 使用的情況下將資料移出受限帳戶，所以使用者可以在 Outlook 中使用可能會將電子郵件訊息傳遞至 .pst 檔案的個人電子郵件帳戶。他們也可以閱讀郵件，以及複製其現有 .pst 檔案中的郵件。基於這些原因，則建議使用 DisableCrossAccountCopy 登錄機碼，完全取代 DisablePST 及 PSTDisableGrow。您也可以選擇性地防止使用者複製其在 Microsoft SharePoint 2010 產品中之同步清單的資料。

DisableCrossAccountCopy 登錄機碼是位於 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\。

您也可以啟用 [使用者設定\系統管理範本\Microsoft Outlook 2010\帳戶設定\Exchange] 下的 [防止在帳戶之間複製或移動項目] 設定，以在「群組原則」中設定 DisableCrossAccountCopy。

如果您的組織已部署 DisablePST 或 PSTDisableGrow 登錄機碼，則它們不會影響 DisableCrossAccountCopy 機碼的行為。如果在 Outlook 2010 設定 DisableCrossAccountCopy 登錄值，Outlook 會忽略 DisablePST 以及 PSTDisableGrow 登錄金鑰。在這種情況下，您無法徹底排除 Outlook 資料檔 (.pst)。不過，設定 DisableCrossAccountCopy 金鑰之後，任何公司資料都將無法移至 Outlook 資料檔 (.pst)。

如果您的使用者未使用 Outlook 2010，則可以同時部署這三個機碼。不過，大部分的組織並不需要 DisablePST 及 PSTDisableGrow 登錄機碼。

下列清單列出會限制帳戶或 Outlook 資料檔 (.pst) 之電子郵件訊息複製或移動作業的方法：

• 使用者無法將郵件從受限帳戶拖放至另一個帳戶或 Outlook 資料檔 (.pst)。

• 使用者無法使用 [移動] 功能表，將郵件從受限帳戶移動或複製至另一個帳戶或 Outlook 資料檔 (.pst)。

• 使用自動封存時，所有受限帳戶都沒有選項可封存資料。

• 在 [Backstage 檢視] 的 [信箱清除] 功能表中，[封存] 選項不會將受限帳戶列為進行封鎖的選項。

• 規則不會將郵件移出受限帳戶。

• 使用者無法從受限制的帳戶匯出郵件。

• 「清理」功能不會刪除受限帳戶中電子郵件交談的重複部分。

若要防止使用者將郵件從受限帳戶移動或複製至其電腦，您可以部署 DisableCopyToFileSystem 登錄機碼。

DisableCopyToFileSystem 登錄機碼是位於 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\。