符合性搜尋

  • 發行項

 

主題上次修改日期： 2012-07-30

EHA 會定期檢查郵件，以找出與使用者關聯中確立的條件相符的內容，並將這些項目標幟為需要檢閱。 內容比對是針對所有已設定為規範監管對象的使用者來執行。

除了這項定期排程活動外，如果您具備主管角色，也可以對郵件執行特定的符合性搜尋。 執行這類符合性搜尋時，您可以提供關鍵字的自訂值，亦可覆寫針對部屬所設定的取樣率。 您還能將搜尋範圍限定在特定的時間範圍，以及限制符合性搜尋所適用的部屬集合。 不過，您無法將任何非您部屬的使用者納入任何視需要的符合性搜尋。

在正常作業下，您的搜尋結果會加入到需要檢閱的郵件群組。 但是，您可以在測試模式執行符合性搜尋。 屆時，符合性搜尋的結果並不會加入到可供檢閱的郵件集合，而是複製到您所選取的目的地資料夾。

測試模式的符合性搜尋會在目的地資料夾內建立兩個子資料夾。 任何關鍵字比對內容的結果都將複製到名為 [關鍵字] 的子資料夾，而根據百分比所取樣的內容則會複製到名為 [取樣] 的子資料夾。 測試模式有助於測試符合性搜尋因條件變更造成的影響，以及在交付搜尋結果到需要檢閱的郵件群組之前先測試一個或多個部屬的取樣設定。

注意

執行符合性搜尋時，預設的日期範圍是前兩星期。 如果您用兩星期以上的日期範圍來執行符合性搜尋，然後從 [檢閱] 窗格載入結果但未指定完整日期範圍，便只會看到前兩星期的郵件。 若想顯示某個日期範圍內的所有郵件，請使用 [搜尋] 工具並指定要搜尋的日期範圍。

若要執行符合性搜尋

  1. 在 Archive Viewer 中，按一下 [檢閱] 索引標籤，然後按一下 [工作] 窗格中的 [符合性搜尋]。

  2. 在 [符合性搜尋] 視窗中，選取您的搜尋條件，然後按一下 [符合性搜尋]。

  3. 使用向下箭號圖示，展開可用的搜尋條件清單。 預設情況下，您只能自訂時間範圍和部屬集合。 若要變更關鍵字組或取樣百分比，或者執行測試模式的符合性搜尋，您必須展開可用的搜尋條件以納入這些設定。

  4. 若要執行測試模式的符合性搜尋而不將結果加入到需要檢閱的郵件，請按一下資料夾圖示，然後選取或建立資料夾以便為搜尋結果選擇一個 [測試模式] 資料夾。

    注意

    未傳送至 [測試模式] 資料夾的符合性搜尋會將結果加入到需要檢閱的郵件。 此動作無法復原。

  5. 選取搜尋條件。

下表摘要說明符合性搜尋選項。

搜尋選項 描述

日期範圍

將搜尋範圍限制為在某個日期範圍內傳送的郵件。 請使用 MM/DD/YYYY 的格式輸入日期，或是按一下行事曆圖示來選取日期。

部屬

選取要納入搜尋的部屬。 按一下上方角落的核取方塊可選取所有部屬。

關鍵字

預設搜尋會使用您的部屬受指派的關鍵字清單。 您可以按一下 [自訂] 選項按鈕建立自訂的關鍵字清單。 請選取搜尋要套用的關鍵字清單。 您可以按一下清單名稱右邊的關鍵字圖示，檢視該清單中的關鍵字。 除了選取現有的關鍵字清單，還可在 [新增關鍵字] 方塊中輸入新的關鍵字，為搜尋新增關鍵字。 在這裡增加的字詞清單並不會保留。 若要將項目永久增加到關鍵字清單，必須由規範管理員在 Administration Center 中新增關鍵字。

如果您不想使用任何關鍵字條件，請按一下 [略過] 按鈕。

取樣率

預設搜尋會使用您的每個部屬受指派的現有取樣率。 您可以按一下 [自訂] 選項按鈕覆寫預設取樣率。 請輸入您在這次搜尋要使用的取樣率。 系統將使用這些取樣率替代預先設定的取樣率。

如果您不想使用任何取樣條件，請按一下 [略過] 按鈕。

測試模式資料夾

若要執行測試模式的符合性搜尋，請按一下 [測試模式資料夾] 設定旁邊的圖示，以便為搜尋結果選擇一個資料夾。

注意

如果沒有指定資料夾，搜尋結果便會複製到 [檢閱] 索引標籤上的 [我的檢閱] 資料夾且將需要檢閱。 此動作無法復原。