了解保留期間

 

主題上次修改日期: 2011-04-07

EHA 會根據已設定的保留期間來保留郵件。

當封存擷取到郵件時,EHA 服務即根據擷取日期再加上保留期間,計算出郵件損毀日期。 例如,若保留期間設定為三年,則在 2011 年 1 月 2 日封存的郵件將被指派損毀日期為 2014 年 1 月 2 日。

保留期間可以定義於公司、網域或使用者層級,或所有這三種層級的組合。 在您設定封存時,必須建立預設的公司層級保留期間。 預設層級會套用到所有網域和所有使用者的電子郵件及 Bloomberg 郵件,除非您為某個網域或使用者指定不同的保留期間。 立即訊息則僅限使用公司預設的保留期間。

注意事項注意:
若在擷取到郵件後對所設定的保留期間進行變更,將不會變更已接收之郵件的損毀時間戳記。 保留期間變更只會影響進行該項變更之後收到的郵件。 例如,假設您將郵件保留期間由 10 年變更為 3 年,任何已加上 10 年保留原則戳記的郵件都將仍維持該項原則。 在您進行變更後才收到的新郵件則會加上 3 年保留原則戳記。

針對個別使用者而指派的保留期間將優先於該使用者的網域或公司的保留期間。 例如,如果 EHA 服務是設定公司層級的保留期間為 3 年、網域層級的保留期間為 5 年、使用者層級的保留期間為 10 年,則該使用者的郵件將會保留 10 年。

郵件和附件的損毀是根據擷取到郵件當時指派給該郵件的損毀日期,由每日自動化程序進行。

郵件損毀作業可以藉著在組織或網域層級實施法務保存措施而中止,或是針對個別使用者中止此項作業。 這讓您得以基於訴訟及調查等目的,不顧保留期間而無限期保留郵件。

標記是用來追蹤到期時間屆滿後已從 EHA 移除之郵件的統計資料。 標記的類型決定了在郵件到期並已損毀之後,將會保留完整標頭或部分標頭資訊,或不保留任何資訊。 您也可以設定標記的保留期間。 請選取 [最低限度] 標記以讓郵件損毀報告提供有意義的統計資料。 如需為標記設定保留期間的詳細資訊,請參閱在公司層級設定封存設定

 
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