Archive Viewer 報告

 

主題上次修改日期: 2011-04-07

規範管理員、技術系統管理員和主管角色有多種精選的報告可供選擇。 您可以視需要選取並執行報告。 您也能將報告排程為依定期間隔執行,然後再傳遞給您。

您可以檢視的報告格式包括網頁、PDF 檔案 (使用 Adobe Acrobat 5.0 或更新版本,透過內嵌 PDF 檢視) 或 Excel 工作表。

注意事項注意:
在大型組織或有大量電子郵件需要檢閱的情況下,某些報告可能得花費較久的時間處理。 處理報告所需的時間也許會超過 Archive Viewer 的工作階段逾時設定。 對於可能需要花費較久時間處理的報告,請訂閱該報告以便透過電子郵件將產生的報告傳送給您。 請注意,訂閱的報告會使用預設的報告設定且無法進行設定。

下表摘要說明 Archive Viewer 中可用的報告。

 

報告 描述

活動摘要報告

提供有關電子郵件、立即訊息和其他檔案與文件已傳送及接收的內部和外部訊息數量的概觀。 此報告也會提供每一類訊息的整體大小和平均大小。 此報告將計入實際訊息而剔除內嵌訊息。

封存摘要報告

顯示組織的封存統計資料。 列入統計的對象為電子郵件、立即訊息和其他檔案與文件,包括 Bloomberg 報告、傳真及上傳的文件。 統計的明細包含計數、基本大小、附件大小和平均大小。 提供所有資料類別的總計。

附件摘要報告

以表格和立體直條圖呈現資料,顯示封存的訊息流量中最常見的附件類型。 此報告包含的資料有副檔名、文件類型、數量、總計大小和平均大小。

稽核事件報告

提供所有執行之使用者相關特定動作的詳細資料。 這些活動包括檢視電子郵件、匯出和還原郵件活動,以及登入和登出。 此報告可提供整體資訊和每一類別的個別資訊。

每日統計資料報告

顯示各個特定日期封存的所有訊息類型 (電子郵件、立即訊息和其他檔案與文件) 的每日統計資料。 提供所有資料欄的總計數及大小。

損毀報告

驗證且列出因保留期間到期日已過而損毀的訊息。 每一個別訊息的詳細資料包括損毀日期、傳送與接收日期、損毀當時已保留天數、訊息寄件者和收件者,以及訊息主旨。 保留期間已過的訊息將每日一次自太平洋時間 18:00 開始,在所有 (實際執行及嚴重損壞修復) 資料中心予以損毀。 如果您已實施保存措施,訊息便不會被損毀。 所有電子郵件、立即訊息、Bloomberg 記錄或上傳的文件一旦保留期間到期時都將損毀。 郵件的標頭資訊則會保留,但將損毀郵件內文和附件。

電子郵件摘要報告

摘列所有使用者或個人的統計資料。 這些統計資料包含傳送及接收的內部和外部郵件的摘要、郵件平均大小與總計。

員工名冊報告

顯示具有封存帳戶的使用者之完整清單,且包括這些使用者受指派的角色、其主管是誰,以及使用者上次登入的日期。 此報告也會顯示個人的保留期間設定、過去傳送的訊息和過去接收的訊息。 其總計涵蓋所有資料欄,且另有依指派的角色細分的總計。

具有權限的角色報告

顯示每一類別具有權限的各種角色: 規範管理員、規範操作員、外部規範稽核員、人力資源管理員、監管員、監管操作員、角色管理員、主管、技術系統管理員和技術操作員。 每一類別會列出具備該角色的使用者,包括其受指派為該角色的日期。 提供每種角色的總計數。

SEC 17a-4 報告

提供有關您的組織已完成、序列化和封存電子郵件之證明。 其將指出封存的第一封郵件和最近封存的郵件,另外還有用於序列化郵件的相關資訊如日期、時間、收件者、寄件者、主旨及訊息識別碼等。

此報告亦包含擷取的郵件數目、損毀的數目、保存的數目和作廢的訊息識別碼。 如果某個識別碼未接續發出,即概不予以採用 (將成為作廢的識別碼)。

主管檢閱事證報告

主管檢閱事證報告對於稽核很有幫助。 此報告不但為規範管理員提供了正遵照 FINRA 3010 規範進行檢閱的通訊數目與百分比,還能針對電子郵件基於一般用意而接受檢閱的部屬提供同樣的資訊。

規範管理員可以決定要將哪些人員納入此報告。 下列選項可選取其中一種或兩者: [包含需要 FINRA 3010 檢閱的個人] 和 [包含需要檢閱的個人]。 如果只選取「第一種」選項,報告標題會顯示為「FINRA 3010 事證報告」。 若是任何其他情形,則報告標題為「主管檢閱事證報告」。

當一併選取 [包含需要 FINRA 3010 檢閱的個人] 和 [包含需要檢閱的個人] 選項時,正遵照 FINRA 3010 規範進行檢閱的人名會以紅色粗體字顯示。 規範管理員可以利用此報告,監督主管的檢閱活動。

主管檢閱事證報告會依主管細分,並顯示每個部屬已擷取及檢閱的郵件數目。 在主管檢閱事證報告中,[上次取樣] 欄位將顯示主管上次執行郵件定期取樣的時間。

系統統計資料報告

系統統計資料報告提供了特定日期範圍的系統完整概況。 統計資料涵蓋信箱數目、收件者、寄件者、容量和封存統計數據。 資料明細包含所有資料類別的數量、平均大小和總計。

 
顯示: