Exchange Hosted Archive 的優點

 

主題上次修改日期: 2011-05-12

EHA 在幾個關鍵領域具有非凡的價值:

  • 託管服務便利性: EHA 為您的組織提供了擁有總成本 (TCO) 低廉的完整郵件封存方案,包括無須投入硬體或軟體資金。

  • 自動化保留和規範工作流程: EHA 乃為協助有電子郵件保留需求的客戶所設計,無論此項需求是基於企業經營管理或產業規定之因素。 EHA 針對規範監督、稽核和報告提供了全面整合的工作流程工具。

  • 整合的郵件探索與擷取: EHA 提供集中式資料存放區以角色為基礎的自助型存取方式。 此系統包含可讓使用者搜尋、整理和還原郵件的工具。 所有郵件都經過全文檢索處理,故而可於必要時加以擷取、還原或匯出。

  • 直覺化 Web 式使用者介面: 整個系統從使用者互動乃至系統管理和監督工作等所有各方面,全都是透過眾人習常且方便使用的 Web 介面來處理,可盡量免於需要大舉訓練系統管理者與使用者。

EHA 簡易而進階的搜尋功能可協助您快速因應業務需求,例如電子探索 (e-discovery) 要求、擷取郵件以便復原業務資料,或是進行內部調查。

簡易搜尋可包括日期與日期範圍,以及主旨行、郵件內文和附件中的關鍵字。 這些搜尋可以限制在特定的郵件大小或檔案類型附件,甚至於單一或多重寄件者/收件者電子郵件地址、網域或姓名。

EHA 還包含用於進行複雜搜尋的進階運算子功能。 搜尋結果是依據指派的角色顯示其範圍。 例如,被指派為工作人員角色的使用者只能搜尋自己的封存資料、查看其本身所傳送及接收的郵件。

您可將搜尋結果或特定郵件儲存至封存中由使用者所建立的資料夾以方便整理。 將搜尋指派至特定的資料夾可以讓您進一步精簡搜尋結果。 您也能與其他人共用您的資料夾;例如,合力參與某項調查的小組成員可透過彼此共用資料夾以便複查資料。 您甚至能夠在封存中為外部使用者建立帳戶,比方外包律師或外部稽核員,並且僅與外部使用者共用經過整理後放入某個資料夾內的資料,進而限制外部使用者有權存取的範圍,同時減少該名使用者可能需要檢閱的郵件數量。

透過 EHA,您將能定期監管持續進行中的商務通訊,以利於強制執行規範或品管控制政策。 多數美式金融服務公司都受到美國金融業監管局 (FINRA) 和證券交易委員會 (SEC) 相關法規所制約。 FINRA (前身為全美證券交易協會 [NASD]) 的 3010 條例其中一項規定即是:企業為確保遵循法規而得檢閱員工的商務通訊資料。 人力資源、法規室及其他事務小組也可利用 EHA 的監管功能,協助確保各部門和員工均遵守企業內部管理政策,例如徵才流程和一般業務經營方面的規定。 組織或許也要監管客服團隊寄給客戶的電子郵件以促進品質保證。

運用 EHA 的監督功能,您可以建立主管與部屬關聯並設定郵件工作流程,讓每一封寄出的郵件都受到主管監控及檢閱。 EHA 提供下列機制以讓您擷取郵件進行檢閱:

  • 比對電子郵件、立即訊息和 Bloomberg 郵件中的關鍵字/片語;Bloomberg 郵件系統是金融市場體系的標準通訊工具。

  • 根據指定的百分比進行郵件的隨機取樣。

  • 關鍵字和隨機取樣雙管齊下。

您的組織可以針對不同的業務需求建立自訂字典 (包括額外清單),並新增關鍵字以便擷取相符的郵件。 您也可以針對個別人員的內送和外寄電子郵件、立即訊息及 Bloomberg 郵件設定不同的取樣率百分比。 您甚至能夠執行測試符合性搜尋,以便判斷提議的取樣條件是否達到預期結果,或是進行特定的符合性搜尋。

 
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