建立和管理資料夾

 

主題上次修改日期: 2011-04-07

資料夾可幫助您整理郵件以及快速尋找郵件。 您可以在 [郵件]、[檢閱] 和 [探索] 索引標籤的 [郵件] 窗格中,從 [我的資料夾] 底下建立新資料夾。 您也可以將郵件複製到這些資料夾、依照您自己的工作流程需求來整理郵件,並與其他使用者共用資料夾及其內容。

  1. 在 Archive Viewer 任何索引標籤的 [郵件] 窗格中,以滑鼠右鍵按一下 [我的資料夾] 資料夾,然後按一下 [新增資料夾]。

  2. 在 [建立資料夾] 對話方塊中,輸入您要建立的資料夾名稱,然後按一下 [確定]。

您可以變更 [我的資料夾] 資料夾中現有資料夾的名稱。 您只能將 [我的資料夾] 資料夾中建立的資料夾重新命名,而無法重新命名 [我的郵件] 或 [我的檢閱] 等標準資料夾。 如果您重新命名與其他使用者共用的資料夾,這項變更將會自動對有權檢視該資料夾及其內容的每個人產生效用。 您不能重新命名其他人與您共用的資料夾。

若要重新命名資料夾
  1. 在 Archive Viewer 任何索引標籤的 [郵件] 窗格中,於 [我的資料夾] 資料夾底下,以滑鼠右鍵按一下您要重新命名的資料夾,然後按一下 [重新命名資料夾]。

  2. 在 [重新命名資料夾] 對話方塊中輸入新名稱,然後按一下 [確定]。

您可以刪除您在 [郵件] 窗格的 [我的資料夾] 資料夾下方建立的任何資料夾。 當您刪除資料夾時,複製到該資料夾的所有郵件也將一併刪除。 請注意,原始資料夾內的原始郵件仍會保留。 如果您刪除的是與其他使用者共用的資料夾,這些使用者便無法再存取該資料夾及其內容。

若要刪除資料夾
  1. 在 Archive Viewer 任何索引標籤的 [郵件] 窗格中,於 [我的資料夾] 資料夾底下,以滑鼠右鍵按一下您要刪除的資料夾,然後按一下 [刪除資料夾]。

  2. 按一下 [確定],永久刪除此資料夾。

在封存檢視器中,共用資料夾提供了一種方法可以讓您收集以及組織資訊,並且與組織中的其他使用者共用資訊。 您可以從 [我的資料夾] 資料夾底下建立新資料夾、在每個資料夾中建立郵件複本,然後與其他人共用這些複本。

您可以與一個或多個使用者共用您在 [我的資料夾] 資料夾底下建立的任何資料夾。 指定的使用者將可存取您複製到共用資料夾的任何郵件。 您不能共用 Archive Viewer 中的任何標準資料夾,例如 [我的郵件] 或 [我的檢閱]。

若要共用資料夾
  1. 在 Archive Viewer 的 [郵件] 窗格中,於 [我的資料夾] 資料夾底下,以滑鼠右鍵按一下您要共用的資料夾,然後按一下 [共用資料夾]。

  2. 在 [共用資料夾] 對話方塊中,按一下 [新增使用者]。

  3. 在 [選取使用者帳戶] 對話方塊中,選取您要共用資料夾的使用者。

    注意事項注意:
    您可以依據名字、姓氏或電子郵件別名來搜尋使用者,也可以按遞增或遞減順序來排序結果。 您還可與一個或多個使用者共用。
  4. 按一下 [選取],再按一下 [關閉]。

您可以隨時撤銷其他使用者對您資料夾的存取權。 一旦您撤銷某人的共用存取權,該使用者便無法再存取此共用資料夾,且將無法檢視您複製到該資料夾的郵件。

若要從資料夾移除共用
  1. 在 Archive Viewer 的 [我的資料夾] 資料夾底下,以滑鼠右鍵按一下您要撤銷存取權的資料夾,然後按一下 [共用資料夾]。

  2. 在 [共用資料夾] 對話方塊中,選取您要撤銷存取權的使用者,然後按一下 [刪除] 圖示。

  3. 按一下 [確定],關閉 [共用資料夾] 對話方塊。

您可以檢視其他使用者與您共用的任何資料夾內的郵件。 您可以在 Archive Viewer 的 [郵件] 和 [探索] 索引標籤上,從 [郵件] 窗格中 [其他人的資料夾] 資料夾底下找到共用資料夾。

若要檢視共用郵件
  1. 在 Archive Viewer 中,展開 [其他人的資料夾] 資料夾,以檢視其他使用者與您共用的資料夾。

  2. 按一下您要檢視的資料夾。

  3. 從中央窗格按兩下您要檢視的郵件。

您可以將郵件複製到您在 [我的資料夾] 資料夾中建立的任何資料夾,讓您 (或其他使用者) 能夠讀取或在稍後匯出這些郵件。

若要複製郵件
  1. 在 Archive Viewer 的 [郵件] 或 [探索] 索引標籤上,從中央窗格選取您要複製的郵件旁邊的核取方塊。

  2. 在 [工作] 窗格中,按一下 [複製到資料夾]。

  3. 執行下列其中一個動作:

    1. 選取要將選定郵件複製到其中的資料夾。

    2. 建立新的資料夾。

  4. 按一下 [選取]。

 
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