微軟專案：透過 Microsoft Project 進行更完善的規劃
規劃和執行它的專案計畫時, 預設為使用 Excel 可能會阻礙您的進度。 不妨學著使用 Microsoft Project。
Eric Uyttewaal
IT 專案來你速度與激情。 你可能會很少或沒有訓練與微軟專案中創建時間表。 當你開始探索 Microsoft Project，你很快就會發現此應用程式要求您瞭解新專案管理方面 — — 新的應用程式介面，前提是你知道這些條款。 值得你花時間做這是真的嗎？
過了一會兒，你也會意識到你要採取紀律的專案管理的思考。 這一學科期望你透露您的專案的真實狀態。 甚至希望您預測何時將完成您的專案。 確實要這樣做呢？ 你會從征服這個新世界的專案管理什麼好處？ 誠然學習專案管理與 Microsoft Project 將還清，即使使用 Microsoft Excel 作為替代。
專案能力的 7 個步驟
這裡有七個主要任務，你要學會從微軟專案作為專案調度工具真正獲益。
**1.**區分的預測時間安排從原先計畫的進度。有其實兩個"時間表"你就會保持在 Microsoft Project 中：原來的計畫和預測的時間安排。 作為一套的靜態期限日期 （和也許以後作為"比較基準計畫"），您可以捕獲 Microsoft Project 中原來的計畫。
附表二 — — 預測時間安排 — — 是該專案的動態模型。 不斷地重新計算與 reforecast 當您輸入進度資訊，或進行其他更改日期。 預測時間安排説明您標識相對於原來的計畫延誤。 因為這是一個動態的模型，它還有助於您尋找方法來快速減少延誤。
**2.**估計任務工期。估計是困難的。 有時它有助於做出假設，例如，"我們會在這個專案的高級技能級別上獲得資源。"Microsoft Project 期望您可以估計，每個任務的持續時間。
**3.**標識任務 （"依賴關係"） 之間的關係。大多數任務依賴于另一個正在完成。 列印報告任務，例如是依賴于寫報告，任務的完成。
Microsoft Project 預計，您可以確定要創建的預測的模型的任務之間的所有關系。 您需要輸入這些依存關係到日程排定工具。 當 Microsoft Project 瞭解它們的持續時間和任務之間的關係時，它可以計算和繼續重新計算相關任務的日期，這會導致預測的時間安排。
**4.**信任 Microsoft Project 計算和預測的預測模型中的日期。許多使用者都嚇倒讓計算的日期時，他們就是要滿足硬期限的工具。 不用擔心：如果你的預測時間安排從區分了原來的計畫，不會有變化原始計畫承諾的的日期。 將已保存了這些日期作為一組截止日期 （或基準日期） 受從 （重新） 計算的日期。 如果您正確地建立關係，你可以信賴 Microsoft Project 重新計算的日期。
**5.**監視確定專案工期的最重要任務 （"關鍵任務"）。你不需要密切留意您的排程，使您的專案時間中的所有任務。 您只需要監控某些影響專案的任務的完成日期。 這些技術專案管理術語中稱為"關鍵任務"。 Microsoft Project 將突出這些關鍵任務，為您和手他們給你放在盤子，這使得您的專案上工作更輕鬆。
**6.**定期更新您預測的排程。原來的計畫需要保持不變。 它不需要更新，除非您重新商議商定的最後期限。 您需要維持預測的時間安排，否則它將會停止預測。 如果您不能更新您的排程，您將丟失的動態專案模型。
此動態模型是什麼可以説明您計算工程延誤，讓你嘗試以彌補這些延誤的假設分析方案。 與預測的時間安排，可以顯示利益攸關者在現實中開展專案將如何。 您需要保持這最新的。
**7.工程延誤發生時，採取糾正措施。**如果您希望更多的準時來您的專案，承諾在 Microsoft Project 中使用的預測時間安排。 這將説明您確定和儘早解決延誤。 預測的時間安排只使問題可見。 它是專案的你採取行動，改變您的進程。
為什麼成為精通專案？
你可以指望從微軟專案超過 Excel 等），可以為你做了很多有益。 這裡是少數的人：
**你能證明你重載的工作。**如果你有太多的任務或專案甩了你，你可以向決策者證明這使用您預測的排程。 一旦您業務單位領導人承認工作負荷問題，你可以使用微軟專案 2010年作為一種工具，使您的工作負荷合理。 動態模型可説明您快速開發假設分析方案。
**你可以證明您的專案人手不足。**很容易證明需要發生的決策者 — — 獲取更多的員工、 獲得更多的時間或交付品質的下降。
**你可以證明您的專案資金不足的情況。**在生成時您預測的時間安排，從地上，你得到一個人力和成本的估計每項任務從您的團隊。 如果該專案預測顯示你超過了預算馬上蝙蝠，你就知道你需要更多的資源。 額外的詳細資訊提供了能讓專案健康的想法。
**您將能夠更好地預測您的專案和防止最後的驚喜。**當預測的模型不能滿足所需的最後期限時，您可以採取糾正措施以解決關鍵的專案任務從所需時間、 費用和人員編制的角度。
**作為專案經理，您就會節省時間。**保持您的排程的最新狀態，Microsoft Project 是 Excel 比效率更高。 在 Excel 中，您必須不斷和手動調整日期，以反映您的專案的最新狀態。 您必須更改甚至更多的日期，當你需要準確預測您的專案。 事實上，在三個月的專案中，您可以保存多達 56 小時的調度的努力，如果您安排您在 Microsoft Project 中的專案。
如果你想保持你預測的時間安排最新在 Excel 中，您需要修改開始和完成日期 50 任務，平均而言，每個修訂附表 1。 此會帶您每次兩個小時 — — 兩個小時的努力，在這期間你就能輕鬆地使錯誤。 因此，通常在 Excel 中安排的人讓他們附表的滑過時，然後他們失去了他們的報告工具，以及他們的預測的模型。
**你將會更有效的專案經理。**如果您已經準確地建立任務之間的所有關系，你會發現許多並行路徑的關係在您的排程。 這些並行路徑中的只有一個決定持續時間的專案中，"關鍵路徑"。使用像關鍵路徑的概念將使您更有效的專案經理。 哪些任務可導致延誤，而不能，你就知道在任何時間。
你還可以更好地估計。 因為可以輕鬆地更新您的排程在 Microsoft Project 中，您可以比較的估計數過低和哪些太高了。 你會變得好在估算的困難的工作，獲得更能把握好你的未來。
簡而言之，你會花更少的時間，Microsoft Project 比你將與 Excel。 您還可以提高你的專案成功的機會。
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Eric Uyttewaal 是 PMP，Microsoft Project 中的 MVP。 他是一家專業從事微軟專案和專案的伺服器和 （ProjectPro Corp.，2010年） 的"預報調度與 Microsoft Project 2010"作者 ProjectPro Corp.的總統。 如果您要閱讀更多關於預測專案使用 Microsoft Project，請訪問 projectprocorp.com/products.php。