Microsoft 365、Office 365 和 Exchange Online 中的公用資料夾

公用資料夾的設計目的在於共用存取，並提供簡易有效率的方式來收集及組織資訊，以及與工作群組或組織中的其他人員共用資訊。 公用資料夾有助於以易於瀏覽的深層階層來組織內容。 使用者可在 Outlook 中看到完整階層，讓他們更容易瀏覽想找的內容。

公用資料夾也可作為通訊群組的封存方法。 當您對公用資料夾啟用郵件功能並將其新增為通訊群組的成員，傳送給該群組的電子郵件都會自動加入公用資料夾，供日後參考。

公用資料夾不是設計用於下列用途：

• 資料封存。 信箱設限的使用者，有時會以公用資料夾取代信箱來封存資料。 因為這會影響公用資料夾的儲存量，並且破壞信箱限制的目標，所以不建議使用這種方式。 建議您改為使用In-Place Archiving作為封存解決方案。

• 文件共用及協同作業。 公用資料夾不提供設定版本或其他文件管理功能，例如控制存回與取出功能以及內容變更的自動通知。 我們建議您改用 SharePoint Online 做為文件共用解決方案。

如需 Microsoft 365、Office 365 和 Exchange Online 中公用資料夾和其他共同作業方法的詳細資訊，請參閱Exchange Online 中的共同作業。

如需 Microsoft 365、Office 365 和 Exchange Online 中公用資料夾配額的詳細資訊，請參閱服務描述文章共用和共同作業，以及Exchange Online限制。

如需公用資料夾管理工作的清單，請參閱Microsoft 365、Office 365 和 Exchange Online 中的公用資料夾程式。

如需 Microsoft 365、Office 365 和 Exchange Online 中公用資料夾限制的詳細資訊，請參閱Exchange Online限制。

要尋找本文的Exchange Server版本嗎？ 請參閱Microsoft 365、Office 365 和 Exchange Online 中的公用資料夾。

公用資料夾架構

公用資料夾架構使用特殊設計的信箱，來儲存公用資料夾階層與內容。 公用資料夾的主要架構元件是公用資料夾信箱。

公用資料夾信箱

公用資料夾信箱有兩種類型：主要階層信箱和次要階層信箱。 這兩種信箱類型都能包含內容：

• 主要階層信箱：主要階層信箱是公用資料夾階層的可寫入副本。 公用資料夾階層會複製到其他所有公用資料夾信箱，但那些都會是唯讀副本。

• 次要階層信箱：次要階層信箱包含公用資料夾內容以及公用資料夾階層的唯讀副本。

公用資料夾信箱有兩種管理方法：

• 在 Exchange 系統管理中心 (EAC) 中，流覽至[公用資料夾>] [公用資料夾] 信箱。

• 在 Exchange Online PowerShell 中，使用*-Mailbox一組 Cmdlet。

公用資料夾階層

公用資料夾階層包含了該資料夾的內容和組織資訊，包括樹狀結構。 每個公用資料夾信箱都包含公用資料夾階層的副本。 但只有一個可寫入的階層副本，其位置在主要公用資料夾信箱中。 對於特定資料夾而言，階層資訊可用來識別下列事項：

• 資料夾的權限

• 公用資料夾樹狀目錄內資料夾的位置，包含其父項及子項資料夾

階層同步

公用資料夾階層同步處理常式會使用累加式變更同步處理 (ICS) ，其提供機制來監視及同步處理 Exchange 存放區階層或內容的變更。 這些變更包括建立、修改和刪除資料夾和訊息。 當使用者連線並使用內容信箱時，每隔 15 分鐘就會進行一次同步處理。 如果沒有任何使用者連線到內容信箱，則 (每隔 24 小時) 會觸發較少的同步處理。 如果在主要階層上執行如建立資料夾的寫入作業，則會立即觸發同步處理， (同步) 至內容信箱。

如需詳細資訊，請 參閱更新公用資料夾階層。

公用資料夾內容

公用資料夾內容可包含電子郵件、文章、文件和 eForms。 這些內容儲存在公用資料夾信箱中，但不會複寫到多個公用資料夾信箱。 所有使用者都是存取同一個公用資料夾信箱中的同一個內容集。 雖然公用資料夾內容的全文檢索搜尋可供使用，但公用資料夾內容無法在公用資料夾 (搜尋，除非在Microsoft Purview 合規性入口網站) 中使用內容搜尋電子檔探索工具，且內容未由 Exchange 搜尋編制索引。

考量

雖然在 Microsoft 365、Office 365 和 Exchange Online 中使用公用資料夾有許多優點，但在組織中實作公用資料夾之前，有一些需要考慮的事項：

• 支援Outlook 網頁版，但有限制。 您可以新增和移除我的最愛公用資料夾以及執行項目層級作業，如建立、編輯、刪除文章和回應文章。 不過，您無法從Outlook 網頁版建立或刪除公用資料夾。

• 您可以對公用資料夾內容執行全文搜尋，但無法在多個公用資料夾之間搜尋公用資料夾內容，Exchange 搜尋也未對內容編制索引。

• 您必須使用Exchange Online支援的 Outlook 用戶端或更新版本，才能存取 Microsoft 365、Office 365 和 Exchange Online 中的公用資料夾。

將公用資料夾移轉至 Microsoft 365 或Office 365和Exchange Online

當您移轉公用資料夾時，您會使用稱為「批次公用資料夾移轉」的程序。 批次公用資料夾移轉 (或簡稱「批次移轉」) 會為每一個會存在於 Exchange Online 中的公用資料夾信箱建立信箱移轉要求。 使用多個要求表示遷移將移動的更快，因為能夠更有效率運用可用的網路頻寬。 這麼做也更穩定，因為可以降低單一失敗或瓶頸對整個移轉作業的影響。

雖然必須使用 Exchange Online PowerShell 中的New-MigrationBatch Cmdlet 來啟動批次移轉，但可以在 EAC 中檢視和管理移轉的進度與完成。 Because the New-MigrationBatch cmdlet initiates a mailbox migration request for each public folder mailbox, you can view the status of these requests using the mailbox migration page. 您可以前往信箱移轉頁面，並建立可透過電子郵件傳送給您的移轉報告，方法是開啟 Exchange Online 中的 EAC 並流覽至信箱>移轉。

若要使用批次移轉將您的公用資料夾移轉到 Exchange Online，舊版的 Exchange 伺服器必須符合下列清單中的需求。 如果是，而且您已準備好開始，請參閱使用批次移轉將舊版公用資料夾移轉至 Microsoft 365 或Office 365和Exchange Online。

Exchange 支援將公用資料夾移至 Microsoft 365 或Office 365，並從下列舊版Exchange Server Exchange Online：

• Exchange Server 2010 SP3 RU8 或更新版本

請參閱使用批次移轉來移轉Exchange Server公用資料夾，以Exchange Online移轉Exchange Server公用資料夾。

建議您使用批次移轉，而不是 Outlook 的 PST 匯出功能，將公用資料夾移轉至 Microsoft 365 或Office 365和Exchange Online。 Microsoft 365 和 Office 365 公用資料夾信箱成長是使用自動分割功能來管理，此功能會在公用資料夾信箱超過大小配額時分割該信箱。 當您使用 PST 匯出來移轉公用資料夾時，自動分割無法處理公用資料夾信箱的突然成長，而您可能必須等候長達兩週，自動分割才能將資料從主要信箱移走。 我們會在使用批次移轉將舊版公用資料夾移轉至 Microsoft 365 或Office 365和Exchange Online和使用批次移轉將Exchange Server公用資料夾移轉至 Exchange Online中提供批次移轉指示。 不過，如果您選擇了進行 PST 移轉並遭遇主要信箱已滿的問題，則有兩個選擇可用來復原 PST 移轉：

1. 等待自動分割將資料從主要信箱移出。 這最多可能要花兩個星期的時間。 但完全已滿的公用資料夾信箱中，所有公用資料夾在自動分割完成之前將無法收到新的內容。

2. 建立公用資料夾信箱 ，然後使用 New-PublicFolder Cmdlet 搭配 Mailbox 參數，在次要公用資料夾信箱中建立剩餘的公用資料夾。 本範例會在次要公用資料夾信箱中，建立一個名為 PF201 的新公用資料夾。

   New-PublicFolder -Name PF201 -Mailbox SecondaryPFMbx