Office 365 與 Exchange Online 的公用資料夾

Exchange Online
 

適用版本:Exchange Online

上次修改主題的時間:2017-03-27

公用資料夾的設計目的在於共用存取,並提供簡易有效率的方式來收集及組織資訊,以及與工作群組或組織中的其他人員共用資訊。公用資料夾有助於以易於瀏覽的深層階層來組織內容。使用者可在 Outlook 中看到完整階層,讓他們更容易瀏覽想找的內容。

注意事項注意事項:
下列 Outlook 用戶端提供公用資料夾:Outlook Web App for Exchange 2013、Outlook 2007、Outlook 2010、Outlook 2013 和 Outlook for Mac。

公用資料夾也可作為通訊群組的封存方法。當您對公用資料夾啟用郵件功能並將其新增為通訊群組的成員,傳送給該群組的電子郵件都會自動加入公用資料夾,供日後參考。

公用資料夾不是設計用於下列用途:

  • 資料封存。信箱設限的使用者,有時會以公用資料夾取代信箱來封存資料。因為這會影響公用資料夾的儲存量,並且破壞信箱限制的目標,所以不建議使用這種方式。建議您改為使用就地封存 in Exchange 2013作為封存解決方案。

  • 文件共用及協同作業。公用資料夾不提供設定版本或其他文件管理功能,例如控制存回與取出功能以及內容變更的自動通知。我們建議您改用 SharePoint Online 做為文件共用解決方案。

如需 Office 365 and Exchange Online 中公用資料夾和其他協同作業方法的詳細資訊,請參閱<Exchange Online 中的協同作業>。

如需 Office 365 和 Exchange Online 中的公用資料夾的常見問題集清單,請參閱<常見問題集:公用資料夾>。

如需 Office 365 和 Exchange Online 中公用資料夾配額的詳細資訊,請參閱<共用和協同>和<Exchange Online 限制>服務說明主題。

如需公用資料夾管理工作的清單,請參閱Office 365 和 Exchange Online 中公用資料夾程序

如需 Office 365 和 Exchange Online 中公用資料夾限制的詳細資訊,請參閱<Exchange Online 限制>。

在尋找本主題的 Exchange Server 2013 版本嗎?請參閱公用資料夾

公用資料夾架構使用特殊設計的信箱,來儲存公用資料夾階層與內容。公用資料夾的主要架構元件是公用資料夾信箱。

公用資料夾信箱有兩種類型:主要階層信箱次要階層信箱。這兩種信箱類型都能包含內容:

  • 主要階層信箱   主要階層信箱是公用資料夾階層的可寫入副本。公用資料夾階層會複製到其他所有公用資料夾信箱,但那些都會是唯讀副本。

  • 次要階層信箱   次要階層信箱包含公用資料夾內容以及公用資料夾階層的唯讀副本。

公用資料夾信箱有兩種管理方法:

  • 在 Exchange 系統管理中心 (EAC) 內,瀏覽至 [公用資料夾] > [公用資料夾信箱]

  • 在 Exchange 管理命令介面 中,使用 *-Mailbox 的 cmdlet 集合。

公用資料夾階層包含了該資料夾的內容和組織資訊,包括樹狀結構。每個公用資料夾信箱都包含公用資料夾階層的副本。但只有一個可寫入的階層副本,其位置在主要公用資料夾信箱中。對於特定資料夾而言,階層資訊可用來識別下列事項:

  • 資料夾的權限

  • 公用資料夾樹狀目錄內資料夾的位置,包含其父項及子項資料夾

注意事項注意事項:
階層不會儲存已啟用郵件功能之公用資料夾的電子郵件地址相關資訊。電子郵件地址會儲存在目錄中。

公用資料夾階層同步程序使用遞增值同步處理 (ICS),此方法可提供監控和同步 Exchange 儲存區階層或內容之變更的機制。變更包括建立、修改和刪除資料夾及郵件。當使用者連線到內容信箱及使用內容信箱時,每 15 分鐘就會進行一次同步。如果沒有使用者連線到內容信箱,則觸發同步的頻率較低 (每 24 小時)。如果在主要階層執行寫入作業 (如建立資料夾),則會立即 (同時) 觸發內容信箱的同步。

重要事項重要事項:
因為只有一個可寫入的階層副本,資料夾建立程序會由使用者連線到的內容信箱透過 Proxy 傳送到階層信箱。

如需詳細資訊,請參閱 更新公用資料夾階層

公用資料夾內容可包含電子郵件、文章、文件和 eForms。這些內容儲存在公用資料夾信箱中,但不會複寫到多個公用資料夾信箱。所有使用者都是存取同一個公用資料夾信箱中的同一個內容集。您可以對公用資料夾內容執行全文搜尋,但無法在多個公用資料夾之間搜尋公用資料夾內容,Exchange 搜尋也未對內容編制索引。

雖然使用 Office 365 和 Exchange Online 中的公用資料夾有許多好處,但在組織中實作它們之前仍有幾點需注意:

  • 支援 Outlook Web App,但有限制。您可以新增和移除我的最愛公用資料夾以及執行項目層級作業,如建立、編輯、刪除文章和回應文章。但是,您無法從 Outlook Web App 建立或刪除公用資料夾。

  • 您可以對公用資料夾內容執行全文搜尋,但無法在多個公用資料夾之間搜尋公用資料夾內容,Exchange 搜尋也未對內容編制索引。

  • 您必須使用 Outlook 2007 或更新版本才能存取 Office 365 和 Exchange Online 中的公用資料夾。

  • 公用資料夾信箱不支援保留原則。

當您移轉公用資料夾時,您會使用稱為「批次公用資料夾移轉」的程序。批次公用資料夾移轉 (或簡稱「批次移轉」) 會為每一個會存在於 Exchange Online 中的公用資料夾信箱建立信箱移轉要求。使用多個要求表示遷移將移動的更快,因為能夠更有效率運用可用的網路頻寬。這麼做也更穩定,因為可以降低單一失敗或瓶頸對整個移轉作業的影響。

雖然批次遷移需要在 Exchange 管理命令介面 中使用 New-MigrationBatch Cmdlet 才能啟動,但可以在 EAC 中檢視並管理遷移的進度和完成。因為 New-MigrationBatch Cmdlet 會初始化每個公用資料夾信箱的信箱移轉要求,您可以使用信箱移轉頁面來檢視這些要求的狀態。在 Exchange Online 中開啟 EAC 並瀏覽至 [信箱] > [移轉],即可前往信箱移轉頁面,並建立可以電子郵件傳送給您的移轉報告。

若要使用批次移轉將您的公用資料夾移轉到 Exchange Online,舊版的 Exchange 伺服器必須符合下列清單中的需求。如果都符合,你已準備就緒,請查看<使用批次移轉至 Office 365 和 Exchange Online 移轉舊版公用資料夾>。

Exchange 支援從下列舊版 Exchange Server 將您的公用資料夾移至 Office 365 和 Exchange Online:

  • Exchange Server 2010 SP3 RU8 或更新版本

  • Exchange Server 2007 SP3 RU15 或更新版本

您無法直接從 Exchange 2003 移轉公用資料夾。如果您的組織正在執行 Exchange 2003,則必須將所有公用資料夾的資料庫和複本移轉到 Exchange 2007 SP3 RU15 或更新版本。Exchange 2003 上無法保留任何公用資料庫複本。

我們建議您不要使用 Outlook 的 PST 匯出功能,而是使用批次移轉將公用資料夾移轉到 Office 365 和 Exchange Online。您可以使用自動分割功能來管理 Office 365 公用資料夾信箱的成長,此功能會在公用資料夾信箱超出大小配額時將其分割。當您使用 PST 匯出來移轉公用資料夾時,自動分割無法處理公用資料夾信箱的突然成長,而您可能必須等候長達兩週,自動分割才能將資料從主要信箱移走。建議您參考<使用批次移轉至 Office 365 和 Exchange Online 移轉舊版公用資料夾>中的批次移轉指示來移轉公用資料夾。不過,如果您選擇了進行 PST 移轉並遭遇主要信箱已滿的問題,則有兩個選擇可用來復原 PST 移轉:

  1. 等待自動分割將資料從主要信箱移出。這最多可能要花兩個星期的時間。但完全已滿的公用資料夾信箱中,所有公用資料夾在自動分割完成之前將無法收到新的內容。

  2. 建立公用資料夾信箱,然後使用 New-PublicFolder Cmdlet 搭配 Mailbox 參數,在次要公用資料夾信箱中建立剩餘的公用資料夾。本範例會在次要公用資料夾信箱中,建立一個名為 PF201 的新公用資料夾。

    New-PublicFolder -Name PF201 -Mailbox SecondaryPFMbx
    
 
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