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原文

規劃 SharePoint Server 2013 中的社群

SharePoint 2013
 

適用版本:SharePoint Server 2013

上次修改主題的時間:2015-03-09

摘要:了解如何在 SharePoint Server 2013 中規劃社群網站及社群入口網站。

在 SharePoint Server 2013 中,社群網站以 SharePoint 環境提供論壇體驗。此體驗可讓社群成員提供資訊,並向其他成員尋求協助。社群入口網站提供使用者社群網站的目錄,以搜尋及探索感興趣的社群。

社群是在共同目標下,為了共用及存取資訊而共同作業的一群人。社群網站提供運算解決方案,讓使用者可以共同處理問題、困擾、興趣、建議及意見等。成員可以透過回覆形式的意見反應取得重要資訊,再根據喜歡回覆的成員數目及標示為最佳的回覆,將這些回覆進一步減少為最有用的回覆。這些動作可鼓勵社群成員參與社群及建立社群信譽。在一段時間之後,對社群提供最正面貢獻的使用者會成為首要參與者,並贏得其他成員的信任。

使用本文可開發在 SharePoint Server 2013 中實作社群的計劃。在您使用本文規劃社群之前,請務必了解<SharePoint Server 2013 的社交運算用語和概念>和<SharePoint Server 2013 的社群概觀>中的詞彙、概念及優點。

本文內容:

社群是 SharePoint Server 2013 社交運算服務的一部分。此方法可促進企業中大量員工之間的共同作業。透過社群,員工得以在傳統階層以外另闢共同作業途徑,同時將重要的公司資產和智慧財產權保留在公司內部。

當企業使用者致力於讓社群與公司目標一致,並致力於與 IT 員工合作透過技術開發及實作策略時,才算是最成功的社群規劃。不同於員工主導的非正式基層開發案,這對公司開發案而言特別重要。如果您是對實作社群入口網站及社群網站感興趣的 IT 員工一份子,請確定您在初期即有適當的業務領導人和使用者參與定義業務需求,以讓投入的工作符合社群解決方案的目的。

本文分成幾個規劃社群網站及入口網站的循序階段。雖然每個階段會獨立討論,但是在實作時,有些階段會互相重疊。

識別專案關係人,專案關係人會合作界定業務需求、開發需求、評估可能的解決方案、決定排程,以及核准共同作業開發計劃。業務領導人及使用者應該利用 IT 員工所投入的可用技術選擇,來引導共同作業計劃。請務必平衡人力,除了備有與日常工作密切相關的人員之外 (協助識別挑戰及定義解決方案應符合的需求),還須加入組織中較高階層的人員以提供專案核准及資助。如果沒有這些重要人士的參與,您所實作的解決方案可能會預算不夠、無法配置到必要的資源,或因為不符合使用者需求而導致使用者採用情況不佳等。

雖然社群提供重要的共同作業體驗,但是您應該先識別業務需求,再評估可能的 SharePoint Server 2013 共同作業解決方案。以組織目標開始,然後使用這些目標開發社群部署計劃及部署的各階段。如果您是社群的新成員,請先從風險相當低的業務需求開始,並召集一組要共同作業的使用者,再逐漸加入其他社群。以此為方針定義所需的社群數目,並定義哪些社群是開放、封閉或專用社群。請務必確保以業務需求為目標,並驗證社群是適合該需求的解決方案。

評估可用於共同作業的選項,並判斷社群網站是否為該業務需求的適當解決方案。當您評估 SharePoint Server 的社交運算選項時,請考量下列資訊:

  • 社群   社群適用於大量共同作業計劃,其中會有大量使用者參與,以跨組織和階層與其他人共用知識,及向其學習。社群採用永久的知識集合和存放區形式。

  • 小組網站   小組網站適合不同的使用者群組用來共同處理及儲存對小組而言共通的資訊,例如文件和行事曆。小組網站通常會在組織階層內使用,其效能一般比專案網站高。

  • 專案網站   專案網站適用於共同處理特定專案的不同使用者群組,這些使用者可能會跨不同的組織階層。專案網站通常只保留到專案結束為止,並會在專案完成之後捨棄或封存。

  • 我的網站   「我的網站」適合個別使用者用來宣傳其設定檔資訊、儲存及共用個人文件、建立人員網路、追蹤感興趣的內容和網站、透過摘要中的相關資訊掌握最新消息,以及參與微型部落格活動。「我的網站」的某些部分會比其他部分持續得更久,例如文件存放區和設定檔;而其他部分則較簡短,例如摘要中的項目。

規劃解決方案架構包含回答下列問題:

  • 您需要的社群類型為何?

  • 社群的主要語言為何?

  • 社群網站邏輯上屬於目前或規劃之 SharePoint 環境的哪個部分?

  • 支援社群功能所需的服務及服務應用程式為何?

確定社群網站是符合業務需求的適當解決方案。在某些情況下,使用者在現有網站上 (例如小組網站),可能更容易新增討論區清單或啟用新社群功能。但是,如果您想讓使用者將網站專門用來討論及分享多組作法和興趣的知識,請建立社群網站。此外,只有使用社群網站範本的網站,才會顯示在社群入口網站上 (如有部署)。

圖:討論區和社群的使用方式

社群的使用方式選項

根據您或網站擁有者為社群網站設定的權限,您可以讓企業中的使用者探索到較多或較少網站,並決定成員資格核准的處理方式。如果您的社群具有機密資訊,或您想限制為特定使用者或群組,請考慮設定專用社群權限。相反地,如果您想讓社群可以被探索,並讓所有使用者參與社群,請考慮設定開放社群權限。下表說明如何達成這些不同社群類型的設定。

表:設定不同社群類型的權限

類型 權限 核准設定

專用社群。僅適用於指定成員。

只可與特定使用者或群組共用網站,並將「成員」權限授與這些使用者或群組,讓他們可以參與。

不適用。

封閉社群。所有人都可以檢視網站內容,但是只有已核准成員資格要求的成員可以參與。

可與 [所有人] 共用網站,並將「訪客」權限授與所有人,讓他們可以檢視網站及要求存取。

啟用網站上的存取要求。

具有明確成員資格的開放社群。所有人都可以檢視網站,並可以自動加入以參與網站。

可與 [所有人] 共用網站,並授與「訪客」 權限,讓他們可以檢視網站並自動加入為成員。

啟用網站上的自動核准。

開放社群。所有人都可以參與社群。

可與 [所有人] 共用網站,並授與「成員」權限,讓所有人都可以參與。

不適用。

由於無法翻譯使用者產生的內容 (例如討論區中的文字),因此社群網站一般只會使用一種語言。這無法防止使用者以其他語言張貼文章到討論區,但是社群網站的成員會決定能否了解及回覆討論區。不過就像是其他 SharePoint 網站一樣,社群網站可以使用多語系使用者介面,以使用者指定的其他語言來顯示使用者介面元素。

根據識別的業務需求,判斷社群在您的 SharePoint 環境中邏輯上應屬於何處。例如,如果業務需求是在整個公司或區域中的的員工間啟用大規模參與,則社群在 SharePoint 環境中邏輯上可能屬於公司入口網站或其他類似的高階區域。但是,如果目標是在較少數的員工之間啟用參與 (例如,部門或業務單位),則社群在 SharePoint 環境中邏輯上可能屬於部門入口網站或類似層級。或者,您可以有一個特別用於內容或共同作業網站的伺服器陣列,而您決定讓所有的社群網站都屬於這些網站。

為了讓社群活動可以顯示在「我的網站」新聞摘要中,包含 [我的網站主機] 和個人網站的 Web 應用程式無法在與主控社群網站的 Web 應用程式不同的帳戶下執行。社群網站不需位於與「我的網站」和 User Profile Service 相同的伺服器陣列,但是,主控每個網站的 Web 應用程式都必須使用相同帳戶,才能讓新聞摘要整合運作。

社群網站的部署考量和拓撲與小組網站的部署考量和拓撲類似,但是根據社群的活躍程度,其基礎內容資料庫的讀取/寫入特性可能比小組網站更密集。規劃容量和效能時,請考量成員人數,以及成員在社群網站中產生討論並與其互動的頻率。

只有網站集合層級提供社群入口網站。但是,社群網站可以在網站集合和網站層級上使用。如果您在網站層級建立社群網站,可以選擇從父網站繼承權限,或是使用特定權限。一般而言,您應該使用特定權限來管理社群,以便讓每個社群的成員資格保持獨立。不過,如果您具備想要用具備相同成員資格的社群網站階層,則可選擇繼承權限。

如果可行,建議您在相同網站集合中或至少在共用相同目的之網站集合中尋找企業社群網站。這可讓您視需要調整設定,並輕鬆移動、備份及還原基礎資料庫,而不會影響環境中的其他網站集合和網站。如需關於網站集合和網站的詳細資訊,請參閱<在 SharePoint 2013 中規劃網站和網站集合>。

有多項 SharePoint 服務及服務應用程式可改善 SharePoint Server 2013 的社群網站功能。根據識別的業務需求,即使社群網站不一定真的需要服務及服務應用程式,您還是必須實作這些服務及服務應用程式。請檢閱下表中的資訊,以判斷您的拓撲中是否已有這些服務,或者必須規劃及實作服務。

表:社群的相關服務及服務應用程式

服務 原因

User Profile Service

請考慮使用 User Profile Service 將社群與「我的網站」進行整合。User Profile Service 及服務應用程式儲存使用者的相關資訊,例如設定檔圖片、組織詳細資料及活動。這是「我的網站」的必要服務,並且是 SharePoint Server 2013 之社交運算體驗的主要服務之一。

當您利用 User Profile Service 和 [我的網站主機] 網站範本實作它們時,社群網站可以從摘要整合和社群入口網站中獲益。當社群成員提及其他成員或者在他們的討論文章與回覆中使用雜湊標記時,SharePoint Server 會使用這些活動來更新使用者的摘要。在使用者的 [我的網站] 上,追隨這些提到的人員或雜湊標記的使用者會在他們的摘要中查看這些活動。這樣做可以協助使用者探索感興趣的社群、其他要追隨的人員,以及他們感興趣之事物的相關資訊。此外,成員可以按一下提及的成員,在其 [我的網站] 上瀏覽到某位成員的設定檔。

在與「我的網站」相同的環境中實作時,使用者可以從「我的網站」的「網站」頁面存取社群入口網站。此外,當成員加入社群、啟動討論區、有文章受到喜愛或標示為最佳回覆,或者信譽等級增加時,系統會在摘要中張貼通知,並在追蹤該使用者之其他使用者的「我的網站」上顯示此通知。

受管理的中繼資料

請考慮使用受管理的中繼資料服務,在社群網站中啟用雜湊標記。當成員在討論文章和回覆中包含雜湊標記時,他們可以從受管理的中繼資料服務的字詞庫選取標記。此外,若某個字詞尚未存在於字詞庫,成員可以建立新標記,然後將它們新增到字詞庫。這樣做有助於利用公司標籤分類來植入社群網站以用於標記,並且能夠透過成員的貢獻來擴大字詞庫。

Search Service

SharePoint 搜尋是 SharePoint 使用者經驗的重要一部分,包括體驗社群網站及社群入口網站。搜尋可讓使用者搜尋討論區,以及尋找社群網站中的資訊,也會在搜尋導向社群入口網站頁面上填入使用社群網站範本的網站。搜尋會針對顯示在社群搜尋中的結果,以及顯示在社群入口網站上的社群執行安全性調整。

社群入口網站是使用者可以瀏覽及搜尋以探索感興趣之社群的頁面。此入口網站提供使用者的「我的網站」與社群網站之間的整合。「我的網站」包含社群入口網站的連結,讓使用者可以輕鬆瀏覽至入口網站。

決定要指派為網站擁有者和仲裁者的使用者。與這些使用者合作以了解並設定根據業務需求,適用於社群的權限。

仲裁者是特定 SharePoint 群組,在保持社群運作正常上扮演重要的角色。仲裁者具有下列權限:管理類別和討論區、主動編輯文章或刪除文章、將文章標示為代表項目或最佳回覆、監視已標幟的內容,以及設定信譽設定。最佳作法是在成員開始使用社群之前,先讓網站擁有者和仲裁者設定合理的信譽設定;稍後除非必要,否則請勿變更設定。如果在成員加入及參與社群之後變更信譽設定,SharePoint Server 不會重新計算成員的現有信譽,但是現有成員的未來信譽則會使用新設定計算。在變更信譽設定之後加入的所有成員都會根據新設定正確地計算其信譽。

視社群大小而定,您可能需要指定特定成員擔任類別擁有者。雖然類別擁有者沒有特定權限,但是您可以決定將類別擁有者設為仲裁者群組的成員,或讓仲裁者為分派到監視特定類別工作的特定使用者設定提醒。如果將類別擁有者設為仲裁者,類別擁有者即可為自己設定提醒,以監視其類別中的項目並適當回應。

決定參與規則及破壞規則的後果。大多數社群都能做到相當程度的自我約束,不過仲裁者角色還是應該向公司取得如何處理問題的清楚準則,並向 IT 員工取得如何在技術本身實作這些後果的指導。

此外,鼓勵網站擁有者和仲裁者將討論區清單匯出至 Excel,以使用管理討論檢視監視社群。如此一來,網站擁有者和仲裁者即可輕鬆判斷尚未回答、已回答的文章數等。此資料可協助仲裁者和網站擁有者在必要時解決社群中的問題,並了解應從何處介入,例如鼓勵參與,以及將討論區移至更適當的類別。就像是其他 SharePoint 清單一樣,仲裁者和網站擁有者可以編輯或建立討論區清單的特定檢視,以在匯出期間確保包含需要檢閱的資料。

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/jj219543.aspx
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