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MailTips

Exchange 2013
 

適用版本:Exchange Online, Exchange Server 2013

上次修改主題的時間:2017-04-28

郵件提示是在使用者撰寫郵件時讓他們看到的資訊訊息。Microsoft Exchange Server 2013 會分析郵件,包含寄送郵件之郵件收件者的清單,而且如果偵測到潛在問題,還會在傳送郵件之前以郵件提示通知使用者。藉由郵件提示提供的資訊協助,寄件者可以調整正在撰寫的郵件,以避免不想發生的狀況或未傳遞回報 (NDR)。

在 Exchange 2013 以 Web 服務方式執行郵件提示。當寄件者撰寫郵件時,用戶端軟體會對用戶端存取伺服器進行 Exchange Web 服務呼叫,以取得郵件提示的清單。伺服器會以適用於該郵件的郵件提示清單進行回應,同時用戶端軟體也會對寄件者顯示郵件提示。

下列無生產力的郵件案例是任何郵件環境中的常見案例:

  • 因為郵件違反組織中所設定的限制 (例如郵件大小限制或每個郵件的收件者數量上限) 而產生的 NDR。

  • 因為將郵件傳送給不存在的收件者、受限制的收件者或信箱已滿的使用者而產生的 NDR。

  • 傳送郵件給已設定自動回覆的使用者。

所有與使用者傳送郵件有關的案例,都期待能夠傳送郵件,而不是收到表示郵件無法傳送的回應。即使在最合適的案例中 (例如自動回覆),這些事件也會導致喪失生產力。在 NDR 的情況下,這個案例會產生撥打給服務台所需的電話費用。

雖然也有數個案例可以傳送郵件而不發生錯誤,不過卻會造成不需要甚至是令人不悅的結果:

  • 傳送到極大型通訊群組的郵件。

  • 傳送給不適當的通訊群組的郵件。

  • 不小心傳送給組織外收件者的郵件。

  • 針對以密件副本收件者身分接收的郵件選取 [全部回覆]。

藉由在使用者撰寫郵件時告知傳送該郵件的可能結果,即可減少這些問題案例發生的機會。例如,若是寄件者知道所傳送的郵件大小超過企業原則的規定,就不會嘗試傳送該郵件。同樣地,若是通知寄件者他們將要傳送的郵件會傳送給組織外的人士,那麼他們很可能會審慎斟酌郵件的內容和語氣是否適當。

下列的郵件用戶端支援郵件提示:

  • Outlook Web App

  • Microsoft Outlook 2010 或更新版本

下表列出 Exchange 2013 中可用的郵件提示類型。

 

郵件提示 可用性 案例

無效的內部收件者

Outlook

若寄件者新增的收件者似乎是組織內部的收件者卻不存在,就會顯示「無效的內部收件者」郵件提示。

若寄件者寄送郵件的對象已經離開公司,但其地址因為名稱解析快取或是寄件者 [連絡人] 資料夾中的項目而進行解析時,可能就會發生這種情況。若寄件者所輸入的 SMTP 位址具有經過 Exchange 授權的網域,而且該位址無法解析到現有的收件者,也會發生這種情況。

郵件提示會指出無效的收件者,讓寄件者選擇將收件者從郵件中移除。

信箱已滿

Outlook

Outlook Web App

若寄件者新增的收件者其信箱已滿,而且您的組織又已經針對超過指定大小的信箱執行「禁止接收」限制,就會顯示「信箱已滿」郵件提示。

郵件提示會指出信箱已滿的收件者,讓寄件者選擇將收件者從郵件中移除。

郵件提示顯示時是準確的。若郵件並非立刻傳送,則郵件提示將每兩小時更新一次。這也會套用至儲存在 [草稿] 資料夾中的郵件和兩小時後重新開啟的郵件。

自動回覆

Outlook

Outlook Web App

若寄件者新增的收件者已經開啟自動回覆功能,則會顯示「自動回覆」郵件提示。

郵件提示會指出收件者已開啟自動回覆,並且顯示 [收件者設定之自動回覆的前 175 個字元。

郵件提示顯示時是準確的。若郵件並非立刻傳送,則郵件提示將每兩小時更新一次。這也會套用至儲存在 [草稿] 資料夾中的郵件和兩小時後重新開啟的郵件。

若您的部分使用者信箱在 Exchange Online 上主控,且出現與 Exchange Online 共存的情況,則表示組織遠端部分之遠端網域物件的設定對處理此郵件提示的方式有直接影響。

在 Exchange 2013 中,使用者可以為內部和外部寄件者設定不同的自動回覆。若將遠端網域設為內部網域 (透過將遠端網域物件上的 IsInternal 參數設為 $true),則不論組織中使用者的信箱位於何處,會為所有使用者傳回內部自動回覆。不過,若未將遠端網域設為內部網域,則會為信箱位於本機網域的所有使用者傳回內部自動回覆,為信箱位於遠端網域的使用者傳回外部自動回覆。

自訂

Outlook

Outlook Web App

若寄件者新增的收件者設定了自訂的郵件提示,則會顯示自訂郵件提示。

自訂郵件提示對於提供有關收件者的特定資訊來說,非常實用。例如,您可以建立通訊群組的自訂郵件提示,說明其用途以減少誤用。如需詳細資訊,請參閱 設定收件者的自訂郵件提示

根據預設,如果寄件者未獲准傳送郵件給該收件者,則自訂郵件提示就不會顯示。在這種情況下,則會顯示「限制的收件者」郵件提示。不過,您可以變更這項設定,使自訂郵件提示也能顯示。

限制的收件者

Outlook

Outlook Web App

若寄件者新增的收件者之傳送限制設定為禁止傳送郵件,則會顯示「限制的收件者」郵件提示。

郵件提示會指出不允許寄件者傳送郵件的收件者,讓寄件者選擇將收件者從郵件中移除。同時也會明確通知寄件者,即使送出郵件也不會傳遞。

若限制的收件者是外部收件者,或者通訊群組包含外部收件者,也會對寄件者顯示此資訊。不過,下列郵件提示會遭到擱置 (如果有的話):

  • 自動回覆

  • 信箱已滿

  • 自訂郵件提示

  • 仲裁收件者

  • 超過大小的郵件

外部收件者

Outlook

Outlook Web App

若寄件者新增的收件者為外部收件者,或新增包含外部收件者的通訊群組,則會顯示「外部收件者」郵件提示。

若寄件者所撰寫的郵件將送出組織外,就會顯示此郵件提示通知他們,以協助寄件者在措辭、語調和內容上做出正確的決定。

根據預設,此郵件提示是關閉的。您可以使用 Set-OrganizationConfig 指令程式開啟郵件提示。如需詳細資訊,請參閱透過組織關聯性的郵件提示

若您的部分使用者信箱在 Exchange Online 上主控,且出現與 Exchange Online 共存的情況,則表示組織遠端部分之遠端網域物件的設定對處理此郵件提示的方式有直接影響。

若將遠端網域設為內部網域 (透過將遠端網域物件上的 IsInternal 參數設為 $true),則會將此遠端網域中的任何收件者皆視為內部收件者,因此不會顯示「外部收件者」郵件提示。不過,若未將遠端網域設為內部網域,則會將該網域中的收件者視為外部收件者,且為這些收件者撰寫郵件時,會顯示此郵件提示。

注意事項注意事項:
為遠端網域中的通訊群組撰寫郵件時,不會評估此郵件提示。

大型對象

Outlook

Outlook Web App

若寄件者新增的通訊群組超出組織所設定的大型對象大小,則會顯示「大型對象」郵件提示。根據預設,Exchange 會針對傳送至成員超過 25 位以上之通訊群組的郵件顯示此郵件提示。如需詳細資訊,請參閱設定您的組織的大型對象大小

通訊群組的大小不是每一次都計算。而是從群組計量資料讀取通訊群組資訊。

仲裁收件者

Outlook

Outlook Web App

若寄件者新增的收件者已經仲裁,則會顯示「仲裁收件者」郵件提示。

郵件提示會指出哪一個收件者經過仲裁,並通知寄件者這可能會造成傳遞的延遲。

如果寄件者也是仲裁者,就不會顯示此郵件提示。若寄件者已經明確地受到允許,可以傳送郵件給收件者 (方法是新增寄件者的名稱至收件者的 [僅接受郵件的來源] 清單),也不會顯示此郵件提示。

如需如何在 Exchange 2013 中設定仲裁收件者的相關指示,請參閱常見的郵件核准案例

如需如何在 Exchange Online 中設定仲裁收件者的相關指示,請參閱Exchange Online 中設定仲裁收件者

全部回覆密件副本上的收件者

Outlook Web App

若寄件者收到郵件的密件副本,並選取 [全部回覆],則會顯示「全部回覆密件副本上的收件者」郵件提示。

當使用者對於這類郵件選取 [全部回覆] 時,事實上使用者所收到的該郵件的密件副本會對所傳送郵件的其他對象顯示。在大多數情況下,這是一般人所不希望的情況,因此郵件提示會通知使用者發生這種情況。

超過大小的郵件

Outlook

若寄件者所撰寫的郵件超過組織所設定的郵件大小限制,則會顯示「超過大小的郵件」郵件提示。

若郵件大小違反以下其中一個大小限制,就會顯示郵件提示:

  • 寄件者的信箱上所設定的傳送大小上限

  • 收件者的信箱上所設定的接收大小上限

  • 組織的郵件大小上限

注意事項注意事項:
因為執行的複雜性緣故,組織中連接器上的郵件大小限制並不列入考量。

郵件提示會受到下列限制:

  • 在 Outlook 離線模式下工作時,不支援郵件提示。

  • 當郵件傳送至通訊群組時,屬於該通訊群組成員的個別收件者的郵件提示就不會進行評估。不過,若有任何成員是外部收件者,則對寄件者顯示通訊群組中外部收件者數目的「外部收件者」郵件提示隨即顯示。

  • 若傳送郵件給 200 位以上的收件者,則基於效能因素,不會對個別信箱的郵件提示進行評估。

  • 自訂郵件提示會限制為 175 個字元。

  • 雖然 Exchange 2010 會在其完整複製中填入寄件提醒、 Exchange 2013 只會顯示最多 1000 個字元。

  • 若寄件者開始撰寫郵件並任其開啟較長時間,則「自動回覆」和「信箱已滿」郵件提示會每兩小時評估一次。

 
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