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設定 UM 自動語音應答

Exchange 2013
 

適用版本:Exchange Online, Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

上次修改主題的時間:2015-03-09

除了允許使用者存取語音信箱、 整合通訊 (UM) 可讓您建立一或多個 UM 自動語音應答根據組織的需求而定。UM 自動語音應答可以用來建立可讓組織語音功能表系統外部與內部來電者找出、 放置,或將來電轉接至公司使用者或組織內的部門。

如需與 UM 自動語音應答相關的其他管理工作,請參閱UM 自動語音應答程序

在電話語音或整合通訊的環境中,自動語音應答或自動語音應答功能表系統會將來電者轉接的使用者或部門介入 receptionist 或操作員的分機。有許多自動語音應答系統 receptionist or 運算子可以達到所按下或預警零。有些自動語音應答系統使用僅限訊息的資訊功能表及語音功能表讓組織可以提供營業時間、 指示來部署、 工作機會與其他常見問題的解答的相關資訊。播放訊息之後,來電者會轉接至 receptionist or 運算子,則可以回到主功能表。

雖然自動語音應答可以是非常有用,如果它們不設計與已正確設定,可將混淆並 frustrate 來電者。例如,特別是在大型組織時自動語音應答不正確地設計、 來電者可點擊透過較長的一系列的問題和功能表提示之前他們正在最後轉接到回答其問題的人員。

在 Exchange 系統管理中心 (EAC)、 設定及管理自動接聽您組織的電話,讓來電者在自行選取 [使用在其電話按鍵有哪些不同選項的 UM 自動語音應答。您可以只是一個 UM 自動語音應答所提供的來電者在您的組織的基本功能表導覽或您有多個的巢狀和分支自動語音應答,為您的來電者提供更豐富的經驗。不過,在這兩種情況下,您必須規劃並小心設定自動語音應答。

若要規劃並建立新的 UM 自動語音應答架構,須執行以下動作:

  1. 決定是否要允許使用者透過語音輸入與自動語音應答互動。

  2. 決定主要自動語音應答想要使用的語言,以及是否需要建立其它自動語音應答來支援更多語言。

  3. 決定商務和非上班時間上的自動語音應答並設定營業時間使用營業時間。雖然則不需要,您也可以決定假日排程此自動語音應答。

    注意事項注意事項:
    也應設定語音應答的時區。
  4. 決定是否需要由系統產生的標準上下班時間問候語或者建立自動錄音。

    如果您想要使用的自訂問候語、 規劃並記錄您的業務與來電者播放上班與非上班時間期間的非營業時間問候語。如果您需要,您也可以建立自訂的資訊性宣告問候語。例如,針對您的上班時間問候語您可以使用 「 歡迎使用 Contoso。英文、 按或說 1 中,選擇西班牙文、 按或說 2。 」針對您非上班時間問候語,您可以記錄下列指令碼: 「 歡迎使用 Contoso。我們 office 目前已關閉。我們將會開啟在星期一 8:00 am。 」

  5. 規劃您根據您的業務需求的自動語音應答結構。例如一個組織可能是在德國和英國辦公室跨國企業與因此需要自動語音應答結構為基礎多種語言。另一個組織可能會有其在一個網站、 位於另一個網站的銷售及客戶服務位於第三個網站的公司辦公室與因此需要與直接相關的組織結構的自動語音應答。

  6. 決定您是否需要雙音多頻 (DTMF) 後援自動語音應答或其他可在自動語音應答語音指令無法運作時使用的自動語音應答。

  7. 規劃營業時間和非上班時間功能表的導覽。每個自動語音應答,包括 DTMF 自動語音應答,您需要規劃及設定功能表提示與功能表導覽項目。您需要執行這項作業的業務與非上班時間。

  8. 以下為工作表的範例,您可以用來規劃下班時間的功能表導覽。

     

    按鍵 提示/導覽功能表項目名稱 要錄製的回應

    1

    語言選擇使用英文。

    「按下或說 1 以使用英文。」

    2

    帳戶餘額

    「按下或說 2 以取得您的帳戶餘額。」

    3

    轉接至業務部

    「按下或說 3 以轉接至業務部門。」

    4

    轉接至客戶服務部門

    「按下或說 4 以轉接至下一位客服代表。」

    5

    上班時間

    不需回應。

    6

    辦公室地點

    不需回應。

  9. 使用您的功能表導覽計劃記錄告知來電者的提示他們可以執行的動作。例如,根據表所示的非上班時間功能表導覽的自動語音應答結構,您可能會記錄下列指令碼:"並留下訊息的銷售、 按下一個。我們的上班時間] 按兩個。我們地址,請按三。 」

  10. 判斷來電者存取您的組織的方式。請考慮針對如何只會搜尋與您組織中的連絡人使用者。也請考慮如何轉接來電者,包括如何他們將取得 live 的人員或組織服務代表洽談,以及是否來電者會在上班與非上班時間期間存取運算子。

  11. 決定何種通話將會允許進行時所使用的特定的自動語音應答的來電者。例如,是否要讓來電者撥打給使用者的單一撥號對應表,任何擴充或您將會讓它們可以讓您組織外部的電話。

  12. 您已規劃您的自動語音應答設定、 問候語和功能表導覽列中,並建立包含您的錄製的問候語、 功能表導覽提示和功能表導覽回應的音訊檔之後,即可建立及設定您的自動語音應答。以下是如何:

  13. 若您已建立自動語音應答架構與設定,請啟用 UM 自動語音應答才可開始接收來電。

 
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