利用Access製作成績報表 - 報表精靈之應用

楊煥謀

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2013年2月

善用報表精靈,事半功倍

學校的老師希望設計可以計算學生成績佔全體學生的百分比的Excel工作表,另外還要可以分別列印出各班的成績表,第一個部分的需求請參閱如何利用Excel計算個別學生成績在全體學生的百分比,並換算成等級? ,第二部分將計算的成績製作成各班的報列列印,這個工作單獨在 Excel 中處理並不容易達成,必須逐班去調整頁面,如果班級數很多就變得很麻煩,但是如果搭配 Access 利用其強大的報表功能,要完成這個工作則變得非常容易。

建立資料庫檔案

  1. 首先打開Access2010,執行"檔案"\"新增",建立一個空白資料庫

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  2. 我們不用在 Access 資料庫重新建立資料表,只要把已經做好的 Excel 成績表工作表直接匯入 Access 即可。如何匯入?將功能區切換至"外部資料\匯入與連結\匯入 Excel 試算表"。

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    點選"瀏覽"選擇做好的Excel工作表,指定匯入的目的為"匯入來源資料至目前資料庫的新資料表",將資料匯入至資料庫中一個新資料表中,在【指定您要在目前資料庫儲存資料的方式與位置】有三個選擇:第一種可以將資料匯入資料庫成為資料庫中新的資料表,第二種是將資料匯入資料庫中既存的資料表成為新的資料記錄,第三種方式是以連結資料表的方式。前面兩種來源資料表異動,資料庫中的資料不會異動,第三種方式來源資料異動資料庫中的資料也跟著變動。我們選擇預設的第一種方式,直接匯入資料庫產生新的資料表。

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  3. 選擇資料所在的工作表後按"下一步"

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    因為資料的第一列為欄名,所以勾選"匯入試算表精靈"表單中"第一列是欄名"的選項,後按"下一步"

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    設定各欄位的資料格式與是否匯入,因為每個資料欄位都是需要的,所以我們直接按"下一步"

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    選擇"讓Access加入主索引鍵"後按"下一步",加入索引鍵的目的是提高擷取資料的速度,如果資料表本身有不重複的資料欄位,例如學生的學號,也可以指定其為索引鍵。

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    設定匯入資料表的名稱,按"完成"

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    可以選擇是否儲存匯入之步驟,如要儲存請勾選"儲存匯入步驟"後按關閉,我們暫時不儲存,直接按"關閉"

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  4. 在左邊"資料表"工作視窗點選繪入的資料表即"工作表1",檢視匯入資料是否正確,再由此資料表建立報表。

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利用報表精靈

  1. 切換至功能區"建立",執行"報表"\"報表精靈"

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  2. 在"報表精靈"中選取要建立報表的資料欄位(選擇按中間向右>按鈕,即可帶入欄位資料),例如我們知道這個資料都是九年級資料,所以我們不需要把年級資料欄位也帶進來,另外"識別碼"是匯入時建立的索引鍵不需要在報表中呈現,所以我們也不帶入。選好之後按"下一步"

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  3. 因為我們要以班級來區分資料,也就是要讓同一班的學生資料為一群呈現於報表,在"您要增加群組層次?"下方列欄位列表選擇"班級"後按向右>按鈕。

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    按下表單上>鈕會看到,右邊預覽報表會將"班級"提高至表頭,再按"下一步"。

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  4. 我們可以設定在群組資料中以那一個欄位來排序呈現,通常學生成績表我們會希望是以座號來排序,所以我們選擇"班級",以預設"遞增"的方式排序,如果我們希望報表能夠把各班的成績進行一些摘要運算,可以按下"摘要選項"鈕

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    "摘要選項"表單中我們可以針對所要計算的部分勾選與顯示的參數,再按"確定"。目前我們先不做摘要選項的設定,單純就將各班報表呈現出來。

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  5. 因為成績表要以班級來分版面,所以在此步驟直接用程式的預設值(分層式、直印),直接按"下一步"。

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  6. 最後輸入報表的標題,我們把它設定為"九年級競試成績表",選擇"預覽這份報表"後按"完成"。

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  7. 在"預覽列印"功能區中我們看到報表的樣子,但是這個報表並不是一個班級1頁的安排,而是以一頁版面所可以呈現的資料數分頁,同一頁會有不同班級的資料,所以我們還要再修改一個報表的參數,讓它一個班級1頁。

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  8. 在左邊Access物件視窗選擇"報表"區塊中"九年級競試成績表",然後在"常用"\"檢視"下拉選單,選擇"設計檢視"。

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  9. 在"設計"視窗中點選"班級群組首"

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    在右邊"屬性"視窗中選擇"強迫跳頁",將原來預設"無"的選項改為"在區段前"。

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    設定之後再點選"檢視"下拉選單中"預覽列印"

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  10. 預覽列印的結果如下,符合我們的要求。

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結語

以上步驟已經滿足初步的需求,但是註冊組又希望能將各班的不同級數的人員分別統計,呈現在每一班的報表中如下圖,這要如何做?(下回分曉吧)

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