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語音信箱在 Exchange Online: 整合通訊

Exchange Online
 

適用版本:Exchange Online

上次修改主題的時間:2016-12-09

整合通訊 (UM) 可讓使用者使用 [語音信箱功能,包括 Outlook Voice Access 和通話自動答錄服務規則。UM 合併語音訊息和電子郵件訊息到一個可以從多種不同的裝置存取的信箱。使用者可以讀取或從收件匣的電子郵件或從任何電話使用 Outlook 語音存取其訊息接聽。可控制使用者如何將撥出電話,且經驗來電者何時在他們撥入您的組織。

今天、 訊息的系統管理員在組織中經常管理語音信箱及電子郵件為不同的系統其組織的系統。語音信箱和電子郵件訊息都位於不同伺服器所主控的個別信箱。使用者可以存取郵件透過電子郵件的桌面以及透過電話的語音信箱。

在Office 365 UM 讓 online 系統管理員可以結合語音訊息與因此其使用者可以讀取或收聽其收件匣中或從任何電話使用 Outlook 語音存取其語音郵件訊息的電子郵件訊息到一個信箱。UM 使用使用者信箱來儲存電子郵件和語音信箱訊息。

目錄

Unified Messaging features

Planning and deploying UM

Managing UM with the EAC and the Shell

UM 中找到的語音信箱功能可為您的組織和 Exchange Online 中的使用者與 IT 系統管理員提供各種好處。

當您為組織設定 UM 時,使用者可以存取語音信箱、 電子郵件、 個人連絡人及行事曆資訊位於自己的信箱在電子郵件用戶端,例如MicrosoftOutlook或Outlook Web App、 從MicrosoftExchange ActiveSync設定向上、 Windows電話,例如行動電話或電話。此外,使用者可以使用下列功能:

  • Exchange 信箱的存取  使用者可從網際網路能夠手機、 Outlook 2007 或更新版本,以及Outlook Web App存取完整的語音信箱功能。這些功能包括許多語音郵件設定選項及播放語音訊息 [讀取窗格中,使用整合式的Windows Media Player] 或 [訊息] 清單中,使用電腦的喇叭的能力。

  • 在電話上播放  電話的功能上播放可讓使用者透過電話播放語音訊息。若使用者在 office 隔的運作方式,使用公用電腦或未啟用進行多媒體、 電腦或接聽的是機密的語音郵件、 他們可能不想要或要能夠透過電腦的喇叭語音訊息接聽。它們可播放使用任何電話,包括住家、 辦公室或行動電話語音訊息。

  • 語音郵件表單  語音郵件表單的格式類似於預設電子郵件表單。它提供使用者介面執行動作,例如播放、 停止或暫停語音訊息、 電話上播放語音訊息和新增與編輯備忘稿。

    語音郵件表單中包含內嵌的Windows Media Player 和音訊附註] 欄位。內嵌的Windows Media Player 和附註] 欄位會顯示在讀取窗格時使用者預覽語音訊息或在不同的視窗中開啟語音訊息時。如果使用者未啟用 UM,或在支援的電子郵件用戶端尚未安裝在用戶端電腦上,檢視做為電子郵件附件的語音郵件及語音信箱表單無法使用。

  • 使用者設定  使用者可以設定數個使用Outlook Web AppUM 語音郵件選項。例如,使用者可記錄個人問候語設定未接的來電和文字訊息通知和語音郵件播放在電話號碼及重設語音信箱存取 PIN。

  • 自動答錄服務   自動答錄服務包括代表使用者接聽來電、播放他們的個人問候語、錄下訊息,並以電子郵件形式將語音郵件傳送至他們的 [收件匣]。

  • 自動答錄服務規則  呼叫自動答錄服務規則功能可讓使用者的語音信箱可讓您決定應如何處理接聽其來電已啟用。自動答錄規則會套用至來電轉接的方式呼叫會類似收件匣規則會套用至內送電子郵件訊息的方式。預設會設定不呼叫自動答錄服務規則。如果來電接聽、 來電者會被提示留下語音訊息的受話者。藉由使用自動答錄規則,來電者可以:

    • 留下語音訊息給使用者。

    • 轉接至使用者的其他連絡人。

    • 轉接至其他連絡人的語音信箱。

    • 轉接至使用者設定的其他電話號碼。

    • 使用 [尋找我] 功能或透過總機轉接尋找使用者。

  • 語音郵件預覽  整合的通訊會新建的語音信箱郵件上使用自動語音辨識 (ASR)。當使用者接收語音訊息時、 郵件包含錄製和與電話錄音會建立的文字。使用者看到Outlook Web App或另一個支援的電子郵件用戶端內從電子郵件訊息中顯示的語音訊息文字。

  • 訊息等待指示器  訊息等待指示器是最舊版的語音信箱系統中找到的功能和指出新郵件存在任何機制可以參照。使用者信箱或 UM 信箱原則上完成啟用或停用訊息等待指示器。

  • 未接電話和語音信箱通知使用 SMS  當使用者屬於混合式或Office 365部署和其行動電話號碼與設定其語音郵件設定及設定來電轉接時、 可以接聽相關未接的來電和行動電話上的新語音訊息通知中的文字訊息透過短訊息服務 (SMS)。不過,接收這些類型的通知,使用者必須先設定 [簡訊,而且也啟用其帳戶的通知。

  • 受保護的語音信箱  受保護的語音信箱的功能,可讓使用者將私人郵件傳送。受到此語音信箱與使用者無法轉寄、 複製或語音檔案擷取電子郵件。受保護的語音信箱會增加機密性的語音信箱訊息,並可讓使用者限制語音訊息的對象.

  • Outlook 語音存取  有兩個 UM 使用者介面提供給使用者: 電話的使用者介面 (TUI) 和語音使用者介面 (VUI)。這兩個介面一起呼叫Outlook語音存取。Outlook當使用者從外部或內部的電話存取語音信箱系統語音存取使用者可以使用Outlook語音存取。撥入語音郵件系統的使用者可以存取他們使用Outlook語音存取的信箱。不過,使用者會搜尋組織目錄,他們必須使用鍵台在電話上來搜尋使用者。使用其語音搜尋目錄無法使用。透過電話,可啟用 UM 的使用者:

    • 存取語音信箱。

    • 聆聽、轉寄或回覆電子郵件。

    • 聆聽行事曆資訊。

    • 存取或撥號給儲存在組織目錄中的聯絡人,或位於其個人連絡資料中的單一聯絡人或聯絡人群組。

    • 接受或取消會議邀請。

    • 傳送語音訊息,讓來電者知道受話方目前離開。

    • 設定使用者安全性喜好設定及個人選項。

    • 在組織的目錄中搜尋使用者。

  • 使用 Outlook 語音存取的群組位址  使用者可以傳送單一電子郵件訊息給單一使用者在其個人連絡人從目錄會個別新增每個收件者或從您的組織目錄中新增通訊群組清單的名稱的多個收件者。在 UM 中Office 365,當使用者登入使用Outlook語音存取其信箱時也可以傳送電子郵件和語音郵件儲存在其個人連絡人群組的使用者。

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目前,大部分的使用者和 IT 部門管理其語音信箱分開的電子郵件。語音信箱和電子郵件存在於為不同的收件匣存取透過電子郵件的桌面以及透過電話的語音信箱的不同伺服器上主控。UM 提供整合式儲存區的所有郵件及透過電腦和電話內容的存取權。

Exchange系統管理員可以管理 UM 使用相同介面他們用於管理Exchange、 的其餘部分使用Exchange 系統管理中心 (EAC) 與命令介面。它們可以:

  • 從單一平台管理語音信箱和電子郵件。

  • 使用可編寫指令碼的命令來管理 UM。

  • 建立高可用及可靠的 UM 基礎結構

Office 365 UM 讓系統管理員:

  • 語音信箱系統的彙總  目前,最多的語音郵件系統需要在組織中每一個實際辦公室位置安裝的所有語音訊息元件。在這種排列、 語音訊息的分支辦公室位於外中央 office 而必須在系統來管理站。這經常產生增加的管理成本和複雜性。UM 可讓您從集中位置管理您的語音信箱系統。若要建立集中的管理系統 um,您可以整合 VoIP 閘道、 IP Pbx 或 Pbx 與您的電話系統並再部署工作階段邊界控制器 (Sbc) 與Office 365部署連絡您的電話系統。部署郵件系統如此一來集中式的語音可能會造成重大節省硬體與管理成本。

  • 內建 UM 管理角色   管理 UM 與語音信箱功能的 UM 專用管理角色包含以下項目:

    • UM 信箱

    • UM 提示

    • 整合通訊

  • 傳入傳真支援  UM 提供給已啟用 UM 的信箱使用者的內建的傳入傳真支援。他們可以接收傳真訊息透過撥打至其分機號碼的電話。

    客戶需要傳真解決方案必須部署傳真協力廠商解決方案。傳真協力廠商解決方案是數個傳真協力廠商。傳真協力廠商解決方案的設計被用來與 Exchange 變得更密切整合,並啟用 UM 功能的使用者接收傳入傳真訊息。您可以藉由造訪Microsoft Pinpoint 傳真協力廠商找到傳真協力廠商解決方案。

  • 多語系支援  所有可用的語言套件包含文字轉語音 (TTS) 引擎的支援和指定的語言及 ASR 支援預先錄製的提示。不過,只有某些語言套件包含語音郵件預覽的支援。

  • 自動語音應答  自動語音應答為一組語音提示到語音郵件系統提供外部和內部使用者存取。使用者可使用電話鍵盤或語音輸入來瀏覽自動語音應答功能表、 撥打電話給使用者,或您組織中找到使用者並再撥打到其。自動語音應答讓系統管理員能夠:

    • 建立適用於外部使用者的自訂功能表。

    • 定義資訊性問候語、上班時間問候語及非上班時間問候語。

    • 定義假日排程。

    • 描述如何搜尋組織的目錄。

    • 描述如何連接至使用者的分機,讓外部來電者可以透過指定使用者的分機來打電話給該使用者。

    • 描述如何搜尋組織的目錄,讓外部來電者可以搜尋目錄以及打電話給特定使用者。

    • 讓外部使用者打給操作員。

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整合的通訊需要您組織內Office 365整合現有電話系統,使用 Sbc。在成功部署需要您若要讓現有電話語音基礎結構小心分析並執行正確的規劃步驟來部署及管理在 UM 語音信箱。

當您規劃使用Office 365UM 時,您需要考量設計及其他問題可能會影響您能夠設定 UM 時達到組織目標。一般而言,簡化 UM 安裝程式,更輕鬆地 UM 是以設定及維護。依照通則,建立幾個 UM 元件例如 UM 撥號對應表計劃、 自動語音應答和 UM 信箱原則視需要以支援您的業務和組織目標。複雜的網路和電話語音環境、 多個業務單位,或其他複雜性的大型企業將會需要較複雜的規劃比具有較簡單 UM 需求較小的組織。

您需要考慮並評估能夠順利部署 UM 的多個區域。您需要了解 UM 和每個元件及功能的不同層面,以便您可以適當地規劃 UM 基礎結構與部署。配置規劃並完成這些問題可協助防止發生問題時在貴組織部署 UM。以下是一些您應該考慮及評估組織中規劃 UM 時的區域:

  • 組織需求。

  • 組織中的安全性需求。

  • 您的現有電話語音、電路交換網路,以及語音郵件系統。

  • 將目前封包切換 IP 網路設計。這包括您的區域網路 (LAN) 及 WAN 連線點和裝置。

  • 您往後所需支援的使用者數目。

  • 是否您將會整合 UM 與Lync ServerOffice 365中啟用 Enterprise Voice。

  • VoIP 閘道、電話語音設備與 SBC 的配置。

  • 語音信箱使用者的儲存需求。

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EAC 管理

Office 365包含所有 UM 元件及功能貴組織提供單一的統一的管理主控台。EAC 提供簡化、 最佳化介面Exchange Online部署的管理。一些 EAC 功能包括:

  • 清單檢視  在 EAC 中的 [清單] 檢視內已設計來顯示收件者、 信箱及設定為在組織內使用的功能。在 [清單] 檢視內的分頁可讓您查看每頁結果。您也可以設定頁面大小與數個項目,並將項目匯出為 CSV 檔案。

  • 新增/移除收件者清單檢視中的欄   您可以選擇要檢視哪些欄,並且可儲存您的自訂清單檢視。

  • 公用資料夾管理    EAC 提供公用資料夾管理功能,而且不需要另外的工具來管理公用資料夾。

  • 通知  EAC 中現在有通知 viewer 您可以檢視長時間執行的程序的狀態和,如果您選擇會程序完成時收到透過電子郵件通知。

  • 角色型存取控制 (RBAC) 使用者編輯器   在 Office 365 中,RBAC 使用者編輯器功能是在 EAC 中,而且不需要另外的工具來管理 RBAC。

  • UM 工具   在 Office 365 中,您可以使用「呼叫統計資料」與「使用者呼叫記錄檔」工具,為使用者提供關於特定來電的 UM 統計資料和資訊。

命令介面管理

介面中,根據Windows PowerShell 技術建置已強大的命令列介面,啟用自動化管理工作。使用命令介面中,您可以管理Exchange的每個層面。您可以啟用新的電子郵件帳戶、 建立傳送和接收連接器、 設定資料庫內容、 管理 UM、 等等的所有層面。命令介面可以在 EAC 中執行每個任務的可執行的 EAC 中加上無法完成的工作。事實上,當您執行在 EAC 中,它會是執行幕後工時命令介面。

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