Exchange Online 中的共用信箱

  • 發行項

共用信箱可讓您公司中的一群人員輕鬆地監視和傳送來自一般帳戶的電子郵件，例如 info@contoso.com 或 support@contoso.com。 若這群人當中有人回覆共用信箱所收到的郵件，電子郵件看起來會像是從共用信箱寄出，而非從個別使用者寄出。

附註：

  • 您應該在 Microsoft 365 系統管理中心 中建立共用信箱。 如需詳細資訊，請查看[建立共用信箱]。

  • 在 Exchange Online 中建立共用信箱也會建立使用中用戶帳戶，其中包含系統產生的 (未知) 密碼。 若要封鎖此帳戶的登入，請參閱 封鎖共用信箱帳戶的登入。

  • 如果您的組織使用混合式 Exchange 環境，您應該使用 Exchange 系統管理中心 (內部部署 Exchange 組織中的 EAC) 來建立和管理共用信箱。 若要深入了解共用信箱，請參閱共用信箱。

  • 當使用者在共用信箱中將專案從一個資料夾移到另一個資料夾時，專案複本會儲存在 [ 可復原的專案] 資料夾中。

使用 EAC 建立共用信箱

您必須已獲指派權限，才能執行此程序或這些程序。 To see what permissions you need, see the "Recipients" entry in the Feature permissions in Exchange Online topic.

  1. 開啟EAC Exchange 系統管理中心。

  2. 移至 [收件者>信箱] ，然後按兩下 [ 新增共用信箱]。

  3. 填入必要的欄位：

    • 顯示名稱
    • 電子郵件地址
    • Alias

  4. 按兩下 [建立 ] 以儲存變更並建立共用信箱。

  5. 在 [ 後續步驟] 區 段下，按兩下 [ 將使用者新增至此信箱 ] 連結。

  6. 若要授與完整存取或傳送身分許可權，請按兩下 [ 新增使用者 ] 按鈕，然後選取或搜尋您想要授與許可權的使用者。 搞不清楚要使用何種權限嗎？ 請參閱本主題稍後的 應該使用哪些權限？。

    注意事項

    [完整存取] 權限可讓使用者開啟信箱，以及在信箱中建立與修改項目。 [以下列傳送 ] 權限可讓任何人 (信箱擁有者除外) 從該共用信箱傳送電子郵件。 這兩者是成功共用信箱作業的必要權限。

  7. 按兩下 [儲存 ] 以儲存您的變更，並建立共用信箱。

使用 EAC 來編輯共用信箱委派

  1. 在 EAC 中，移至 [收件者>信箱]。 選取共用信箱，然後按兩下 [管理信箱委派] 圖示。

  2. 若要授與或移除完整存取 (讀取和管理) 和傳送身分許可權，請按兩下許可權類型旁的 [ 編輯 ]。

  3. 在 [管理信箱委派] 頁面上，您可以移除已新增的許可權，方法是按兩下 (列的使用者) 或按兩下 [ 新增 許可權] 來授與許可權，然後選取您要授與許可權的使用者。

    注意事項

    [完整存取] 權限可讓使用者開啟信箱，以及在信箱中建立與修改項目。 [以下列傳送 ] 權限可讓任何人 (信箱擁有者除外) 從該共用信箱傳送電子郵件。 這兩者是成功共用信箱作業的必要權限。

  4. 按一下[儲存] 以儲存變更。

  5. 按兩下 [關閉 ] 以關閉新增/移除的信箱許可權頁面。

使用共用信箱

若要了解使用者如何存取和使用共用信箱，請參閱下列文章：

使用 Exchange Online PowerShell 建立共用信箱

若要連線至 Exchange Online PowerShell，請參閱連線至 Exchange Online PowerShell。

這個範例會建立共用信箱「銷售部門」，並對於安全性群組 MarketingSG 授與「完整存取」和「代理傳送者」權限。 屬於安全性群組成員的使用者被授與信箱的權限。

注意事項

此範例假設您已建立安全性群組 MarketingSG，且該安全性群組擁有郵件功能。 請參閱管理擁有郵件功能的安全性群組。

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 New-Mailbox。

應該使用哪些權限？

在對 DNS 記錄進行任何變更之前，我們強烈建議您將要變更的每個 DNS 記錄的存留時間 (TTL) 值縮短到最短的時間間隔。TTL 值可決定 DNS 記錄維持快取在 DNS 伺服器上的時間長度。較小的時間間隔 (例如 5 或 10 分鐘)，會允許您在需要還原到原始組態時更快速地還原任何變更。如果您真的需要變更 DNS 記錄的 TTL，在原始 TTL 時間間隔過去之前請勿進行任何其他的變更。

  • 完整存取：「完整存取」權限可讓使用者開啟共用信箱，並做為該信箱的擁有者。 在存取登入共用信箱後，使用者可以建立行事曆項目；讀取、檢視、刪除和變更電子郵件；建立工作和行事曆連絡人。 不過，除非具有「完整存取權」權限的使用者也有「傳送為」或「代理傳送者」權限，否則無法從共用信箱傳送電子郵件。

  • 傳送為：「傳送為」權限可讓使用者在傳送郵件時模擬共用信箱。 例如，如果 Kweku 登入共用信箱 Marketing Department 並傳送一封電子郵件，看起來就像是 Marketing Department 傳送該電子郵件。

  • 代理傳送者：「代理傳送者」權限可讓使用者代表共用信箱傳送電子郵件。 例如，如果 John 登入共用信箱 Reception Building 32 並傳送一封電子郵件，看起來該電子郵件就像由「John 代表 Reception Building 32」傳送。 您無法使用 EAC 授與代表傳送許可權，您必須搭配 GrantSendonBehalf 參數使用 Set-Mailbox Cmdlet。

其他相關資訊

如需適用於此主題中程序的快速鍵相關資訊，請參閱 Exchange 系統管理中心的鍵盤快速鍵。