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Exchange Online 中的共用信箱

Exchange Online
 

上次修改主題的時間:2017-10-09

「共用信箱」是指可讓多位使用者用來讀取及傳送電子郵件的信箱。共用信箱也可以用來提供一般行事曆,讓多位使用者可以排程及檢視假期時間或排班表。

共用信箱在行動裝置上不支援。

為什麼要設定共用信箱?

  • 提供一般電子郵件地址 (例如 info@contoso.com 或 sales@contoso.com),客戶可以使用這個電子郵件地址來查詢公司的相關資訊。

  • 允許為員工提供集中式服務的部門 (例如服務台、人力資源或列印服務) 回應員工的問題。

  • 允許多位使用者監視並回覆傳送到某個電子郵件地址 (例如,服務台專門使用的地址) 的電子郵件。

共用信箱可方便一組特定的人員監視及傳送共用帳戶 (例如 info@contoso.com 或 contact@contoso.com 這類的公用電子郵件地址) 的電子郵件。當這組人員中有人回覆傳送到共用信箱的郵件時,電子郵件會顯示為由共用信箱寄出,而不是由個別使用者寄出。

共用信箱是協助您處理客戶電子郵件查詢的絕佳方式,因為這可讓組織中的數名人員共同分擔監控信箱以及回應查詢的責任。客戶查詢能夠更快地獲得回覆,且可將相關電子郵件儲存在單一信箱中。

共用信箱不像使用者信箱一樣擁有自己的使用者名稱和密碼。您無法直接使用 Outlook、Outlook Web App、Exchange ActiveSync、Exchange Web 服務 (EWS) 或其他任何 Exchange 通訊協定登入共用信箱。您必須先授與權限到共用信箱,然後再藉由使用 Outlook 或 Outlook Web App 存取 (開啟) 它。

重要事項重要事項:
使用者必須具有Exchange Online授權才可存取共用的信箱。共用的信箱不需要個別授權。

以下是可與共用信箱搭配使用的權限。

  • 完整存取權   「完整存取權」權限可讓使用者開啟共用信箱,做為該信箱的擁有者。在存取登入共用信箱後,使用者可以建立行事曆項目;讀取、檢視、刪除和變更電子郵件;建立工作和行事曆連絡人。不過,除非具有「完整存取權」權限的使用者也有「傳送為」或「代理傳送者」權限,否則無法從共用信箱傳送電子郵件。

  • 傳送為   「傳送為」權限可讓使用者在傳送郵件時模擬共用信箱。例如,如果 Kweku 登入共用信箱 Marketing Department 並傳送一封電子郵件,看起來就像是 Marketing Department 傳送該電子郵件。

  • 代理傳送者   「代理傳送者」權限可讓使用者代表共用信箱傳送電子郵件。例如,如果 John 登入共用信箱 Reception Building 32 並傳送一封電子郵件,看起來該電子郵件就像由「John 代表 Reception Building 32」傳送。您無法使用 EAC 授與「代理傳送者」權限,您必須使用 Set-Mailbox Cmdlet 搭配 GrantSendonBehalf 參數。

注意事項注意事項:
使用具有共用信箱完整存取權的使用者帳戶,以設定完整支援共用信箱的 Outlook 設定檔。

您可使用 Exchange 系統管理中心 (EAC) 透過單一步驟建立共用信箱。只要瀏覽至 [收件者] > [共用信箱],即可檢視共用信箱的所有管理工作。如需詳細資訊,請參閱建立共用的信箱

建立並指派權限給共用信箱之後,使用者可以使用 Outlook 或 Outlook Web App 存取共用信箱。如需詳細資訊,請參閱:

在舊版 Exchange Online 中,您可以使用一般使用者信箱作為委派的信箱。如果已委派信箱,則可以使用 Exchange 管理命令介面 將這些委派的信箱轉換成共用信箱。如需詳細資訊,請參閱轉換信箱

 

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