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Exchange Online 的資訊版權管理

Exchange Online
 

適用版本:Exchange Online

上次修改主題的時間:2016-12-09

人員通常會使用電子郵件來交換機密資訊,例如財務資料、法律合約、機密產品資訊、銷售報告和預測、病患健康資訊,或是客戶和員工資訊。因此,信箱可能會成為大量潛在機密資訊的存放庫,而且資訊外洩可能會變成組織的嚴重威脅。

為了防止資訊外洩,Exchange Online 包含資訊版權管理 (IRM) 功能,可針對電子郵件訊息和附件提供線上和離線保護。IRM 保護可由使用者在 Microsoft Outlook 或 Outlook Web App 中套用,也可以由系統管理員使用傳輸保護規則或 Outlook 保護規則來套用。IRM 可協助您和使用者控制能夠存取、轉寄、列印或複製電子郵件中之機密資料的人員。

Exchange Online IRM 運用 Active Directory Rights Management Services (AD RMS),這是 Windows Server 2008 及更新版本中的資訊保護技術。系統會藉由將 AD RMS 權限原則範本套用至電子郵件,將 IRM 保護套用至電子郵件。使用權限會附加至郵件本身,因此不論是線上或離線狀態,或是在組織防火牆的內部和外部,都可進行保護作業。

使用者可以將範本套用至電子郵件訊息,以便控制收件者對郵件擁有的權限。透過將 AD RMS 權限原則套用至郵件,即可控制如轉寄、從郵件擷取資訊、儲存郵件或列印郵件等動作。

您可以設定 IRM 以使用下列任一 AD RMS 服務:

啟用之後,您就可以依照下列方式,將 IRM 保護套用至郵件:

  1. 使用者可以使用 Outlook 和 Outlook Web App 來手動套用範本:使用者可以從 [設定權限] 清單選取範本,將 AD RMS 權限原則範本套用至電子郵件訊息。當使用者傳送受 IRM 保護的郵件時,使用受保護格式的任何附加檔案也會受到與郵件相同的 IRM 保護。IRM 保護會套用至與 Word、Excel 和 PowerPoint 相關聯的檔案,以及 .xps 檔案和附加的電子郵件訊息。

  2. 系統管理員可以使用傳輸保護規則,將 IRM 保護自動套用至 Outlook 和 Outlook Web App:您可以建立傳輸保護規則,對郵件進行 IRM 保護。請設定傳輸保護規則動作,以便將 AD RMS 權限原則範本套用至符合規則條件的郵件。啟用 IRM 之後,組織的 AD RMS 權限原則範本就可以搭配名為套用權限保護到具有下列條件的郵件的傳輸保護規則動作使用。

  3. 系統管理員可以建立 Outlook 保護規則:Outlook 保護規則會根據郵件條件 (包括寄件者的部門、郵件的收件者以及收件者位於組織內部或外部),自動將 IRM 保護套用至 Outlook 2010 (而非 Outlook Web App) 中的郵件。如需詳細資訊,請參閱建立 Outlook 保護規則

 
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