Exchange Online 中的協同作業
Microsoft 365 或 Office 365和Exchange Online提供數個功能，可協助您的使用者輕鬆地在電子郵件中共同作業。
下列各節所述的每個功能都有不同的使用者體驗和功能集，而且應該根據您的使用者需要完成的專案和貴組織可提供的功能來使用。
本主題會比較這些協同作業功能，協助您決定應為使用者提供什麼功能。
公用資料夾
公用資料夾的設計目的在於共用存取，並提供簡易有效率的方式來收集及組織資訊，以及與工作群組或組織中的其他人員共用資訊。
公用資料夾以易於瀏覽的深層階層來組織內容。 使用者可以瀏覽與其相關的階層分支，探索他們有興趣及相關的內容。 使用者一律可在他們的 Outlook 資料夾檢視中看到完整階層。 公用資料夾這項技術適用於通訊群組封存。 公用資料夾可啟用電子郵件功能，加入通訊群組中做為成員。 傳送給該通訊群組的電子郵件，都會自動加入公用資料夾，供日後參考。 公用資料夾也提供範例文件共用，不需要在您組織中安裝 SharePoint。 最後，終端使用者可以使用公用資料夾搭配下列支援的 Outlook 用戶端：Outlook 2010 或更新版本，Outlook 網頁版 (先前稱為 Outlook Web App) ，但有一些限制。
若要深入瞭解，請參閱Microsoft 365 中的公用資料夾或Office 365和Exchange Online。
共用信箱
共用信箱是指可讓多位指定使用者存取以閱讀及傳送電子郵件，以及共用共同行事曆的信箱。 共用信箱可以提供一般電子郵件地址 (例如 info@contoso.com 或 sales@contoso.com) ，讓客戶可用來查詢貴公司。 如果在委派的使用者回應電子郵件訊息時，共用信箱具有指派的[傳送身分] 許可權，則可能會顯示為信箱 (例如， sales@contoso.com) 回應，而不是實際的使用者。
若要深入瞭解，請參閱Exchange Online 中的共用信箱。
群組
群組 (也稱為通訊群組) 是出現在共用通訊錄中，由兩個以上收件者所構成的集合。 當群組收到一封電子郵件時，群組的所有成員都會收到該封郵件。 通訊群組可依特定的討論主題 (如「愛狗人士」) 加以分組，或依需要經常通訊而共用共同工作結構的使用者加以分組。
若要深入了解，請參閱收件者在 Exchange Online。
要使用哪一種？
下表提供每個協同合作功能的快速概覽，協助您決定應使用那一項。
| 公用資料夾 | 共用信箱 | 群組 | |
|---|---|---|---|
| 群組類型 | 只要具有適當的權限，組織中的每個人都能存取和搜尋公用資料夾。 公用資料夾是維護歷史記錄或發佈群組對話的理想選擇。 | 可代表虛擬身分委派工作，並以該共用信箱身分回覆電子郵件。 範例：support@tailspintoys.com | 需要傳送電子郵件給一群有共同興趣或特性之收件者的使用者。 |
| 理想的群組大小 | Large | 小1 | Large |
| Access | 組織中的任何人都能夠存取。 | 使用者可以被授與「完整存取權」和/或「傳送為」權限。 若獲授與「完整存取權」權限，使用者還必須將共用信箱加入至其 Outlook 設定檔，以便存取共用信箱。 | 對於通訊群組，必須手動新增成員。 對於動態通訊群組，成員則是根據篩選準則而新增。 |
| 共用行事曆 | 是 | 是 | 否 |
| 電子郵件是否送達使用者的個人收件匣？ | 否。 電子郵件會送達公用資料夾。 | 否。 電子郵件會送達共用信箱的收件匣。 | 是。 電子郵件會進入通訊群組成員的收件匣。 |
| 支援的用戶端 | Outlook 2010 或更新版本 Outlook 網頁版 |
Outlook 2010 或更新版本 Outlook 網頁版 |
Outlook 2010 或更新版本 Outlook 網頁版 |
注意事項
1 視工作負載而定，理想的群組大小可能非常小 (不超過 25) 。 如果有多位使用者需要同時存取共用信箱，請考慮其中一個其他選項。