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Exchange Online 中的協同作業

Exchange Online
 

適用版本:Exchange Online

上次修改主題的時間:2016-12-09

Office 365 和 Exchange Online 提供下列豐富的功能,可協助您的使用者利用電子郵件輕鬆地共同作業:

這些功能都有不同的操作方式與功能集,應根據使用者所需完成事項和組織所提供功能加以運用。例如,網站信箱可提供極佳的文件協同作業功能。但是網站信箱需仰賴 SharePoint,如果您不打算訂閱 SharePoint,則您可以使用公用資料夾來共用文件。

本主題會比較這些協同作業功能,協助您決定應為使用者提供什麼功能。

網站信箱的功能包括 SharePoint 網站成員資格 (擁有者和成員)、透過 Exchange 信箱讓電子郵件訊息共用儲存,以及使用 SharePoint 網站來儲存及共用。基本上,網站信箱彙集了 Exchange 電子郵件和 SharePoint 文件。對使用者而言,網站信箱的作用如同專案的中央檔案櫃,提供歸檔專案電子郵件和文件的位置,並只能由網站成員存取和編輯。此外,網站信箱的生命週期已被指定,最適合用於設有開始和結束日期的專案。若要完整實作網站信箱,一般使用者必須使用 Outlook 2013。

深入了解,請參閱 < Prepare 使用 Office 365 中的網站信箱

公用資料夾的設計目的在於共用存取,並提供簡易有效率的方式來收集及組織資訊,以及與工作群組或組織中的其他人員共用資訊。

公用資料夾以易於瀏覽的深層階層來組織內容。使用者可以瀏覽與其相關的階層分支,探索他們有興趣及相關的內容。使用者一律可在他們的 Outlook 資料夾檢視中看到完整階層。公用資料夾這項技術適用於通訊群組封存。公用資料夾可啟用電子郵件功能,加入通訊群組中做為成員。傳送給該通訊群組的電子郵件,都會自動加入公用資料夾,供日後參考。公用資料夾也提供範例文件共用,不需要在您組織中安裝 SharePoint。最後,一般使用者可透過下列受支援的 Outlook 用戶端來使用公用資料夾:Outlook 2007、Outlook 2010、Outlook 2013 和 Outlook Web App,但有所限制。

若要深入了解,請參閱Office 365 與 Exchange Online 的公用資料夾

共用信箱是指可讓多位指定使用者存取以閱讀及傳送電子郵件,以及共用共同行事曆的信箱。共用信箱可以提供通用電子郵件地址 (例如 info@contoso.com 或 sales@contoso.com),讓客戶用來查詢公司的相關資訊。如果受委派使用者在回覆電子郵件時,指派「傳送為」權限給共用信箱,則電子郵件中會顯示是該信箱 (如 sales@contoso.com) 進行回覆,而不是實際的使用者。

若要深入了解,請參閱共用信箱

群組 (也稱為通訊群組) 是出現在共用通訊錄中,由兩個以上收件者所構成的集合。當群組收到一封電子郵件時,群組的所有成員都會收到該封郵件。通訊群組可依特定的討論主題 (如「愛狗人士」) 加以分組,或依需要經常通訊而共用共同工作結構的使用者加以分組。

若要深入了解,請參閱收件者在 Exchange Online

下表提供每個協同合作功能的快速概覽,協助您決定應使用那一項。

 

  網站信箱 公用資料夾 共用信箱 群組

群組類型

針對有明確開始和結束日期的特定專案而一起團隊合作的使用者。

只要具有適當的權限,組織中的每個人都能存取和搜尋公用資料夾。公用資料夾是維護歷史記錄或發佈群組對話的理想選擇。

可代表虛擬身分委派工作,並以該共用信箱身分回覆電子郵件。範例:support@tailspintoys.com

需要傳送電子郵件給一群有共同興趣或特性之收件者的使用者。

理想的群組大小

大型

大型

Access

網站信箱擁有者和成員。

組織中的任何人都能夠存取。

使用者可以被授與「完整存取權」和/或「傳送為」權限。若獲授與「完整存取權」權限,使用者還必須將共用信箱加入至其 Outlook 設定檔,以便存取共用信箱。

對於通訊群組,必須手動新增成員。對於動態通訊群組,成員則是根據篩選準則而新增。

共用行事曆?

電子郵件會進入個人收件匣嗎?

不,電子郵件是進入網站信箱中。

不,電子郵件是進入公用資料夾。

不,電子郵件是進入共用信箱的收件匣。

會。電子郵件會進入通訊群組成員的收件匣。

支援的用戶端

  • Outlook 2013

  • SharePoint Online

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

 
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