在 Exchange Online 中啟用或停用封存信箱

Exchange Online
 

適用版本:Exchange Online, Office 365

上次修改主題的時間:2018-05-14

 

本文適用於系統管理員。您正嘗試封存信箱中的項目嗎?請參閱封存或備份您的信箱

Exchange Online 中的封存 (稱為「就地封存」) 可為使用者提供額外的信箱儲存空間。封存信箱也提供不同的儲存位置,用於儲存歷史郵件資料。啟用封存信箱時,使用者可以將郵件儲存在其封存信箱中 (也稱為「就地封存」)。使用者可以使用 Outlook 和 Outlook Web App 來存取其封存信箱。只要使用這些用戶端應用程式,使用者就能檢視其封存信箱中的郵件,並且在其主要信箱與其封存信箱之間移動或複製郵件。使用者使用 [復原刪除的郵件] 工具,也可以從封存信箱的 [可復原的項目] 資料夾復原刪除的項目。

這部影片示範如何在Exchange Online中啟用封存信箱。

若要深入了解,請參閱Exchange Online 中的封存信箱

  • 每項程序的預估完成時間:5 分鐘。

  • 您必須已獲指派權限,才能執行此程序或這些程序。若要查看您需要的權限,請參閱郵件原則及符合性權限主題中的「原有範圍封存」項目。

  • 請參閱詳細資訊一節,以取得使用者存取其封存信箱的 Outlook 授權需求。

您可以使用 Exchange 系統管理中心 (EAC) 或 Windows PowerShell 來啟用封存信箱。使用 Windows PowerShell 的主要原因是您可以為組織中的所有使用者快速啟用封存信箱。

  1. 以您的工作或學校帳戶登入 Office 365。

  2. 按一下左上角的應用程式啟動器圖示 Office 365 應用程式啟動器,然後按一下 [管理員]。

  3. 在 Office 365 系統管理中心 的左下導覽中按一下 [系統管理中心],然後按一下 [Exchange]。

    按一下 [Exchange] 來開啟 EAC
  4. 在 EAC 中,前往 [收件者] > [信箱]。

  5. 選取信箱。

  6. 在詳細資料窗格的 [就地封存] 下,按一下 [啟用]

    在 [就地封存] 下,按一下 [啟用]
    提示提示:
    您也可以選取多個信箱 (使用 Shift 或 Ctrl 鍵) 來大量啟用封存。選取多個信箱後,請在詳細資料窗格中按一下 [其他選項]。接著按一下 [封存] 下方的 [啟用]

    在詳細資料窗格中,[就地封存] 之下的狀態會變更為 [已啟用]。

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第一步是使用 Windows PowerShell 連線至您的 Exchange Online 組織。方法如下:

  1. 在您的本機電腦上開啟 Windows PowerShell,並執行下列命令。

    $UserCredential = Get-Credential
    

    [Windows PowerShell 認證要求] 對話方塊中,輸入 Office 365 全域管理員帳戶的使用者名稱和密碼,然後按一下 [確定]。

  2. 執行下列命令。

    $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
    
  3. 執行下列命令。

    Import-PSSession $Session
    
  4. 若要確認您已連線至 Exchange Online 組織,執行下列命令以取得貴組織中所有信箱的清單:

    Get-Mailbox
    

如需詳細資訊或如果您無法連線到您的 Exchange Online 組織,請參閱使用遠端 PowerShell 連線到 Exchange Online

在您連線到 Exchange Online 之後,您可以使用下列其中一個範例來啟用封存信箱。

  • 此範例會啟用 Tony Smith 之信箱的封存。

    Enable-Mailbox "Tony Smith" -Archive
    
  • 此範例啟用您組織中所有使用者信箱的封存。

    Get-Mailbox -Filter {ArchiveStatus -Eq "None" -AND RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive
    

    執行此命令時,封存信箱名稱依預設將設為「個人封存 – <display name>」。例如,Paul Singh 的封存信箱名稱會是「個人封存 – Paul Sing」。封存信箱會顯示在 Outlook 或 Outlook Web App 功能窗格的資料夾清單中。

使用 Windows PowerShell 啟用封存信箱時,也可以設定其他封存名稱。例如,若想在為組織中所有使用者啟用封存信箱時,將封存信箱命名為「就地封存 - <display name>」,請執行下列命令:

$users = Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter { ArchiveStatus -Eq "None" -AND RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox'}

ForEach ($a in $users) {$a.ArchiveName.Add("In-Place Archive - $a")}

$users | %{Enable-Mailbox $_.Identity -Archive -ArchiveName $_.ArchiveName}

如需詳細的語法及參數資訊,請參閱 Enable-MailboxGet-Mailbox

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若要確認您是否已成功為信箱啟用封存,請執行以下其中一項作業:

  • 在 EAC 中,移至 [收件者] > [信箱],然後在清單中選取信箱。在詳細資料窗格的 [就地封存] 下,確認此項目的設定為 [已啟用]。按一下 [檢視詳細資料],檢視封存狀態、使用量、配額等資訊。

  • 在 Windows PowerShell 中,使用下列語法來顯示關於新增封存的資訊。

    Get-Mailbox <Name> | FL Name,*Archive*
    

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您可能想要針對規範相關原因停用封存信箱。如果您停用使用者的封存信箱,可以在停用它的 30 天內重新連線至使用者的主要信箱。在此情況下,系統會還原封存信箱的原始內容。30 天後,便會永久刪除原始封存信箱的內容,無法再復原。因此,如果您在停用封存超過 30 天之後才重新啟用它,系統會建立新的封存信箱。

  1. 以您的工作或學校帳戶登入 Office 365。

  2. 按一下左上角的應用程式啟動器圖示 Office 365 應用程式啟動器,然後按一下 [管理員]。

  3. 在 Office 365 系統管理中心 的左下導覽中按一下 [系統管理中心],然後按一下 [Exchange]。

    按一下 [Exchange] 來開啟 EAC
  4. 在 EAC 中,前往 [收件者] > [信箱]。

  5. 選取信箱。

  6. 在詳細資料窗格的 [就地封存] 下,按一下 [停用]

    提示提示:
    您也可以選取多個信箱 (使用 Shift 或 Ctrl 鍵) 來大量停用封存。選取多個信箱後,請在詳細資料窗格中按一下 [其他選項]。接著按一下 [封存] 下方的 [停用]

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第一步是使用 Windows PowerShell 連線至您的 Exchange Online 組織。請參閱作法

此範例會停用 Chris Ashton 信箱的封存。它不會停用主要信箱。

Disable-Mailbox -Identity "Chris Ashton" -Archive

如需詳細的語法及參數資訊,請參閱 Disable-Mailbox

若要確認您是否已成功停用封存,請執行下列其中一項操作:

  • 在 EAC 中選取信箱。接著,在詳細資料窗格的 [就地封存] 下查看其封存狀態。

  • 在 Exchange 管理命令介面 中,執行以下命令來查看信箱使用者的封存屬性。

    Get-Mailbox -Identity "Chris Ashton" | Format-List *Archive*
    

    若封存已停用,下列值將回復為封存相關屬性。

     

    屬性

    ArchiveDatabase

    <空白>

    ArchiveGuid

    <封存信箱的 GUID>

    ArchiveStatus

    None

    ArchiveState

    None

    DisabledArchiveDatabase

    <信箱資料庫的名稱>

    DisabledArchiveGuid

    <已停用封存信箱的 GUID>

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  • 「就地封存」可讓您符合組織的郵件保留、eDiscovery 和保留需求。您可以使用組織的信箱保留原則,將信箱內容移至使用者的封存信箱。除了使用者的主要信箱之外,Exchange 搜尋和 eDiscovery 就地搜尋也會搜尋使用者的封存信箱。此外,若您保留封存信箱中的使用者郵件時,系統也會保留該封存信箱。

  • 啟用封存信箱時,您的組織可以利用自動指派給每個信箱的預設保留原則 (採用 Microsoft 的郵件記錄管理技術)。啟用封存信箱時,預設保留原則會自動執行下列動作:

    • 將使用者主要信箱中兩年以上的郵件移到其封存信箱。

    • 將使用者主要信箱的 [可復原的項目] 資料夾中 14 天以上的郵件移至其封存信箱的 [可復原的項目] 資料夾。

  • 若要使用 Outlook 存取其封存信箱,使用者需要下列其中一個授權:

    Office 365 訂閱中的 Outlook

    • Office 365 ProPlus 中的 Outlook

    • Office 365 Enterprise E3 中的 Outlook

    Outlook 零售授權

    • Outlook 2016 獨立

    • Outlook 2013 獨立

    Outlook 大量授權

    • Outlook 2013 獨立

    • Microsoft Office Professional Plus 2013 隨附的 Outlook 2013

    • Outlook 2010 獨立

    • Microsoft Office Professional Plus 2010 隨附的 Outlook 2010

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