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Learn more about unidexed items in Compliance Search in Office 365 Dedicated

 

適用版本:Exchange Online Dedicated

上次修改主題的時間:2016-12-09

您執行從Exchange 系統管理中心規範搜尋提供當您執行搜尋編製索引的項目納入預估的搜尋結果的選項。Exchange信箱項目因任何原因未編製索引的搜尋會花很多項目。編製索引的項目通常包含檔案-無法編製索引的檔案類型 — 會附加至電子郵件訊息。為什麼要選擇的項目無法編製索引的搜尋與編製索引的項目執行搜尋時所傳回的部分原因如下:

  • 檔案類型不支援或已停用索引編製功能。

  • 檔案類型支援索引編製,但在編製特定檔案的索引時發生錯誤。

  • 附加到電子郵件的檔案太多。

  • 附加到電子郵件的檔案太大。

  • 檔案已使用非 Microsoft 技術加密。

  • 檔案受密碼保護。

法律調查,針對您的組織可能需要可供檢閱編製索引的項目。您也可以指定是否要包含編製索引的項目時將搜尋結果匯出到本機電腦。

特定類型的檔案,例如點陣圖或 MP3 檔案不包含內容編製索引。因此,搜尋索引伺服器在Exchange請勿執行全文檢索索引在這些檔案類型。這些檔案類型會被視為不受支援的檔案類型。也有其全文檢索索引已停用,預設或由系統管理員的檔案類型。不支援但已停用檔案類型視為規範搜尋中編製索引的項目。之前另有說明,,編製索引的項目可以包含的搜尋結果集中執行搜尋及搜尋結果匯出至本機電腦時。

如需所支援和已停用的檔案格式清單,請參閱下列主題︰

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具有編製索引的檔案附件不是每封電子郵件會自動傳回為編製索引的項目。這是因為其他訊息或文件的屬性,例如ToFromSubject屬性在電子郵件訊息中已編製索引並可供搜尋。例如,「 財務"關鍵字搜尋會傳回具有編製索引的檔案附件的項目如果該關鍵字會出現在電子郵件的主旨。 不過,如果關鍵字只會出現在本文的檔案,會傳回訊息為編製索引的項目。

同樣地,編製索引的檔案附件的郵件會包含搜尋結果中其他訊息或文件屬性,亦即已編製索引和搜尋,符合搜尋準則時。編製索引的搜尋編製郵件內容包括郵件內文中的傳送和接收日期、 寄件者和收件者的附件,而且文字的檔案名稱。那麼即使為郵件附件可能會花很多項目,郵件將會包含定期搜尋結果中,如果其他郵件屬性的值會比對搜尋準則。

您可以使用規範搜尋功能來搜尋的電子郵件內容清單,請參閱關鍵字查詢和符合性中的搜尋 Office 365 專用的搜尋條件

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您的組織可能就需要識別並執行進一步分析判斷及其、 什麼它們包含,以及是否它們與特定調查相關編製索引的項目。若要包含與搜尋結果編製索引項目,您可以使用 [編製索引的項目] 選項時執行搜尋或匯出搜尋結果。 若要加上編製索引的項目,選取 [包含項目有無法辨識的格式來加密或未編製索引的其他原因] 核取方塊時您正在建立或修改搜尋。

牢記下列關於未編製索引之項目的注意事項︰

  • 當您執行包含未編製索引之項目的搜尋時,詳細資料窗格的搜尋統計資料中會顯示未編製索引之項目 (由搜尋查詢所傳回) 的數量和總大小。

  • 如果您將搜尋結果匯出包含編製索引的項目,花很多的Exchange項目匯出成不同的 PST 檔每個信箱所屬的位置,或以個別郵件如果您選取 [下載郵件為Exchange項目] 選項。

  • 如果您選擇在搜尋結果中包含所有信箱項目,或是搜尋查詢未指定任何關鍵字,或僅指定了日期範圍,則未編製索引的項目可能不會複製到包含未編製索引之項目的 PST 檔案。這是因為所有項目 (包括任何未編製索引的項目) 都將自動包含在一般搜尋結果中。

  • 未編製索引的項目無法進行預覽。您必須匯出搜尋結果才能檢視搜尋傳回的未建立索引項目。

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如果項目並未編製索引,但它不符合搜尋查詢準則,就不會以未編製索引的項目形式包含在搜尋結果中。換句話說,項目會從搜尋結果中遭到排除。例如,假設您在執行搜尋時想要包含所有內容,因此未包含任何關鍵字或屬性。但是您在查詢中包含日期範圍條件。如果未編製索引的項目落在該日期範圍外,就不會納入為未編製索引的項目。日期範圍可有效地從搜尋結果中排除未編製索引的項目。

同樣地,如果您選擇在匯出搜尋結果時包括未編製索引的項目,就不會匯出從搜尋結果中排除的未編製索引項目。

  • 為如前所述,訊息屬性與及其中繼資料編製索引,因為關鍵字搜尋可能會傳回結果如果該關鍵字出現在已編製索引的中繼資料內。不過,該相同的關鍵字搜尋可能會傳回相同的項目如果關鍵字只顯示含有不受支援的檔案類型的項目內容中。在此例項目會傳回為編製索引的項目。

  • 如果未編製索引的項目因為符合搜尋查詢準則 (並且未遭到排除) 而包含在搜尋結果中,則它不會納入為估計的搜尋統計資料中的未編製索引項目。此外,當您匯出搜尋結果時,它也不會包含在未編製索引的項目中。

  • 即使是支援編製索引且已編製索引的檔案類型,也可能會發生索引或搜尋錯誤而導致檔案傳回為未編製索引的項目。例如,在搜尋非常大的 Excel 檔案時,可能有部分會順利完成,但接著則因為超出檔案上限而失敗。在此情況下,相同的檔案即有可能傳回到搜尋結果中,同時又傳回為未編製索引的項目。

  • 使用 Microsoft 技術加密的附加檔案會編製索引並可供搜尋。使用非 Microsoft 技術加密的檔案則不會編製索引。

  • 使用 S/MIME 加密的電子郵件不會編製索引。其中包括含有或不含檔案附件的加密郵件。

  • 使用資訊版權管理 (IRM) 保護的郵件會編製索引,因此如果符合搜尋查詢,便會將它們納入搜尋結果。

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