在 Office 365 中封存協力廠商資料

 

適用版本:Exchange Online

上次修改主題的時間:2017-03-20

Office 365 已發行新功能,可讓您從社交媒體平台、立即訊息平台與文件協同作業平台,將協力廠商資料匯入及封存至您 Office 365 組織中的信箱。您可以匯入至 Office 365 的協力廠商資料來源範例如下:

  • 社交   Twitter、Facebook、Yammer 和 LinkedIn

  • 立即訊息   Yahoo Messenger、GoogleTalk 和 Cisco Jabber

  • 文件共同作業   Box 和 DropBox

  • 垂直產業   客戶關係管理 (例如 Salesforce Chatter) 和金融 (例如 Thomson Reuters 及 Bloomberg)

  • SMS/簡訊   BlackBerry

匯入協力廠商資料之後,您可以套用 Office 365 符合性功能 — 例如訴訟暫止、就地 eDiscovery 和保留、規範搜尋、就地封存、稽核和保留原則 — 至此資料。例如,當信箱置於訴訟暫止狀態時,協力廠商資料將會保留。您可以使用就地 eDiscovery 或規範搜尋來搜尋協力廠商資料。或者,您可以將封存和保留原則套用至協力廠商資料,就像您可以對 Microsoft 資料進行的動作一樣。簡言之,封存 Office 365 中的協力廠商資料可協助您的組織遵守政府和法規原則。

以下是將協力廠商資料匯入 Office 365 所需程序和步驟的概觀。

協力廠商資料匯入程序的運作方式

步驟 1:尋找協力廠商資料合作夥伴

步驟 2:在 Office 365 中建立及設定協力廠商資料信箱

步驟 3:設定協力廠商資料的使用者信箱

步驟 4:提供資訊給合作夥伴

請參閱其他資訊,以取得將協力廠商資料匯入到 Office 365 的其他資訊。

下圖和描述會說明協力廠商資料匯入程序的運作方式。

協力廠商資料匯入程序的運作方式
  1. 客戶會與其選擇的夥伴合作來設定連接器,以從協力廠商資料來源擷取項目,然後將這些項目匯入至 Office 365。

  2. 協力廠商連接器會連接至透過協力廠商 API (根據排程或設定) 的協力廠商資料來源,並從資料來源擷取項目。協力廠商連接器會將項目的內容轉換為電子郵件訊息格式。請參閱 其他資訊 一節以取得訊息格式結構描述的說明。

  3. 協力廠商連接器會連接至 Office 365 中的 Azure 服務,方法是透過已知端點使用 Exchange Web 服務 (EWS)。

  4. 項目是匯入至特定使用者的信箱或「全部擷取」協力廠商資料信箱。項目匯入至特定使用者信箱還是協力廠商資料信箱,是根據下列準則:

    1. 具有已對應至 Office 365 使用者帳戶之使用者識別碼的項目   如果協力廠商連接器可以將協力廠商資料來源中項目的使用者識別碼對應至 Office 365 中的特定使用者識別碼,則項目會複製到使用者的 [可復原的項目] 資料夾中的 [清除] 資料夾。使用者無法存取 [清除] 資料夾中的項目。不過,您可以使用 Office 365 eDiscovery 工具,搜尋 [清除] 資料夾中的項目。

    2. 沒有對應至 Office 365 使用者帳戶之使用者識別碼的項目   如果協力廠商連接器無法將項目的使用者識別碼對應至 Office 365 中的特定使用者識別碼,則項目會複製到協力廠商資料信箱的 [收件匣] 資料夾。將項目匯入至收件匣可讓您或組織中的某個人登入協力廠商信箱來檢視和管理這些項目,並查看是否需要在協力廠商連接器組態中進行任何調整。

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封存 Office 365 中的協力廠商資料的主要元件,是尋找 Microsoft 合作夥伴並且與其合作,該合作夥伴專精於從協力廠商資料來源擷取資料,並且將其匯入至 Office 365。匯入資料之後,才能與您組織的其他 Microsoft 資料一起封存和保留 (例如 Exchange 的電子郵件以及 SharePoint 和 商務用 OneDrive 的文件)。協力廠商會建立連接器,從您組織的協力廠商資料來源 (例如 BlackBerry、Facebook、Google+、Thomson Reuters、Twitter 和 YouTube) 擷取資料,並且將該資料傳遞至 Office 365 API,它會將項目匯入至 Exchange 信箱做為電子郵件訊息。

下列各節列出參與程式來封存 Office 365 中協力廠商資料的 Microsoft 合作夥伴 (和其所支援的協力廠商資料來源)。

17a-4 LLC

Actiance

ArchiveSocial

Globanet

OpenText

Verba

17a-4 LLC 支援下列協力廠商資料來源:

  • BlackBerry

  • Bloomberg 資料流

  • Cisco Jabber

  • FactSet

  • HipChat

  • InvestEdge

  • LivePerson

  • MessageLabs 資料流

  • OpenText

  • Oracle/ATG 'click-to-call' 即時說明

  • 樞紐分析 IMTRADER

  • Microsoft SharePoint

  • MindAlign

  • Sitrion One (Newsgator)

  • 商務用 Skype (Lync/OCS)

  • 商務用 Skype Online (Lync Online)

  • SQL 資料庫

  • Squawker

  • Thomson Reuters Eikon Messenger

步驟 1:尋找協力廠商資料合作夥伴

Actiance 支援下列協力廠商資料來源:

  • AIM

  • American Idol

  • Apple Juice

  • 含樞紐分析用戶端的 AOL

  • Ares

  • Bazaar Voice

  • Bear Share

  • Bit Torrent

  • BlackBerry Call Logs (v5、v10、v12)

  • BlackBerry Messenger (v5、v10、v12)

  • BlackBerry PIN (v5、v10、v12)

  • BlackBerry SMS (v5、v10、v12)

  • Bloomberg 郵件

  • CellTrust

  • Chat Import

  • Chat Real Time Logging and Policy

  • Chatter

  • Cisco IM & Presence Server (v9.0.1、v9.1、v9.1.1 SU1、v10、v10.5.1 SU1)

  • Cisco Unified Presence Server (v8.6.3、v8.6.4、v8.6.5)

  • Collaboration Import

  • Collaboration Real Time Logging

  • Direct Connect

  • Facebook

  • FactSet

  • FastTrack

  • Gnutella

  • Google+

  • GoToMyPC

  • Hopster

  • HubConnex

  • IBM Connections (v3.0.1、v4.0、v4.5、v4.5 CR3、v5)

  • IBM Connections Chat Cloud

  • IBM Connections Social Cloud

  • IBM SameTime Advanced 8.5.2 IFR1

  • IBM SameTime Communicate 9.0

  • IBM SameTime Community (v8.0.2、v8.5.1 IFR2、v8.5.2 IFR1、v9.1)

  • IBM SameTime Complete 9.0

  • IBM SameTime Conference 9.0

  • IBM SameTime Meeting 8.5.2 IFR1

  • ICE/YellowJacket

  • IM Import

  • IM Real Time Logging and Policy

  • Indii Messenger

  • Instant Bloomberg

  • IRC

  • Jive

  • Jive 6 Real Time Logging (v6、v7)

  • Jive Import

  • JXTA

  • LinkedIn

  • Microsoft Lync (2010、2013)

  • MFTP

  • Microsoft Lync 2013 Voice

  • Microsoft SharePoint (2010、2013)

  • Microsoft SharePoint Online

  • Microsoft UC (Unified Communications)

  • MindAlign

  • Mobile Guard

  • MSN

  • My Space

  • NEONetwork

  • Office 365 Lync Dedicated

  • Office 365 Shared IM

  • Pinterest

  • Pivot

  • QQ

  • 商務用 Skype 2015

  • SoftEther

  • Symphony

  • Thomson Reuters Eikon

  • Thomson Reuters Messenger

  • Tor

  • TTT

  • Twitter

  • WinMX

  • Winny

  • Yahoo

  • Yammer

  • YouTube

步驟 1:尋找協力廠商資料合作夥伴

ArchiveSocial 支援下列協力廠商資料來源:

  • Facebook

  • Flickr

  • Instagram

  • LinkedIn

  • Pinterest

  • Twitter

  • YouTube

  • Vimeo

步驟 1:尋找協力廠商資料合作夥伴

Globanet 支援下列協力廠商資料來源:

  • 含樞紐分析用戶端的 AOL

  • BlackBerry Call Logs (v5、v10、v12)

  • BlackBerry Messenger (v5、v10、v12)

  • BlackBerry PIN (v5、v10、v12)

  • BlackBerry SMS (v5、v10、v12)

  • Bloomberg Chat

  • Bloomberg 郵件

  • Box

  • CipherCloud for Salesforce Chatter

  • Cisco IM & Presence Server (v10、v10.5.1 SU1、v11.0、v11.5 SU2)

  • 自訂分隔符號文字檔

  • 自訂 XML 檔案

  • Facebook (公司風扇頁面)

  • Factset

  • FXConnect

  • ICE Chat/YellowJacket

  • Jive

  • Macgregor XIP

  • Microsoft 商務用 OneDrive

  • Microsoft UC (Unified Communications)

  • Microsoft Yammer

  • Mobile Guard

  • Pivot

  • Salesforce Chatter

  • 商務用 Skype 2007 版 R2 - 2016 (內部部署)

  • Slack Enterprise Grid

  • Symphony

  • Thomson Reuters Eikon

  • Thomson Reuters Messenger

  • Thomson Reuters Dealings 3000 / FX Trading

  • Twitter

  • UBS Chat

  • YouTube

步驟 1:尋找協力廠商資料合作夥伴

OpenText 支援下列協力廠商資料來源︰

  • Axs Encrypted

  • Axs Exchange

  • Axs Local Archive

  • Axs PlaceHolder

  • Axs Signed

  • Bloomberg

  • Thomson Reuters

步驟 1:尋找協力廠商資料合作夥伴

Verba 支援下列協力廠商資料來源:

  • Avaya Aura Video

  • Avaya Aura Voice

  • Avtec Radio

  • Bosch/Telex Radio

  • BroadSoft Video

  • BroadSoft Voice

  • Centile Voice

  • Cisco Jabber IM

  • Cisco UC Video

  • Cisco UC Voice

  • Cisco UCCX/UCCE Video

  • Cisco UCCX/UCCE Voice

  • ESChat Radio

  • Geoman Contact Expert

  • IP Trade Voice

  • Luware LUCS Contact Center

  • Microsoft UC (Unified Communications)

  • Mitel MiContact Center for Lync (prairieFyre)

  • Oracle / Acme Packet Session Border Controller Video

  • Oracle / Acme Packet Session Border Controller Voice

  • Singtel Mobile Voice

  • SIPREC Video

  • SIPREC Voice

  • 商務用 Skype/Lync IM

  • 商務用 Skype/Lync Video

  • 商務用 Skype/Lync Voice

  • Speakerbus Voice

  • Standard SIP/H.323 Video

  • Standard SIP/H.323 Voice

  • Truphone Voice

  • TwistedPair Radio

  • Windows Desktop Computer Screen

步驟 1:尋找協力廠商資料合作夥伴

以下是建立及設定協力廠商資料信箱以將資料匯入至 Office 365 的步驟。如先前所述,如果協力廠商連接器無法將項目的使用者識別碼對應至 Office 365 使用者帳戶,則項目會匯入至此信箱。

完成這些工作Office 365 系統管理中心

  1. 在 Office 365 中建立新的使用者帳戶,並且將 Exchange Online 方案 2 授權指派給它;請參閱個別新增使用者至 Office 365 - 管理員說明。需要方案 2 授權才能將信箱設為「訴訟資料暫留」或「就地保留」狀態,以及啟用有無限儲存空間配額的封存信箱。

  2. 將協力廠商資料信箱的使用者帳戶新增至 Office 365 中的 [Exchange 系統管理員] 管理員角色;請參閱在 Office 365 中指派管理員角色

    提示提示:
    請寫下此使用者帳戶的認證。您需要將它們提供給您的合作夥伴 (如步驟 4 中所述)。

在 Exchange 系統管理中心完成這些工作

  1. 從您的組織的通訊錄和其他通訊清單中隱藏協力廠商資料信箱。請參閱管理使用者信箱。或者,您可以執行下列 PowerShell 命令:

    Set-Mailbox -Identity <identity of third-party data mailbox> -HiddenFromAddressListsEnabled $true
    
  2. FullAccess 權限指派給協力廠商資料信箱,讓系統管理員或法務人員可以在 Outlook 桌面用戶端中開啟協力廠商資料信箱;請參閱管理收件者的權限

  3. 針對協力廠商資料信箱啟用下列符合性相關 Office 365 功能:

    1. 啟用封存信箱;請參閱在 Exchange Online 中啟用或停用封存信箱。這可讓您藉由設定會將協力廠商資料項目移至封存信箱的封存原則,釋放主要信箱的儲存空間。這會提供您協力廠商資料的無限儲存容量。

    2. 將協力廠商資料信箱處於 [訴訟暫止] 狀態。您也可以使用 [就地保留]。請參閱下列其中一項:

      將此信箱置於保留狀態會保留協力廠商資料項目 (無限期或於指定期間內),並防止從信箱清除郵件。

    3. 啟用擁有者的信箱稽核記錄、委派及協力廠商資料信箱的系統管理存取。請參閱啟用 Office 365中的信箱稽核。這可讓您稽核任何存取協力廠商資料信箱的使用者所執行的「所有」活動。

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下一步是設定使用者信箱以支援協力廠商資料。完成這些工作,方法是使用 Exchange 系統管理中心或使用對應的 Windows PowerShell Cmdlet。

  1. 啟用每一位使用者的封存信箱;請參閱在 Exchange Online 中啟用或停用封存信箱

  2. 將使用者信箱置於 [訴訟暫止] 或 [就地保留];請參閱下列其中一個主題:

    如先前所述,將信箱置於保留狀態時,您可以設定從協力廠商資料來源保留項目多久的持續時間,或者您可以選擇無限期地保留項目。

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最後一個步驟是讓您的合作夥伴具有下列資訊,讓他們可以設定連接器以連接到您的 Office 365 組織,將資料匯入至使用者信箱和協力廠商資料信箱。

  • Office 365 中用來連線至 Azure 服務的端點:

    https://office365ingestionsvc.gble1.protection.outlook.com/service/ThirdPartyIngestionService.svc
    
  • 您在步驟 2 中建立的協力廠商資料信箱的登入認證 (Office 365 使用者識別碼和密碼)。協力廠商連接器需要這些認證才能存取項目以及將其匯入至使用者信箱和協力廠商資料信箱。

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  • 如先前所述,協力廠商資料來源的項目是匯入至 Exchange 信箱做為電子郵件訊息。協力廠商連接器會使用 Office 365 API 所需的結構描述匯入項目。下表說明協力廠商資料來源的項目在匯入至 Exchange 信箱當做為電子郵件之後的郵件屬性。表格也會指出郵件屬性是否為必要的。必須填入必要屬性。如果項目遺失必要屬性,則不會匯入至 Office 365。匯入程序將傳回錯誤訊息,說明為什麼未匯入項目以及遺失哪些屬性。

     

    郵件屬性 必要? 描述 範例值

    FROM

    最初在協力廠商資料來源中建立或傳送項目的使用者。協力廠商連接器會嘗試將來源項目 (例如 Twitter 控點) 的使用者識別碼對應至所有參與者 (FROM 和 TO 欄位中的使用者) 的 Office 365 使用者帳戶。郵件副本會匯入至每個參與者的信箱。如果項目沒有任何參與者可以對應至 Office 365 使用者帳戶,項目將會匯入至 Office 365 中的協力廠商封存信箱。

    識別為項目寄件者的參與者必須擁有 Office 365 組織中項目所要匯入到的作用中信箱。如果寄件者沒有作用中的信箱,則會傳回下列錯誤︰

    <ResponseMessages>
          <CreateItemResponseMessage ResponseClass="Error">
                <MessageText>One or more messages in the Request failed to be delivered to either From or Sender email address. 
                You will need to resend your entire Request. Error: The request failed. 
                The remote server returned an error: (401) Unauthorized. 
                </MessageText>
                ...
          </CreateItemResponseMessage>
    </ResponseMessages>
    

    bob@contoso.com

    TO

    接收項目的使用者,如果適用於資料來源中的項目。

    bob@contoso.com

    SUBJECT

    來源項目的主旨。

    "Mega deals with Contoso coming your way! #ContosoHolidayDeals"

    DATE

    項目最初建立或張貼在客戶資料來源的日期。例如,Twitter 訊息推文的日期。

    01 NOV 2015

    BODY

    訊息或文章的內容。對於某些資料來源,這個屬性的內容可能與 SUBJECT 屬性的內容相同。在匯入程序期間,協力廠商連接器會盡可能嘗試維護內容來源不失真。如果可能的話,來源項目的內文中的檔案、圖形或其他內容會包含在此屬性中。否則,來源項目的內容會包含在 ATTACHMENT 屬性。此屬性的內容取決於協力廠商連接器和來源平台的功能。

    Author: bob@contoso.com

    Date: 10 DEC 2014

    Tweet: "Mega deals with Contoso coming your way! #ContosoHolidayDeals"

    Date: 01 NOV 2015

    ATTACHMENT

    如果資料來源 (例如 Twitter 中的推文或立即訊息交談) 中的項目具有附加檔案或包含影像,則合作夥伴連接會先嘗試在 BODY 屬性中包含附件。如果不可行,則會新增至 ATTACHMENT 屬性。其他附件範例包括 Facebook 的「讚」、內容來源的中繼資料和訊息或文章的回應。

    image.gif

    MESSAGECLASS

    這是多重值屬性,由合作夥伴連接器建立並填入。此屬性的格式為 IPM.NOTE.Source.Event。(這個屬性的開頭必須是 IPM.NOTE;此格式與 IPM.NOTE.X 郵件類別的格式類似。)此屬性包括下列資訊:

    • Source    表示協力廠商資料來源;例如 Twitter、Facebook 或 BlackBerry。

    • Event    表示在產生項目的協力廠商資料來源中執行的活動類型;例如 Twitter 中的推文或 Facebook 中的文章。事件是資料來源特定。

    此屬性的其中一個用途是要根據項目產生來源位置的資料來源或根據事件類型,篩選特定項目。例如,在 eDiscovery 搜尋中,您可以建立搜尋查詢來尋找特定使用者所張貼的所有推文。不過,這項功能目前無法使用,但將在 2016 年的第一季可供使用。

    IPM.NOTE.Twitter.Tweet

  • 將項目成功匯入 Office 365 信箱時,唯一的識別碼會傳回呼叫端作為 HTTP 回應的一部分。此識別碼稱為 x-IngestionCorrelationID,可讓夥伴用於後續的疑難排解工作以進行端對端項目追蹤。建議夥伴擷取這項資訊並加以記錄。以下是顯示此識別碼之 HTTP 回應的範例:

    HTTP/1.1 200 OK
    Content-Type: text/xml; charset=utf-8
    Server: Microsoft-IIS/8.5
    x-IngestionCorrelationID: 1ec7667d-f097-47fe-a9a2-bc7ab0a7552b
    X-AspNet-Version: 4.0.30319
    X-Powered-By: ASP.NET
    Date: Tue, 02 Feb 2016 22:55:33 GMT
    
    
  • 您可以使用 Office 365 安全規範中心 的內容搜尋工具,搜尋從協力廠商資料來源匯入 Office 365 信箱中的項目。若要特別搜尋這些匯入的項目,您可以在內容搜尋的關鍵字方塊中,使用下列訊息屬性/值組。

    • kind:externaldata 使用這個屬性值/組搜尋所有協力廠商資料類型。例如,若要搜尋從協力廠商資料來源匯入的項目,而且匯入之項目的 Subject 屬性包含 "contoso" 單字,您可以使用關鍵字查詢 kind:externaldata AND subject:contoso

    • itemclass:ipm.externaldata.<third-party data type>* 使用這個屬性值/組只搜尋特定類型的協力廠商資料。比方說,如果只要搜尋在 Subject 屬性中包含 "contoso" 單字的 Facebook 資料,您可以使用關鍵字查詢 itemclass:ipm.externaldata.Facebook* AND subject:contoso。如需 itemclass 屬性中用於協力廠商資料類型的完整值清單,請參閱使用內容搜尋來搜尋已匯入至 Office 365 的協力廠商資料

    如需有關使用內容搜尋和建立關鍵字搜尋查詢的詳細資訊,請參閱︰

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