增加保留信箱的「可復原的項目」配額

 

適用版本:Exchange Online

上次修改主題的時間:2017-03-09

在 Exchange Online 中自動套用至新信箱的預設保留原則 (名為「預設 MRM 原則」) 包含名為「可復原的項目 14 天移至封存」的保留標記。在項目的 14 天保留期限過後,此保留標記會將使用者主要信箱 [可復原的項目] 資料夾中的項目,移至使用者封存信箱中的 [可復原的項目] 資料夾。為了這樣做,使用者的封存信箱「必須」啟用。如果未啟用封存信箱,則會不採取任何動作,這表示在 14 天的保留期限過後,保留信箱的 [可復原的項目] 資料夾中的項目,不會移至封存信箱。因為不會從保留信箱中刪除,可能會超過 [可復原的項目] 資料夾的儲存配額,特別是如果使用者的封存信箱未啟用。

為了降低超過此限制的可能性,在 Exchange Online 中保留信箱時,[可復原的項目] 資料夾的儲存配額會自動從 30 GB 增加到 100 GB。如果啟用封存信箱,封存信箱中的 [可復原的項目] 資料夾的儲存配額也會從 30 GB 增加到 100 GB。如果啟用 Exchange Online 中的自動展開封存功能,使用者封存中的 [可復原的項目] 資料夾的儲存配額將無限制。

下表摘要說明 [可復原的項目] 資料夾的儲存配額。

 

[可復原的項目] 資料夾的位置 未保留的信箱 保留的信箱

主要信箱

30 GB

100 GB

封存信箱*

無限制

無限制

[可復原的項目] 資料夾的儲存配額總計

無限制

無限制

註記注意事項:
*對於具有 Exchange Online(方案 2) 授權的使用者,封存信箱的初始儲存配額是 100 GB。不過,當自動展開封存啟用時,使用者的封存和封存中的 [可復原的項目] 資料夾會有無限制的儲存配額。如需自動展開封存的詳細資訊,請參閱 Office 365 中無限制封存的概觀

 

在保留信箱的主要信箱中,當 [可復原的項目] 資料夾的儲存配額接近限制時,您可以執行下列動作︰

  • 啟用封存信箱和開啟自動展開封存 您只要啟用封存信箱,然後開啟 Exchange Online 中的自動展開封存功能,就可以啟用 [可復原的項目] 資料夾的無限制儲存容量。如此,主要信箱中的 [可復原的項目] 資料夾會有 100 GB,而使用者封存中的 [可復原的項目] 資料夾會有無限制的儲存容量。請參閱作法:啟用 Office 365 安全規範中心中的封存信箱在 Office 365 中啟用無限制封存

    註記注意事項:
    針對快要超過 [可復原的項目] 資料夾儲存配額的信箱,在啟用封存之後,您可以執行「受管理的資料夾助理員」來手動觸發助理員處理此信箱,讓過期的項目移至封存信箱中的 [可復原的項目] 資料夾。如需相關指示,請參閱步驟 4
    請注意,使用者信箱中的其他項目可能移至新的封存信箱。啟用封存信箱之後,請考慮告訴使用者可能有這種情形。

       

  • 為保留信箱建立自訂保留原則 除了對訴訟資料暫留或就地保留的信箱啟用封存信箱和自動展開封存,您也可以為保留信箱建立自訂保留原則。這可讓您將保留原則套用至保留信箱,不同於在未保留信箱上套用的預設 MRM 原則。這可讓您套用專為保留信箱所設計的保留標籤。這包括為 [可復原的項目] 資料夾建立新的保留標籤。

本主題的其餘部分說明為保留信箱建立自訂保留原則的逐步程序。

步驟 1:為 [可復原的項目] 資料夾建立自訂保留標籤

步驟 2:為保留信箱建立新的保留原則

步驟 3:將新的保留原則套用至保留信箱

(選用) 步驟 4:執行受管理的資料夾助理員套用新的保留設定

第一個步驟是為 [可復原的項目] 資料夾建立自訂保留標記 (稱為「保留原則標記」,縮寫為 RPT)。如先前所述,此 RPT 會將使用者主要信箱的 [可復原的項目] 資料夾中的項目,移至使用者封存信箱中的 [可復原的項目] 資料夾。您必須使用 Windows PowerShell 為 [可復原的項目] 資料夾建立 RPT。您不能使用 Exchange 系統管理中心 (EAC)。

  1. 使用遠端 PowerShell 連線到 Exchange Online

  2. 執行下列命令為 [可復原的項目] 資料夾建立新的 RPT:

    New-RetentionPolicyTag -Name <Name of RPT> -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention <Number of days> -RetentionAction MoveToArchive
    

    例如,下列命令會為 [可復原的項目] 資料夾建立名為 「保留信箱可復原的項目 30 天」的 RPT,保留期限為 30 天。這表示當項目在 [可復原的項目] 資料夾中停留 30 天後,將會移至使用者封存信箱中的 [可復原的項目] 資料夾。

    New-RetentionPolicyTag -Name "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold" -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction MoveToArchive
    
    提示提示:
    我們建議可復原的項目 RPT 的保留期限 (由 AgeLimitForRetention 參數定義),與套用 RPT 之信箱的刪除項目保留期限相同。在刪除的項目移至封存信箱之前,這讓使用者有完整的刪除項目保留期限可復原已刪除的項目。在先前的範例中,保留期限設定為 30 天,這是假設信箱的刪除項目保留期限也是 30 天 。根據預設,Exchange Online信箱會設定為將刪除的項目保留 14 天。但您可以將此設定變更為最多 30 天。如需詳細資訊,請參閱變更 Exchange Online 信箱的刪除項目保留期間

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下一個步驟是建立新的保留原則,並在其中新增保留標記,包括您在步驟 1 中建立的可復原的項目 RPT。下一個步驟會將這個新的原則會套用至保留信箱。

在建立新的保留原則之前,請決定您想要新增的其他保留標記。如需有關新增至預設 MRM 原則的保留標記清單及建立新保留標籤的資訊,請參閱下列資源︰

您可以使用 EAC 或 Exchange 管理命令介面建立保留原則。

使用 EAC 建立保留原則

  1. 在 EAC 中,移至 [規範管理] > [保留原則],然後按一下 [新增]加入圖示

  2. 在 [新增保留原則] 頁面的 [名稱] 下,輸入描述保留原則用途的名稱,例如 MRM Policy for Mailboxes on Hold

  3. 在 [保留標記] 下,按一下 [新增]加入圖示

  4. 在保留標記清單中,選取您在步驟 1 建立的可復原的項目 RPT,然後按一下 [新增]。

    選取自訂的 [可復原的項目] 保留標記
  5. 選取其他要新增至保留原則的保留標記。例如,您可能想要新增預設 MRM 原則包含的相同標記。

  6. 當您完成新增保留標記時,請按一下 [確定]。

  7. 按一下 [儲存] 建立新的保留原則。

    請注意,連結至保留原則的保留標記會顯示在詳細資料窗格中。

    連結到保留原則的保留標記,會顯示在詳細資料窗格中

使用 Exchange管理命令介面建立保留原則

執行下列命令為保留信箱建立新的保留原則。

New-RetentionPolicy <Name of retention policy>  -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

例如,下列命令會建立保留原則和上圖所示的連結保留標記。

New-RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"  -RetentionPolicyTagLinks "Recoverable Items 30 days for mailboxes on hold","1 Month Delete","1 Week Delete","1 Year Delete","5 Year Delete","6 Month Delete","Default 2 year move to archive","Junk Email","Never Delete","Personal 1 year move to archive","Personal 5 year move to archive"

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最後一個步驟是將您在步驟 2 建立的新保留原則,套用至組織中的保留信箱。您可以使用 EAC 或 Exchange 管理命令介面,將保留原則套用至單一信箱或多個信箱。

使用 EAC 套用新的保留原則

  1. 移至 [收件者] > [信箱]

  2. 在清單檢視中,選取您要套用保留原則的信箱,然後按一下 [編輯]編輯圖示

  3. 在 [使用者信箱] 頁面上,按一下 [信箱功能]。

  4. 在 [保留原則] 下,選取您在步驟 2 建立的保留原則,然後按一下 [儲存]。

您也可以使用 EAC 將保留原則套用至多個信箱。

  1. 移至 [收件者] > [信箱]

  2. 在清單檢視中,使用 Shift 鍵或 Ctrl 鍵來選取多個信箱。

  3. 在詳細資料窗格中,按一下 [其他選項]

  4. [保留原則] 下方,按一下 [更新]

  5. [大量指派保留原則] 頁面上,選取您在步驟 2 建立的保留原則,然後按一下 [儲存]

使用 Exchange 管理命令介面套用新的保留原則

您可以使用 Exchange命令介面將新的保留原則套用至單一信箱。Exchange 管理命令介面真正的威力在於,讓您快速識別組織中處於訴訟資料暫留或就地保留狀態的所有信箱,然後只用單一命令,就能將新的保留原則套用至所有保留信箱。以下是使用 Exchange 管理命令介面將保留原則套用至一或多個信箱的一些範例。所有範例都套用步驟 2 建立的保留原則。

此範例將新的保留原則套用至 Pilar Pinilla 的信箱。

Set-Mailbox "Pilar Pinilla" -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

此範例將新的保留原則套用至組織中的所有訴訟資料暫留信箱。

$LitigationHolds = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.LitigationHoldEnabled -eq 'True'}
$LitigationHolds.DistinguishedName | Set-Mailbox -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

此範例將新的保留原則套用至組織中的所有就地保留信箱。

$InPlaceHolds = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.InPlaceHolds -ne $null}
$InPlaceHolds.DistinguishedName | Set-Mailbox -RetentionPolicy "MRM Policy for Mailboxes on Hold"

您可以使用 Get-Mailbox Cmdlet 來確認已套用新的保留原則。

以下這些範例可確認先前範例中的命令已將「保留信箱的 MRM 原則」保留原則,套用至訴訟資料暫留的信箱和就地保留的信箱。

Get-Mailbox "Pilar Pinilla" | Select RetentionPolicy
Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.LitigationHoldEnabled -eq 'True'} | FT DisplayName,RetentionPolicy -Auto
Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.InPlaceHolds -ne $null} | FT DisplayName,RetentionPolicy -Auto

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將新的保留原則套用至保留信箱之後,Exchange Online 中需要最多 7 天,讓受管理的資料夾助理員使用新保留原則中的設定來處理這些信箱。如果不要等待受管理的資料夾助理員執行,您可以使用 Start-ManagedFolderAssistant Cmdlet,手動觸發助理員來處理您套用新保留原則的信箱。

執行下列命令,對 Pilar Pinilla 的信箱啟動受管理的資料夾助理員。

Start-ManagedFolderAssistant "Pilar Pinilla"

執行下列命令,對所有保留信箱啟動受管理的資料夾助理員。

$MailboxesOnHold = Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {($_.InPlaceHolds -ne $null) -or ($_.LitigationHoldEnabled -eq "True")}
$MailboxesOnHold.DistinguishedName | Start-ManagedFolderAssistant

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  • 啟用使用者的封存信箱之後,請考慮告訴使用者,他們信箱中的其他項目 (不只是 [可復原的項目] 資料夾中的項目) 可能會移至封存信箱。這是因為指派給 Exchange Online信箱的預設 MRM 原則包含一個保留標記 (名為「預設 2 年移至封存」),在項目傳遞至信箱或由使用者建立之後兩年,此保留標記會將項目移至封存信箱。如需詳細資訊,請參閱 Exchange Online 的預設保留原則

  • 啟用使用者的封存信箱之後,他也可以告訴使用者,他們可以復原其封存信箱中 [可復原的項目] 資料夾中已刪除的項目。若要這樣做,他們可以在 Outlook 中選取封存信箱中的 [刪除的郵件] 資料夾,然後按一下 [常用] 索引標籤上的 [從伺服器復原刪除的郵件]。如需有關復原已刪除項目的詳細資訊,請參閱在 Windows 版 Outlook 復原已刪除的項目

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